Muss meine Bäckerei ab 2027 E-Rechnungen schreiben?

Nur für Lieferungen an andere Unternehmen im Inland, etwa Hotels, Kantinen, Cafés oder Firmen. Für Lieferungen ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht, wenn der Gesamtumsatz der Bäckerei im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG). Liegt er darunter, dürfen Sie 2027 noch Papierrechnungen oder mit Zustimmung des Kunden PDF-Rechnungen schicken. Für Lieferungen ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle. Der Verkauf an Privatkunden ist nicht betroffen.

Zählt der Thekenumsatz bei der 800.000-Euro-Grenze mit?

Nach dem Wortlaut ja. Das Gesetz stellt auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG ab, also auf die Summe der steuerbaren Umsätze des Unternehmers, netto und nach vereinnahmten Entgelten. Dazu gehört auch der Verkauf an Privatkunden im Laden, nicht nur das Geschäft mit Firmenkunden. Eine Bäckerei mit 750.000 Euro Thekenumsatz und 100.000 Euro aus der Belieferung von Hotels liegt also über der Grenze. Rechnen Sie den genauen Wert mit Ihrer Steuerberatung nach.

Reicht der Kassenbon, wenn ein Firmenkunde an der Theke kauft?

Bis 250 Euro brutto ja, und zwar dauerhaft. Rechnungen über Kleinbeträge dürfen nach § 33 Satz 4 UStDV immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch als Kassenbon. Darüber ist auch bei Barzahlung eine E-Rechnung nötig, sobald für Sie keine Übergangsregel mehr gilt. Das Finanzministerium schlägt vor, vor Ort einen Kassenbon zu geben, die E-Mail-Adresse des Kunden zu notieren und die E-Rechnung später zu schicken.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Format ausgestellt werden, das sich maschinell verarbeiten lässt. Ein einfaches PDF ist nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Zulässig sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.

Was gilt bei Monatsrechnungen an Hotels und Kantinen?

Sammelrechnungen über einen Monat sind auch als E-Rechnung zulässig, als Leistungszeitpunkt darf der Kalendermonat stehen (§ 31 Abs. 4 UStDV). Ob eine E-Rechnung nötig ist, entscheidet laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass allein der Gesamtbetrag der Rechnung. Liegt die Monatsrechnung über 250 Euro, muss sie eine E-Rechnung sein, sobald für Sie keine Übergangsregel mehr gilt.

Braucht die Buchhaltungssoftware eine TSE?

Nein. Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung brauchen elektronische Kassensysteme und Registrierkassen (§ 146a AO). Elektronische Buchhaltungsprogramme gelten nach § 1 KassenSichV ausdrücklich nicht als solche Systeme. Die Kasse in der Filiale braucht die TSE also, das Programm für die Buchhaltung nicht.

Müssen Bäckereien ab 2028 eine elektronische Kasse haben?

Das ist geplant, aber noch nicht beschlossen. Das Bundeskabinett hat am 23. September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen, nach dem offene Ladenkassen bei mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ab 2028 durch elektronische Kassen ersetzt werden sollen. Wer im Jahr weniger als 12.000 Euro Barumsatz hat, soll ausgenommen sein. Papierbons sollen ab 2028 durch digitale Belege ersetzt werden. Bis Bundestag und Bundesrat entschieden haben, gilt das geltende Recht.

Buchhaltungssoftware Bäckerei: E-Rechnung ab 2027, Kasse

In der Backstube ist die E-Rechnung kein Thema. An der Ladentheke auch nicht: Wer Brötchen an Privatkunden verkauft, schreibt keine Rechnung, und daran ändert sich nichts. Trotzdem kommt die Frage nach der passenden Buchhaltungssoftware gerade in vielen Bäckereien auf. Der Grund sind die Firmenkunden. Das Hotel, das jeden Morgen Brötchen für das Frühstück bekommt, die Kantine, das Café ohne eigene Backstube, die Firma, die für die Weihnachtsfeier eine Platte bestellt.

Für diese Kunden gilt die E-Rechnungspflicht, und zwar früher, als viele denken. Wir haben die Regeln im Umsatzsteuergesetz, in der Durchführungsverordnung, in der Abgabenordnung und in den Schreiben und Antworten des Bundesfinanzministeriums nachgelesen. Hier steht, was davon für eine Bäckerei wirklich gilt und was die Software deshalb können muss. Die Quellen stehen am Ende.

Wichtig: Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung. Wo wir eine Regel auf die Bäckerei übertragen, sagen wir das dazu.

Wann die Pflicht für Ihre Bäckerei beginnt

Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen. Sie stehen in § 27 Abs. 38 UStG, und entscheidend ist der Tag der Lieferung, nicht das Datum der Rechnung:

Lieferung im Jahr	Was Sie an Firmenkunden schicken dürfen
2026	Papier immer, PDF und andere Formate mit Zustimmung des Kunden, E-Rechnung freiwillig
2027	Wie 2026, aber nur wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 nicht mehr als 800.000 Euro betrug. Sonst E-Rechnung
ab 2028	E-Rechnung für alle

Die Übergangsregel ist ein Wahlrecht. Wer will, kann schon jetzt E-Rechnungen ausstellen. Eine Zustimmung des Kunden braucht es dafür nicht, wenn er ein Unternehmen im Inland ist.

