Branchenlösung · Spedition und Logistik
Software und KI für kleine Speditionen und Fuhrunternehmen
Aufträge aus dem Postfach, Touren auf einem Bildschirm, Fotos vom Schaden bei der Ablieferung: Wir nehmen euch die Büroarbeit ab, die neben dem Fahren liegen bleibt.
Kleine Speditionen und Transportunternehmen mit einer Handvoll bis ein paar Dutzend Fahrzeugen disponieren oft noch mit Telefon, Tabelle und Whiteboard. Wer schon ein Transportmanagementsystem hat, behält es, und wir docken an. Wer keins hat, bekommt mit der Pilot Suite Aufträge, Touren, Fahrerzeiten, Fuhrpark und Rechnung in einem System. Dazu kommt ein KI-Agent, der Transportaufträge aus E-Mails und PDFs vorbereitet, damit in der Disposition niemand mehr abtippt.
Typische Herausforderungen
Aufträge kommen in jedem Format
Der eine Verlader schickt ein PDF, der nächste eine formlose Mail, der dritte ruft an und der vierte stellt den Auftrag in sein eigenes Portal. In der Disposition tippt jemand Ladeadresse, Termin, Gewicht und Lademeter von Hand ab, und jeder Tippfehler fällt erst auf, wenn der Fahrer vor dem falschen Tor steht.
Die Tourenplanung steckt im Kopf einer Person
Wer mit wem fährt, welcher Lkw wann frei ist und welcher Kunde nur vormittags annimmt, weiß oft nur der Disponent. Ist er krank oder im Urlaub, wird es eng.
Lenk- und Ruhezeiten planen sich nicht von selbst
Neun Stunden Lenkzeit am Tag, zweimal pro Woche zehn, höchstens 56 Stunden in der Woche und 90 in zwei aufeinanderfolgenden Wochen, nach viereinhalb Stunden 45 Minuten Pause. Weil in Deutschland die Arbeitszeit samt Be- und Entladen in der Regel bei zehn Stunden endet, lässt sich die längere Lenkzeit kaum ausnutzen. Eine Tour, die auf dem Papier passt und auf der Straße nicht, kostet Geld.
Fahrtenschreiber jetzt auch im Transporter
Seit dem 1. Juli 2026 brauchen Fahrzeuge über 2,5 bis 3,5 Tonnen einen intelligenten Fahrtenschreiber, wenn sie grenzüberschreitend Güter fahren oder Kabotage machen. Die Fahrerkarte muss spätestens alle 28 Tage ausgelesen werden, der Fahrtenschreiber spätestens nach 90 Tagen, und die Daten bleiben mindestens ein Jahr im Betrieb.
Schaden bei der Ablieferung, aber kein Beweis
Zeigt der Empfänger einen sichtbaren Schaden nicht spätestens bei der Ablieferung an, wird vermutet, dass die Ware heil angekommen ist. Für verdeckte Schäden bleiben ihm sieben Tage. Wer dann ein Foto mit Uhrzeit vom Zustand bei Übernahme und Ablieferung hat, redet über Fakten statt über Erinnerungen.
„Wo ist meine Sendung?“
Jeder Anruf nach dem Status unterbricht die Disposition. Der Kunde will nur wissen, ob die Ware geladen, unterwegs oder zugestellt ist, und das steht eigentlich längst irgendwo.
Ab 2027 wird die Papierrechnung knapp
Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 dürft ihr anderen Unternehmen nur noch dann eine Papierrechnung oder, mit ihrer Zustimmung, eine einfache PDF-Rechnung schicken, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro lag. Für Leistungen ab 2028 fällt auch diese Ausnahme weg. Danach zählt nur noch die strukturierte E-Rechnung.
Was wir für eure Disposition und euer Büro bauen
KI-Agent für den Auftragseingang
Mails, PDF-Aufträge und Nachrichten werden gelesen, Lade- und Entladestelle, Termine, Gewicht, Lademeter und Referenzen herausgezogen und als Auftragsentwurf vorgelegt. Die Disposition prüft, korrigiert und gibt frei.
Disposition und Tourenplanung
Aufträge, Fahrzeuge und Fahrer auf einer Planungsansicht, Touren mit Karte und Reihenfolge. Auf Wunsch rechnen wir die geplante Lenkzeit gegen die gesetzlichen Grenzen, damit eine Tour nicht erst unterwegs platzt.
Fahrerzeiten und Arbeitszeit
Arbeitszeit mobil erfassen, mit Monatsauswertung und Export für die Lohnabrechnung. Die rechtsverbindlichen Lenkzeiten bleiben im Fahrtenschreiber, wir legen sie nicht neu an.
Fuhrpark mit Fristen
HU, Versicherung, Leasing und Servicekosten je Fahrzeug, dazu Erinnerungen, wann Fahrerkarten und Fahrtenschreiber wieder ausgelesen werden müssen.
Fotodokumentation bei Übernahme und Ablieferung
Der Fahrer fotografiert Ladung und Schäden in der App, Zeit und Ort hängen automatisch am Auftrag. Auf Wunsch kommt eine feste Kamera an der Rampe dazu, deren Bilder wir je Sendung ablegen.
Kundenportal mit Sendungsstatus
Eure Kunden sehen Status, Ablieferfoto und Rechnung selbst, statt anzurufen. Den Status holen wir aus der Fahrer-App oder aus eurer Telematik, das Portal bauen wir als Erweiterung dazu.
