Branchenlösung · Lebensmittelhandwerk
KI und Organisation für Bäckereien, Fleischereien und kleine Lebensmittelhersteller
Eure Kasse und eure Warenwirtschaft bleiben. Wir nehmen Vorbestellungen am Telefon an, planen Backstube, Produktion und Filialen in einem Schichtplan und halten Belehrungen und Hygienenachweise so fest, dass sie bei der Kontrolle auf dem Tisch liegen.
In der Backstube, in der Wurstküche und in den Filialen fehlen Leute, und wer da ist, hat keine Zeit für Papier. Trotzdem müssen Belehrungen nachgewiesen, Hygienekontrollen dokumentiert und Schichten über Nacht, Produktion und Verkauf geplant werden, und das Telefon klingelt, wenn jemand eine Torte oder eine Platte bestellen will. Kasse, Warenwirtschaft und Rezepturen laufen in eurer Branchensoftware. Wir kümmern uns um das, was daneben noch von Hand passiert. Für Restaurants und Cafés gibt es die Seite zur Gastronomie.
Typische Herausforderungen
Vorbestellungen kommen per Telefon, mitten im Verkauf
Torten für Samstag, Platten für die Feier, Brötchen für die Firma: Solche Bestellungen kommen am Telefon, während die Schlange im Laden steht. Was auf einem Zettel landet, fehlt am Ende manchmal in der Backstube.
Ein Schichtplan über Nacht, Produktion und Filialen
In Bäckereien und Konditoreien gilt als Nachtzeit die Zeit von 22 bis 5 Uhr (§ 2 Abs. 3 ArbZG), Filialen öffnen früh und schließen spät, und wer in der Backstube steht, kann nicht gleichzeitig im Verkauf aushelfen. Fällt jemand aus, beginnt das Telefonieren.
Belehrungen nachweisen, in jeder Filiale
Wer mit Lebensmitteln arbeitet, muss vom Arbeitgeber nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre belehrt werden, und die Teilnahme ist zu dokumentieren (§ 43 Abs. 4 IfSG). Bei vielen Teilzeitkräften und mehreren Standorten verliert man leicht den Überblick, wer wann wieder dran ist.
Hygienekontrollen auf Papier
Reinigungspläne, Temperaturkontrollen und die Maßnahme, als das Kühlhaus zu warm war, stehen oft in Listen und Ordnern. Bei der Kontrolle muss man sie finden, und nach einer Abweichung muss man zeigen können, was danach passiert ist.
Allergenfragen am Telefon und an der Theke
Bei loser Ware darf mündlich über Allergene nur informieren, wer über die verwendeten Zutaten hinreichend unterrichtet ist, und es muss eine schriftliche oder elektronische Aufzeichnung dazu geben (§ 4 Abs. 4 LMIDV). Das gehört nicht in die Hände einer Aushilfe ohne Unterlagen und nicht in die einer Telefon-KI.
Geschäftskunden wollen E-Rechnungen
Rechnungen an Hotels, Kantinen, Einzelhändler oder Firmen müssen künftig als E-Rechnung ausgestellt werden. Die Übergangsfrist endet bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für Umsätze ab 2027, für alle anderen ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Für den Verkauf an Privatkunden im Laden ändert sich nichts.
Was wir neben Kasse und Warenwirtschaft machen
Telefon-KI für Vorbestellungen
Nimmt Bestellungen für Torten, Platten und Brötchen an, wenn im Laden niemand abheben kann, fragt Abholtag, Filiale und Rückrufnummer ab und legt die Bestellung als Liste für Backstube und Filiale an. Zu Beginn sagt sie, dass eine KI spricht (Art. 50 Abs. 1 KI-VO). Fragen zu Allergenen gibt sie an euer Personal weiter, statt sie selbst zu beantworten.
Schichtplan für Backstube, Produktion und Filialen
Ein Plan für alle Standorte mit Qualifikationen, Teilzeit, Urlaub und Vertretungen, mit Blick auf Nachtzeit und Arbeitszeiten. Fällt jemand aus, seht ihr, wer einspringen kann. Der Plan verteilt nach Verfügbarkeit und Qualifikation, nicht nach Bewertung der Leistung.
Belehrungen und Schulungen nachhalten
Wer wann nach § 43 IfSG belehrt wurde und wann die nächste Belehrung fällig ist, steht je Mitarbeiterin und Mitarbeiter und je Filiale an einer Stelle, mit Erinnerung vor Ablauf. Dasselbe gilt für Hygieneschulungen und Unterweisungen.
Hygienenachweise und Korrekturmaßnahmen
Reinigungspläne, Kontrollen und Abweichungen werden digital erfasst, auch per Handy in der Filiale. Aus einer Abweichung wird eine Maßnahme mit Verantwortlichem und Frist, und bei der Kontrolle findet ihr alles an einem Ort. Euer HACCP-Konzept selbst bleibt euer Konzept.