Welcher Umsatz zählt

Hier liegt die häufigste Fehleinschätzung. Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich nicht auf das Geschäft mit Firmenkunden, sondern auf den Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Das ist die Summe der steuerbaren Umsätze des Unternehmens, netto und nach dem, was tatsächlich eingenommen wurde. Nach dem Wortlaut zählt also der Thekenverkauf in allen Filialen mit.

Wie viele Bäckereien über der Grenze liegen, lässt sich aus öffentlichen Zahlen nicht genau sagen. Der Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks nennt für 2025 einen Durchschnitt von 2,095 Millionen Euro je Betrieb. Der Durchschnitt täuscht aber, denn 7,3 Prozent der Betriebe machen 76,1 Prozent des Umsatzes. Die Größenklassen des Verbands für 2024 sagen nur: 53,9 Prozent der Bäckereien lagen unter 500.000 Euro Umsatz. Eine Klasse für 800.000 Euro gibt es dort nicht. Sicher ist: Wer mehr als eine Filiale hat, sollte nachrechnen.

Was das an der Theke heißt

Am einfachsten wird es an Beispielen. Wir nehmen eine erdachte Bäckerei mit zwei Filialen. Ihr Gesamtumsatz 2026 liegt bei 950.000 Euro netto, davon 70.000 Euro aus der Belieferung von drei Hotels und einer Kantine. Für sie gilt die Pflicht also für Lieferungen ab dem 1. Januar 2027.

Fall	Was die Bäckerei 2027 ausstellen muss	Grundlage
Privatkunde kauft Brötchen	Kassenbon, keine Rechnungspflicht	BMF-Antworten, Frage 4
Handwerksbetrieb holt Brötchen für 40 Euro für die Baustelle	Kassenbon reicht als Kleinbetragsrechnung, auch auf Dauer	§ 33 Satz 4 UStDV
Firma bestellt Platten für die Feier für 320 Euro, bezahlt bar	E-Rechnung. Vor Ort Kassenbon, E-Rechnung per E-Mail nachreichen	BMF-Antworten, Frage 10
Hotel bekommt täglich Brötchen, Rechnung einmal im Monat über 1.400 Euro	E-Rechnung als Sammelrechnung, Leistungszeitraum ist der Monat	§ 31 Abs. 4 UStDV, UStAE 14.6 Abs. 4
Sportverein bestellt für das Vereinsfest	Rechnung ja, E-Rechnung nein, wenn der Verein kein Unternehmer ist	BMF-Antworten, Frage 4

Drei Punkte dabei sind wichtig:

Die 250 Euro sind brutto und gelten für den Gesamtbetrag der Rechnung. Wer eine Monatsrechnung über mehrere Lieferungen schreibt, kann sich nicht auf die einzelnen kleinen Lieferscheine berufen. Ob man bewusst jede Lieferung einzeln unter 250 Euro abrechnen darf, um die Pflicht zu umgehen, regeln Gesetz und Verwaltung nicht ausdrücklich. Wir würden davon abraten, weil es viel mehr Arbeit macht als eine E-Rechnung.

Barzahlung ändert nichts. Das Finanzministerium nennt selbst das Beispiel eines Geschäftsessens im Restaurant über 250 Euro. Für die Bäckerei heißt das: Bei größeren Bestellungen von Firmen gleich die E-Mail-Adresse und den Firmennamen aufnehmen, am besten schon bei der Vorbestellung.

Erkennen muss man es können. Wenn eine Bäckerei mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte, dass der Kunde ein Unternehmen ist, wird die fehlende E-Rechnung laut Anwendungserlass nicht beanstandet. Wer aber auf Firmenbriefpapier bestellt, ist erkennbar ein Unternehmen.

Was als E-Rechnung zählt

Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. Das Bundesfinanzministerium schreibt das ausdrücklich. Gültig sind strukturierte Formate nach der europäischen Norm, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL von ZUGFeRD reichen nicht.

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Seit dem Schreiben des Finanzministeriums vom 15. Oktober 2025 gilt bei solchen Rechnungen der XML-Teil, nicht das Bild. Alle Pflichtangaben müssen im XML stehen, ein Link auf eine Anlage im Netz genügt nicht. Ob eine Datei in Ordnung ist, prüft man mit einem Validierungswerkzeug. Das Ministerium rät, den Prüfbericht aufzubewahren. Zum Ansehen eingegangener E-Rechnungen gibt es einen kostenlosen Betrachter der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

Und die Kasse?

Die Kasse und die Buchhaltung werden oft in einem Atemzug genannt, für das Finanzamt sind es aber zwei verschiedene Dinge.