Rechnung, E-Rechnung und Mahnwesen
Aus dem erledigten Auftrag wird die Rechnung, als XRechnung oder ZUGFeRD, mit offenen Posten, Mahnstufen und DATEV-Export für die Steuerberatung.
Anbindung per n8n
Vorhandenes TMS, Telematik, Buchhaltung und die Auftragsportale eurer Verlader verbinden wir über Schnittstellen und n8n. Wo es keine Schnittstelle gibt, sagen wir das vorher.
Unterweisungen in mehreren Sprachen
Ladungssicherung, Verhalten bei Unfall oder Schaden und die Bedienung der App als kurze Lerneinheiten in den Sprachen eurer Fahrer, mit Nachweis, wer was gesehen hat.
Branchenspezifisch: Zu eFTI: Ab dem 9. Juli 2027 müssen die Kontrollbehörden in der EU Frachtinformationen elektronisch akzeptieren, wenn ihr sie über eine zertifizierte eFTI-Plattform bereitstellt. Für euch bleibt das freiwillig, Papier ist vorerst weiter erlaubt. Eine eFTI-Plattform betreiben wir nicht. Wir halten eure Auftragsdaten aber so sauber und strukturiert, dass ihr sie später an eine zertifizierte Plattform übergeben könnt.
Empfehlung
Paket „Field-Service"
Enthält Aufträge, Rechnung, Mahnwesen, Zeiterfassung, Fuhrpark und die Routenplanung. Den KI-Agenten für den Auftragseingang, das Kundenportal mit Sendungsstatus und die Fotodokumentation bauen wir dazu. Wer schon ein TMS hat, bucht nur die Bausteine, die fehlen.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Ein vollwertiges Transportmanagementsystem für große Netzwerke mit Umschlag, Stückgutkooperation oder Zollabwicklung. Dafür gibt es spezialisierte Anbieter, und wir binden uns an deren Schnittstellen an, statt sie nachzubauen.
- —Telematik-Hardware und die rechtsverbindliche Auswertung von Fahrtenschreiberdaten. Beides bleibt bei euren vorhandenen Geräten und eurer Auswertungssoftware; wir holen uns nur die Daten, die wir für Planung und Status brauchen.
- —Eine eigene eFTI-Plattform. Die muss zertifiziert sein, das ist kein Projekt für einen einzelnen Betrieb.
- —Rechtsberatung zu Haftung, CMR oder Sozialvorschriften. Was wir zu Fristen und Pflichten schreiben, ist Orientierung mit Quelle, keine Prüfung eures Einzelfalls.
Häufige Fragen — Spedition & Logistik
Wir haben schon ein TMS. Was bringt ihr dann noch? +
Meist die Arbeit davor und danach. Aufträge, die als PDF oder Mail kommen, landen über den KI-Agenten als Entwurf in eurem TMS. Fotos von Übernahme und Ablieferung hängen am Auftrag, Kunden sehen den Status im Portal, und die Rechnung geht als E-Rechnung raus. Das TMS bleibt das führende System, wir schreiben über seine Schnittstellen hinein.
Ab wann gilt eFTI, und müssen wir etwas tun? +
Laut Bundesverkehrsministerium müssen die Behörden ab dem 9. Juli 2027 elektronische Frachtinformationen akzeptieren, wenn sie über eine zertifizierte eFTI-Plattform kommen. Unternehmen sind nicht verpflichtet, eFTI zu nutzen, und können vorerst beim Papier bleiben. Wer später umsteigen will, profitiert davon, dass Aufträge schon heute strukturiert im System liegen und nicht nur als eingescannter Frachtbrief.
Brauchen wir die E-Rechnung schon 2027? +
Wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, ja: Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 ist dann die strukturierte E-Rechnung Pflicht, wenn ihr an andere Unternehmen im Inland abrechnet. Kleinere Betriebe haben ein Jahr länger Zeit, für Leistungen ab 2028 gilt es für alle (§ 27 Absatz 38 UStG). E-Rechnungen von Geschäftspartnern dürfen euch schon heute ohne eure Zustimmung erreichen (§ 14 Absatz 1 UStG), empfangen und verarbeiten können solltet ihr sie also jetzt.
Gilt die Fahrtenschreiberpflicht auch für unsere Transporter? +
Seit dem 1. Juli 2026 für Fahrzeuge über 2,5 bis 3,5 Tonnen, wenn sie grenzüberschreitend Güter befördern oder Kabotage fahren. Fahrt ihr als deutsches Unternehmen mit dem Transporter nur im Inland, braucht ihr laut Bundesamt für Logistik und Mobilität keinen Fahrtenschreiber; ab 2,8 Tonnen gelten dann aber die Regeln der Fahrpersonalverordnung.
Wie fangen wir an? +
Mit dem Engpass, der euch am meisten Zeit kostet. Bei vielen kleinen Speditionen ist das der Auftragseingang oder die Rechnung. Wir sehen uns an, wie Aufträge heute reinkommen und was euer vorhandenes System kann, bauen den ersten Baustein und messen, wie viele Minuten pro Auftrag danach wirklich wegfallen.
Passt dazu
Spedition: Wo verliert ihr die meiste Zeit?
In 30 Minuten klären wir, ob euer Engpass im Auftragseingang, in der Disposition oder in der Abrechnung sitzt. Danach wisst ihr, was wir an euer vorhandenes System anbinden würden und wofür ihr besser bei eurem TMS- oder Telematikanbieter bleibt.
Erstgespräch buchen