Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für den Mittelstand?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gilt eine Übergangszeit nach § 27 Abs. 38 UStG: Bis zum 31. Dezember 2026 sind Papier und mit Zustimmung des Empfängers auch andere elektronische Formate wie ein PDF erlaubt. Im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Rechnungen per EDI sind bis Ende 2027 für alle weiter möglich. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein normales PDF ist eine sonstige Rechnung. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei und gilt als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Maßgeblich ist dann der XML-Teil.

Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Laut Bundesfinanzministerium unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern, Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG und Rechnungen an Endverbraucher.

E-Rechnungspflicht 2027: Fristen, Formate, Ausnahmen

Q: Brauche ich Peppol für die E-Rechnung?

Nein. Das Gesetz schreibt das Format vor, nicht den Übertragungsweg. Laut BMF kann eine E-Rechnung zum Beispiel per E-Mail versendet und empfangen werden. Peppol lohnt sich nur, wenn ein großer Kunde es verlangt.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Diese Pflicht läuft also seit fast zwei Jahren, und sie geht in vielen Betrieben unter, weil alle über das Ausstellen reden. Das kommt gestaffelt: ab 2027 für größere Betriebe, ab 2028 für alle.

Gleichzeitig hört man von Verkäufern, man brauche sofort Peppol, ein neues ERP und ein E-Rechnungs-Paket für ein paar tausend Euro. Das meiste davon ist für einen typischen Mittelständler nicht nötig. Hier steht, was rechtlich gilt, mit dem Wortlaut aus Gesetz und BMF-Schreiben, und was Sie bis zum 1. Januar 2027 tun sollten.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Die Regeln stehen in § 14 UStG, geändert durch das Wachstumschancengesetz. Die Definition lautet:

„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG)

Das Format muss nach § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entweder der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, also der EN 16931, oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart sein. Ein vereinbartes Format muss dann aber alle Pflichtangaben so liefern, dass sie sich vollständig in ein Format nach der Norm übertragen lassen.

Im Klartext:

Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch kein gescanntes Papier. Das sind sonstige Rechnungen.
XRechnung ist reines XML und der Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ist ein PDF, in das die XML-Datei eingebettet ist. Der Mensch sieht eine normale Rechnung, die Software liest die XML. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL zählen laut BMF nicht als E-Rechnung.

Für den Mittelstand ist ZUGFeRD meist der angenehmere Weg, weil der Beleg lesbar bleibt. Wer eine XML-Datei trotzdem lesen will, kann inzwischen den E-Rechnungs-Viewer der Finanzverwaltung im ELSTER-Portal nutzen.

Was das BMF im Oktober 2025 klargestellt hat

Mit dem Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium einige Punkte geregelt, die in älteren Ratgebern noch fehlen:

Der XML-Teil gilt. Bei ZUGFeRD gehen die Daten im strukturierten Teil dem Bildteil vor, wenn beide voneinander abweichen. Den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil.
Alle Pflichtangaben gehören in die XML. Ein Link auf ein externes Dokument genügt nicht.
Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format.
Validieren ersetzt nicht Prüfen. Eine technische Prüfung der Datei ersetzt nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen.

Was das BMF im Oktober 2026 ergänzt hat

Am 15. Oktober 2026 kam ein drittes Schreiben dazu. Die Fristen verschiebt es nicht. Es regelt vor allem Einzelfälle:

Geschäftsregelfehler kosten nicht automatisch die Vorsteuer. Technisch gilt eine Datei mit einem solchen Fehler oft nicht mehr als normgerecht. Für die Umsatzsteuer ist das laut BMF nicht maßgebend. Entscheidend ist, ob die Pflichtangaben richtig und vollständig sind (Rn. 22, 23).
Die Leistungsbeschreibung muss im XML stehen, so genau, dass sich Steuersatz und Ort der Leistung prüfen lassen. Stundennachweise und ähnliche Details dürfen in einen eingebetteten Anhang (Rn. 10 bis 12).
Bauleistungen dürfen im XML nach Gewerken mit Summen stehen, das Leistungsverzeichnis kommt als lesbarer Anhang (Rn. 14). Bruttopreise dürfen bis Ende 2027 als Summen je Steuersatz im XML stehen (Rn. 19).
Endrechnungen nach Abschlägen haben eine Erleichterung bis zum 30. Juni 2030 (Rn. 3, 4). Abschlagsrechnungen aus der Zeit vor der eigenen Pflicht müssen nicht nachträglich als E-Rechnung kommen (Rn. 2).
Kein Bußgeld: Eine sonstige Rechnung statt einer Pflicht-E-Rechnung ist keine Ordnungswidrigkeit (Rn. 28).

E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 nach den älteren Schreiben ausgestellt werden, beanstandet das BMF auch beim Vorsteuerabzug nicht. Was das Schreiben für den Rechnungseingang bedeutet und warum man das XML und nicht das PDF prüfen sollte, zeigen wir mit einem eigenen Test auf der Seite E-Rechnung empfangen.