Rechnungen an Geschäftskunden
Rechnungen an Hotels, Kantinen und Firmen als XRechnung oder ZUGFeRD über das E-Rechnungs-Modul der Pilot Suite, mit offenen Posten und Mahnstufen. Die Ladenkasse bleibt, wie sie ist.
Branchenspezifisch: Führend bleiben eure Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung, eure Warenwirtschaft mit Rezepturen, Produktionsplanung und Kennzeichnung sowie vorhandene Temperaturfühler. Bevor wir etwas anbinden, sehen wir nach, welche Schnittstellen es gibt und was euer Hersteller schon mitliefert. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Kasse. Unser Kassenbuch ersetzt keine Registrierkasse mit technischer Sicherheitseinrichtung nach Kassensicherungsverordnung.
- —Rezepturen, Nährwerte und Kennzeichnung. Zutatenlisten, Allergene und Etiketten gehören in eure Warenwirtschaft oder Rezepturverwaltung.
- —Temperaturfühler und Messtechnik. Fühler und Datenlogger bekommt ihr vom Fachhändler. Ob sich ihre Werte übernehmen lassen, klären wir im Einzelfall.
- —Absatzprognose als fertiges Versprechen. Wie viel ihr morgen backt, hängt von Wetter, Wochentag und Standort ab. Dafür gibt es spezialisierte Anbieter, und wir versprechen keine Retourenquote.
- —Lebensmittelrechtliche Beratung. Euer HACCP-Konzept und Fragen zur Kennzeichnung klärt ihr mit eurer Innung, eurem Verband oder einem Sachverständigen.
Häufige Fragen — Bäckereien, Fleischereien & Lebensmittelhersteller
Ersetzt ihr unsere Kasse oder Warenwirtschaft? +
Nein. Kasse, Warenwirtschaft, Rezepturen und Produktionsplanung bleiben in eurer Branchensoftware. Wir bauen daneben, was dort fehlt oder auf Papier läuft: die Annahme von Vorbestellungen, den Schichtplan über alle Standorte, die Nachweise zu Belehrungen und Hygiene und, falls nötig, E-Rechnungen an Geschäftskunden.
Darf die Telefon-KI Fragen zu Allergenen beantworten? +
Das lassen wir nicht zu. Bei loser Ware erlaubt § 4 Abs. 4 LMIDV mündliche Auskunft durch den Unternehmer oder durch Personal, das über die verwendeten Zutaten hinreichend unterrichtet ist, und es muss eine Aufzeichnung über die Zutaten geben. Die Telefon-KI nimmt die Frage auf und gibt sie an euer Team weiter oder verweist auf eure schriftlichen Allergenangaben.
Wie oft müssen Mitarbeitende nach Infektionsschutzgesetz belehrt werden? +
Nach Aufnahme der Tätigkeit und danach alle zwei Jahre, und die Teilnahme ist zu dokumentieren (§ 43 Abs. 4 IfSG). Die Bescheinigung des Gesundheitsamts und die letzte Dokumentation der Belehrung bewahrt der Arbeitgeber auf (§ 43 Abs. 5 IfSG). Wir sorgen dafür, dass ihr für jede Person und jede Filiale sehen, wann die nächste Belehrung fällig ist.
Ist ein Schichtplan mit KI Hochrisiko-KI? +
Ein Plan, der nach Verfügbarkeit, Qualifikation und Arbeitszeitregeln einteilt, ist es nicht. Hochrisiko nach Anhang III Nr. 4 Buchst. b KI-VO wäre ein System, das Aufgaben nach dem Verhalten oder persönlichen Merkmalen der Beschäftigten zuweist oder ihre Leistung bewertet. So bauen wir den Plan nicht.
Müssen wir E-Rechnungen schreiben? +
Für Rechnungen an andere Unternehmen, also Hotels, Kantinen, Händler oder Firmen, ja. Die Übergangsfrist endet für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Für den Verkauf an Privatkunden im Laden gilt die Pflicht nicht.
Wie fangen wir an? +
Meistens mit dem Schichtplan oder dem Telefon, je nachdem, wo es bei euch gerade mehr brennt. Wir sehen uns eure Standorte und eure Software an, richten einen Teil ein und schauen nach einigen Wochen gemeinsam, ob es eurem Team Arbeit abnimmt.
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Bäckerei oder Fleischerei: Wo hängt bei euch die Arbeit?
In 30 Minuten klären wir, ob der Engpass am Telefon, im Schichtplan oder bei den Nachweisen liegt. Danach sagen wir, was wir an eure Warenwirtschaft anbinden würden und was euer Hersteller schon anbietet.
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