Branchenlösung · Kommunalverwaltung
KI in der Kommunalverwaltung: Schulung, KI-Register und Einführung mit dem Personalrat
Eure Fachverfahren bleiben. Wir schulen eure Beschäftigten, erfassen, wo KI im Haus schon genutzt wird, und führen neue Werkzeuge so ein, dass Personalrat, Datenschutz und Rechtsamt mitgehen.
In vielen Rathäusern und Landratsämtern ist KI schon angekommen, nur selten geordnet: Beschäftigte nutzen Chatbots für Briefe und Zusammenfassungen, Fachverfahren bringen KI-Funktionen mit, und Anbieter versprechen Bürger-Chatbots. Gleichzeitig gibt es gute kostenlose Werkzeuge aus anderen Verwaltungen. Wir verkaufen euch kein weiteres System, sondern helfen, das Vorhandene sicher zu nutzen und Neues sauber einzuführen. Unsere Einstiegsangebote liegen bewusst in einer Größenordnung, die eine Kommune ohne großes Vergabeverfahren beauftragen kann.
Typische Herausforderungen
KI wird genutzt, aber niemand hat den Überblick
Ein Amt schreibt Bescheidentwürfe mit einem Chatbot, ein anderes nutzt eine Übersetzungs-KI, das Fachverfahren hat seit dem letzten Update eine KI-Funktion. Eine Liste, wo im Haus KI läuft und mit welchen Daten, gibt es oft nicht.
Beschäftigte sollen KI verstehen
Wer KI einsetzt, muss seit dem 2. Februar 2025 Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz seines Personals zu unterstützen (Art. 4 KI-VO, seit 27. Juli 2026 in der Fassung des Digital Omnibus). Das gilt für Behörden genauso wie für Unternehmen.
Ohne Personalrat geht es nicht
Technische Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegen in Sachsen der vollen Mitbestimmung (§ 81 Abs. 2 Nr. 12 SächsPersVG). Fast jedes KI-Werkzeug mit Protokoll fällt darunter. Wer das zu spät klärt, steht mit einem fertigen System vor einer verschlossenen Tür.
Ab Dezember 2027 wird es für manche Systeme ernst
KI, die über Ansprüche auf öffentliche Leistungen mitentscheidet, die Bewerbungen sichtet oder Beschäftigten Aufgaben nach ihrem Verhalten zuweist, gilt als Hochrisiko-KI. Die Pflichten dafür gelten seit dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027, und öffentliche Stellen müssen vorher eine Grundrechte-Folgenabschätzung machen (Art. 27 KI-VO). Welche eurer Systeme das betrifft, solltet ihr vorher wissen.
Bürgerinnen und Bürger rufen außerhalb der Öffnungszeiten an
Fragen nach Öffnungszeiten, Unterlagen oder dem Stand eines Antrags kommen am Telefon, wenn das Bürgerbüro gerade voll ist oder schon geschlossen hat. Eine Telefon-KI kann Standardfragen beantworten, muss sich aber zu Beginn als KI zu erkennen geben (Art. 50 Abs. 1 KI-VO).
Gute Werkzeuge gibt es schon, eingeführt sind sie nicht
Andere Verwaltungen stellen ihre KI-Assistenten als Open Source bereit, zum Beispiel F13 aus Baden-Württemberg oder MUCGPT aus München. Kostenlos heißt aber nicht fertig: Jemand muss sie betreiben, absichern, mit dem Personalrat abstimmen und den Beschäftigten erklären.
Was wir für eure Verwaltung tun
Schulung: KI-Kompetenz für die Verwaltung
Ein halber Tag je Amt oder Fachbereich, im Haus oder online: was KI kann und was nicht, welche Daten nie in einen Chatbot gehören, wie man ein Ergebnis prüft und was die KI-Richtlinie eures Hauses erlaubt. Mit Teilnahmeliste und Inhalten als Nachweis.
KI-Inventur und KI-Register
Wir erfassen mit euch, wo im Haus KI genutzt wird, auch auf eigene Faust, und ordnen jedes System ein: Hochrisiko oder nicht, Hinweispflicht nach Art. 50 oder nicht, Datenschutz-Folgenabschätzung nötig oder nicht. Auf Wunsch wird daraus ein Register, das ihr veröffentlichen könnt.