Die Fristen im Wortlaut

Es gibt nicht den einen Stichtag, sondern zwei Themen mit eigenen Fristen.

Empfangen: gilt seit dem 1. Januar 2025. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen und verarbeiten können. Dafür reicht laut BMF ein E-Mail-Postfach. Sie müssen die Rechnung aber auch auslesen und den strukturierten Teil aufbewahren können.

Ausstellen: gestaffelt nach § 27 Abs. 38 UStG.

Zeitraum	Was erlaubt ist
bis 31.12.2026	Papier ohne Zustimmung, PDF und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers
2027	Papier oder PDF nur noch, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG) des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Rechnungen per EDI bleiben für alle mit Zustimmung des Empfängers möglich.
ab 01.01.2028	E-Rechnung im inländischen B2B für alle

Wichtig ist das Wort „ausstellend“: Es zählt der Umsatz dessen, der die Rechnung schreibt, nicht der des Empfängers. Ein Lieferant mit 2 Millionen Euro Umsatz muss Ihnen ab Januar 2027 E-Rechnungen schicken, auch wenn Ihr eigener Betrieb klein ist.

Was jetzt zu tun ist

Beim Empfang, der Pflicht, die schon läuft:

Ein festes Postfach für Rechnungen, das XML- und ZUGFeRD-Anhänge annimmt.
Ein System, das die XML einliest und Lieferant, Betrag, Datum und Positionen erkennt, nicht nur das PDF anzeigt.
Aufbewahrung des strukturierten Teils. Laut GoBD in der Fassung vom Juli 2025 genügt das. Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten weiter zehn Jahre.
Wer liest Rechnungen aus PDF oder Papier per Texterkennung aus, muss das geprüfte Ergebnis mit aufbewahren (GoBD, Rz. 131).
Ein klarer Ablauf: Wer prüft eine Eingangsrechnung gegen Bestellung und Wareneingang, wer gibt frei?

Beim Ausstellen, bis zum 1. Januar 2027:

Hatten Sie 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz, muss Ihre Software ab Januar 2027 E-Rechnungen erzeugen. Prüfen Sie das jetzt, nicht im Dezember.
Liegen Sie darunter, haben Sie bis Ende 2027 Zeit. Umstellen lohnt sich trotzdem früher, weil E-Rechnungen beim Kunden ohne Abtippen ankommen.
Stammdaten prüfen: USt-IdNr., vollständige Adressen, Bankverbindung. Ohne saubere Stammdaten erzeugt kein System eine gültige E-Rechnung.

Brauchen Sie Peppol? Nein.

Peppol ist ein Übertragungsnetz, kein Pflichtformat. Das Gesetz schreibt das Format vor, nicht den Weg. Laut BMF kann eine E-Rechnung zum Beispiel per E-Mail versendet werden. Peppol lohnt sich erst, wenn ein großer Kunde oder eine Behörde es ausdrücklich verlangt.

Die Ausnahmen

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Laut BMF ausgenommen sind unter anderem:

Rechnungen an Endverbraucher
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
Fahrausweise, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind
viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
Rechnungen an Empfänger, die nicht im Inland ansässig sind

Drei Verkaufsmärchen

„Sie müssen sofort alles umstellen.“ Empfangen ja, seit 2025. Ausstellen je nach Umsatz ab 2027 oder 2028.
„Ohne Peppol geht es nicht.“ Falsch, E-Mail genügt.
„Sie brauchen ein neues ERP.“ Oft reicht eine Buchhaltung oder ein ERP, das XRechnung und ZUGFeRD lesen und schreiben kann. Viele Standardsysteme können das bereits.

Und ein Meldesystem?

Die Bundesregierung hat ein elektronisches Meldesystem angekündigt, bei dem Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gehen. Dafür gibt es bisher weder ein Gesetz noch ein Datum. Die EU-Richtlinie dazu, Teil des Pakets „ViDA“, sieht Meldepflichten für grenzüberschreitende Umsätze ab dem 1. Juli 2030 vor. Wer heute sauber auf E-Rechnung umstellt, hat dafür die Grundlage schon.

Wenn die E-Rechnungen ab 2027 in größerer Zahl kommen, verschiebt sich die Arbeit vom Abtippen zum Prüfen. Wie ein KI-Agent Eingangsrechnungen gegen Bestellung und Wareneingang abgleicht und erst nach Freigabe bucht, beschreiben wir unter KI für Eingangsrechnungen. Ob Ihr bestehendes System E-Rechnungen schon kann, klären wir dort im E-Rechnungs-Check.

Quellen

Alle abgerufen am 06.10.2026.

Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Ergänzende Regelungen, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017, abgerufen am 01.11.2026
§ 14 UStG und § 27 UStG, Abs. 38
§ 33 UStDV und § 34 UStDV
§ 147 AO und § 257 HGB
Bundesfinanzministerium: Schreiben vom 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung
Bundesfinanzministerium: GoBD, Änderung vom 14.07.2025
Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA)

Stand: 1. November 2026. Keine Steuerberatung. Für Ihren Einzelfall sprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung.

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