Pilot Suite · Branchenlösung
Software für Gebäudereinigung und Facility Services
Zeiten aus vielen Objekten, Touren für Springer und Glasreiniger, Nachweise für den Kunden und Rechnungen, die der Kunde elektronisch annimmt. In einem System statt in Zetteln, Tabellen und WhatsApp-Gruppen.
Unterhaltsreinigung frühmorgens, Glas und Fassade tagsüber, Sonderreinigung auf Abruf: In der Gebäudereinigung arbeiten viele Menschen an vielen Orten zu Zeiten, zu denen niemand im Büro sitzt. Die Pilot Suite bringt Stempeln am Handy, Tourenplanung, Verträge mit festen Intervallen, Kundenportal, Tickets für Reklamationen und E-Rechnung zusammen. Die Lohnabrechnung bleibt bei eurem Lohnbüro, es bekommt die Stunden sauber aufbereitet.
Typische Herausforderungen
Stundenzettel aus dreißig Objekten
Die Gebäudereinigung gehört zu den Branchen, in denen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens am siebten Tag danach aufgezeichnet sein müssen. Kommt der Zoll, muss die Aufzeichnung vorliegen. Mit Zetteln aus jedem Objekt wird daraus jeden Monat eine Sammelaktion.
Tarif und Zuschläge müssen stimmen
Seit dem 1. Januar 2026 gelten als Branchenmindestlohn 15,00 Euro in Lohngruppe 1 und 18,40 Euro in Lohngruppe 6, per Verordnung verbindlich für alle Betriebe. Zuschlagspflichtige Stunden sind gesondert aufzuzeichnen. Bei einem Lohnkostenanteil von im Schnitt rund 85 Prozent, so der Bundesinnungsverband, schlägt jede falsch erfasste Stunde direkt auf die Marge durch.
„Da wurde doch gar nicht gereinigt“
Reklamationen kommen per Anruf beim Objektleiter, per E-Mail an die Zentrale oder gar nicht, bis zur Kündigung. Ohne Nachweis, wann wer im Objekt war und wie es danach aussah, steht Aussage gegen Aussage.
Krankmeldung um fünf Uhr morgens
Fällt jemand aus, muss vor Arbeitsbeginn klar sein, wer das Objekt übernimmt und wie der Springer fährt. Steht das nur im Kopf der Objektleitung, wird es an jedem Ausfalltag hektisch.
Viele Sprachen im Team
Laut Branchenreport des Bundesinnungsverbands hatten im Juni 2024 47,4 Prozent der sozialversicherungspflichtig Beschäftigten in der Gebäudereinigung keinen deutschen Pass, in der Gesamtwirtschaft waren es 16 Prozent. Eine Unterweisung zu Reinigungsmitteln oder Leitern muss trotzdem verstanden werden.
Rechnungen, die der Kunde nicht mehr auf Papier will
Rechnungen auf Papier sind im B2B-Geschäft nur noch für eine Übergangszeit erlaubt: für Umsätze bis Ende 2026 allgemein, für 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Danach wird elektronisch abgerechnet, und die Umstellung sollte nicht im Dezember beginnen.
Diese Pilot-Suite-Module lösen das
Zeiterfassung am Handy
Kommen, Gehen und Pausen per Handy stempeln, auf Wunsch mit Standort im Moment des Stempelns. Ohne Netz im Keller wird zwischengespeichert und später übertragen. Das Büro sieht die Zeiten am selben Tag, nicht am Monatsende.
Touren und Reviere
Touren für Springer, Glasreinigung und Sonderreinigung auf der Karte planen und optimieren. Die Einsatzkräfte sehen ihre Tagestour in der Außendienst-App, bei Ausfällen wird umgeplant statt telefoniert.
Verträge mit festen Intervallen
Unterhalts-, Glas- und Grundreinigung als Vertrag mit Intervall. Das System zeigt, was fällig ist, und erzeugt den Einsatz und die wiederkehrende Rechnung auf Klick.
Fotonachweis je Objekt
Nach der Leistung ein Foto vom Handy, abgelegt am Objekt mit Datum und Uhrzeit. Bei einer Reklamation ist der Nachweis schnell gefunden.
Kundenportal und Reklamationen als Ticket
Eure Kunden sehen Angebote und Rechnungen im Portal und geben Angebote online frei. Reklamationen kommen über ein Kontaktformular auf eurer Website als Ticket mit Status und Verantwortlichem an, nicht als Zettel am Empfang.
Rechnung, E-Rechnung und Mahnwesen
Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, offene Posten mit Mahnstufen, Buchungsstapel für den Steuerberater per DATEV-Export.
Unterweisungen mit Nachweis
Arbeitsschutz-Unterweisungen und Prüffristen im System, mit Nachweis, wer was wann bestätigt hat. Die Inhalte übersetzen wir in die Sprachen, die in eurem Team gesprochen werden.