Die Kasse braucht seit 2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), wenn sie elektronisch ist (§ 146a AO). Für jeden Verkauf muss ein Beleg erstellt und angeboten werden. Eine Bagatellgrenze gibt es nicht. Eine Befreiung ist nur auf Antrag im Einzelfall möglich, und die Kosten des Bons gelten laut Anwendungserlass allein nicht als Härte. Seit 2025 müssen elektronische Kassen außerdem über Mein ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden. Für Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, war die Frist der 31. Juli 2025. Neue, gemietete oder geleaste Kassen und ausgemusterte Geräte müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden, immer alle Kassen einer Filiale in einer Meldung.

Das Buchhaltungsprogramm braucht keine TSE. Elektronische Buchhaltungsprogramme sind nach § 1 KassenSichV ausdrücklich keine Kassensysteme.

Was kommen soll: Am 23. September 2026 hat das Bundeskabinett das „Zweite Kassengesetz“ beschlossen. Nach Angaben des Finanzministeriums sollen offene Ladenkassen bei mehr als 100.000 Euro Jahresumsatz ab 2028 durch elektronische Kassen ersetzt werden, ausgenommen sind Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Barumsatz im Jahr. Papierbons sollen ab 2028 durch digitale Belege ersetzt werden, die der Kunde nicht annehmen muss. Das ist ein Entwurf. Bundestag und Bundesrat haben noch nicht entschieden. Wer jetzt eine neue Kasse kauft, sollte trotzdem fragen, ob sie digitale Belege kann.

Was die Buchhaltungssoftware können muss

Aus den Regeln ergibt sich eine kurze Liste. Wir würden jede Software, ob von einem Branchenanbieter, aus dem Umfeld der Steuerberatung oder als Teil einer Warenwirtschaft, daran messen:

E-Rechnungen ausstellen als XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil, mit Prüfung vor dem Versand.
Sammelrechnungen über einen Monat aus den Lieferscheinen erzeugen, mit dem Kalendermonat als Leistungszeitraum.
Firmenkunden kennzeichnen, mit Rechnungsadresse und E-Mail, damit bei einer Bestellung über 250 Euro klar ist, dass eine E-Rechnung fällig ist.
E-Rechnungen empfangen, lesen und den XML-Teil unverändert aufbewahren. Rechnungen und Buchungsbelege müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO).
Die Kasse anbinden: Tageslosungen der Filialen übernehmen, statt sie abzutippen. Die TSE bleibt in der Kasse.
Daten an die Steuerberatung übergeben in dem Format, das Ihre Kanzlei nutzt.

Punkt 4 betrifft übrigens auch die kleinste Bäckerei. Mühle, Energieversorger und Großhändler dürfen schon heute E-Rechnungen schicken, ohne zu fragen. Wer sie nicht annimmt, hat laut Anwendungserlass keinen Anspruch auf Papier. Für den Empfang reicht ein normales E-Mail-Postfach.

Wo KI dabei hilft und wo nicht

Bei der E-Rechnung selbst braucht niemand KI. Die Daten sind strukturiert, das Programm liest sie direkt. Nützlich wird KI an den Stellen daneben, die heute noch von Hand laufen. Sie kann Vorbestellungen am Telefon aufnehmen und dabei gleich fragen, ob es sich um eine Firma handelt. Sie kann Papierbelege und PDF-Rechnungen auslesen, die es weiter geben wird, und eingehende Rechnungen den Lieferscheinen zuordnen. Was wir in Bäckereien neben Kasse und Warenwirtschaft machen, steht auf unserer Seite für das Lebensmittelhandwerk. Wer Kassenbuch, Belieferung von Großkunden und Rechnungen in einem System will, findet das auf der Seite zur Gastronomie und Bäckerei und unter ERP für kleine und mittlere Betriebe.

Wenn Sie wissen wollen, ob Ihre bisherige Software für 2027 reicht, schauen wir sie uns gern mit Ihnen an. Schreiben Sie uns.

Quellen

Alle abgerufen am 17.10.2026.

Umsatzsteuergesetz: § 14, § 14b, § 19, § 27 Abs. 38 und 40
Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung: § 31, § 33
Abgabenordnung: § 146a, § 147, § 148; EGAO Art. 97 § 19a
Kassensicherungsverordnung § 1
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand März 2026
Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung, mit Änderungen des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses
Bundesfinanzministerium: Anwendungserlass zu § 146a AO, 30.06.2023
Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 28.06.2024 zur Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur Belegausgabepflicht, Stand 29.04.2026
Bundesfinanzministerium: Pressemitteilung „Digitale Belege und digitale Kassen“, 23.09.2026
Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks: Zahlen und Fakten

Stand: 17. Oktober 2026. Sobald das Zweite Kassengesetz verabschiedet ist, ergänzen wir den Abschnitt zur Kasse.

Buchhaltungssoftware für die Bäckerei: Was sie ab 2027 können muss, von der E-Rechnung bis zur Kasse