Branchenspezifisch: Lohngruppen und Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit nach Rahmentarif hinterlegen wir im Onboarding, damit die zuschlagspflichtigen Stunden getrennt im Lohnexport landen. Auch den Fotonachweis je Objekt richten wir dort ein. Er ist kein fertiges Standardmodul, sondern wird auf eure Objekte und Leistungsverzeichnisse zugeschnitten.
Empfehlung
Paket „Handwerk Komplett"
Enthält Zeiterfassung, Verträge mit Intervallen, Kundenportal, Helpdesk, Arbeitsschutz und DATEV-Export. Routenplanung mit Außendienst-App, das E-Rechnungs-Modul (XRechnung/ZUGFeRD) und das Kontaktformular für Reklamationen bucht ihr dazu. Für größere Betriebe mit mehreren Revieren passt das Paket „Field-Service“, dort ist die Routenplanung enthalten.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Die Lohnabrechnung selbst. Die macht weiter euer Lohnbüro oder euer Lohnprogramm, wir liefern Stunden und Zuschläge als Export.
- —Eine KI, die Sauberkeit bewertet und damit Abnahmen ersetzt. Das Foto ist ein Nachweis, das Urteil fällen Objektleitung und Kunde.
- —Dauerhafte Ortung eurer Beschäftigten. Wenn überhaupt, wird der Standort beim Stempeln gespeichert, nicht der Weg dazwischen.
- —Rechtsberatung zu Tarif und Arbeitszeit. Was wir hier schreiben, ist Orientierung mit Quelle, keine Prüfung eures Einzelfalls.
Häufige Fragen — Gebäudereinigung
Reichen Stundenzettel auf Papier nicht aus? +
Rechtlich ist die Form frei, das Bundesarbeitsministerium schreibt ausdrücklich, dass es egal ist, ob die Liste handschriftlich oder maschinell geführt wird. Entscheidend ist, dass Beginn, Ende und Dauer je Arbeitstag spätestens am siebten Kalendertag danach festgehalten sind und bei einer Kontrolle vorliegen. Mit vielen Objekten und Teilzeitkräften ist genau das auf Papier der Engpass, nicht das Gesetz.
Ist elektronische Zeiterfassung jetzt Pflicht? +
Pflicht ist seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit einführen. Eine bestimmte Form schreibt der Beschluss nicht vor. Ein Gesetz, das die elektronische Erfassung verbindlich regelt, ist Stand 28. September 2026 nicht beschlossen. Ein Entwurf ist kein Gesetz, deshalb nennen wir hier keine Einzelheiten, bevor sie im Bundesgesetzblatt stehen.
Welcher Mindestlohn gilt, und wo prüfe ich das selbst? +
Seit dem 1. Januar 2026 gelten nach der Zehnten Gebäudereinigungsarbeitsbedingungenverordnung 15,00 Euro in Lohngruppe 1 (unter anderem Innen- und Unterhaltsreinigung) und 18,40 Euro in Lohngruppe 6 (unter anderem Glas- und Fassadenreinigung). Der gesetzliche Mindestlohn liegt bei 13,90 Euro. Nachprüfen könnt ihr das in der Übersicht der Branchenmindestlöhne des Bundesarbeitsministeriums, dort ist auch die Veröffentlichung im Bundesanzeiger verlinkt. Die Laufzeit endet am 31. Dezember 2026, zum Jahreswechsel lohnt ein Blick, was danach gilt.
Dürfen wir beim Stempeln den Standort speichern? +
Technisch ist das eine Einstellung, rechtlich solltet ihr drei Dinge vorher klären: wofür ihr den Standort braucht, wie lange ihr ihn aufhebt und wer ihn sehen darf. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können, nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mit. Unsere Zeiterfassung fragt die Position nur beim Kommen und Gehen ab, und sie funktioniert auch ohne.
Viele unserer Leute sprechen wenig Deutsch. Klappt das trotzdem? +
Zum Stempeln braucht es wenige große Knöpfe und kaum Text. Mehr Aufwand steckt in Unterweisungen und Arbeitsanweisungen. Die übersetzen wir in die Sprachen eures Teams und legen sie so ab, dass nachweisbar ist, wer sie bestätigt hat. Die Oberfläche der App selbst ist derzeit deutsch.
Wie fangen wir an? +
Meist mit der Zeiterfassung in einem Revier, weil dort der Nutzen am schnellsten sichtbar wird. Wenn die Stunden dort vier Wochen lang sauber im Lohnexport ankommen, folgen Touren, Verträge und Portal. Eure Objekte, Kunden und Verträge übernehmen wir im Onboarding aus euren bisherigen Listen.
Passt dazu
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30-Minuten-Erstgespräch: Wir zeigen die Module live an eurem Use-Case und sagen ehrlich, was sofort passt und was im Onboarding konfiguriert wird.
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