Dienstvereinbarung KI: Vorlage und Begleitung
Wir passen eine Vorlage an euer Haus an und moderieren die Gespräche mit Personalrat, Datenschutzbeauftragten und IT. Die rechtliche Prüfung bleibt bei eurem Rechtsamt, wir liefern die Fachseite.
Freie Verwaltungs-KI einführen
Statt eine Lizenz zu kaufen, setzen wir einen frei verfügbaren Verwaltungs-Assistenten auf eurem Server oder bei eurem kommunalen IT-Dienstleister auf, mit Datenschutz-Folgenabschätzung, Rollen und Schulung. Ihr bezahlt die Einführung, nicht die Software.
Bürgertelefon-Pilot über 90 Tage
Eine Telefon-KI beantwortet Standardfragen und nimmt Rückrufwünsche auf, sagt zu Beginn, dass eine KI spricht, und übergibt alles, was eine Entscheidung braucht, an eure Beschäftigten. Befristet, mit gemeinsamer Auswertung am Ende.
Branchenspezifisch: Fachverfahren für Melde-, Sozial-, Bau- oder Ausländerwesen, das Ratsinformationssystem und euer kommunaler IT-Dienstleister bleiben, wie sie sind. Bevor wir etwas aufsetzen, klären wir, was euer IT-Dienstleister oder euer Fachverfahrenshersteller schon anbietet. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Fachverfahren. Wohngeld, Meldewesen, Bauanträge oder Ausländerbehörde gehören in die dafür gebauten Verfahren eurer Hersteller und IT-Dienstleister.
- —KI, die über Leistungsansprüche entscheidet. Systeme, die beurteilen, ob jemand eine öffentliche Leistung bekommt, behält oder zurückzahlen muss, sind Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 5 Buchst. a KI-VO. Das bauen wir nicht.
- —Notruf und Leitstelle. KI, die Notrufe bewertet oder Einsätze von Rettungsdienst und Feuerwehr priorisiert, ist Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 5 Buchst. d. Dafür gibt es zugelassene Spezialanbieter.
- —Rechtsberatung. Dienstvereinbarung, Datenschutz-Folgenabschätzung und Risikoeinstufung bereiten wir fachlich vor. Verbindlich prüft und entscheidet euer Rechtsamt.
- —Große Ausschreibungen ohne Partner. Für Vorhaben weit über unseren Einstiegsangeboten gehen wir nur gemeinsam mit einem etablierten Partner in ein Vergabeverfahren.
Häufige Fragen — Städte, Gemeinden & Landkreise
Muss unsere Verwaltung ihre Beschäftigten schulen? +
Wer KI einsetzt, muss nach Art. 4 KI-VO Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz des Personals zu unterstützen. Das gilt seit dem 2. Februar 2025 auch für Behörden. Seit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) verlangt die Verordnung ausdrücklich kein bestimmtes Niveau mehr. Eine dokumentierte Schulung ist trotzdem der einfachste Weg zu zeigen, dass ihr etwas getan habt.
Drohen einer Gemeinde Bußgelder nach der KI-Verordnung? +
Nein, jedenfalls nicht für die Verstöße, für die das KI-Marktüberwachungsgesetz Bußgelder vorsieht: Gegen Behörden und sonstige öffentliche Stellen werden dort keine Geldbußen verhängt (§ 17 KI-MIG). Die Pflichten gelten aber trotzdem, Verstöße landen bei der Aufsicht, und das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger hängt daran. Deshalb argumentieren wir nicht mit Bußgeldern.
Wie könnt ihr beauftragt werden? +
Eine Schulung kostet ab 1.200 Euro netto je Schulungstag für bis zu 12 Personen, ein KI-Audit 2.490 oder 9.900 Euro netto. KI-Inventur, Begleitung einer Dienstvereinbarung und einen befristeten Pilot schneiden wir so zu, dass sie unter 25.000 Euro netto bleiben. In Sachsen ist das der Höchstwert für eine freihändige Vergabe (§ 4 SächsVergabeG), und als Eignungsnachweis sind dort grundsätzlich Eigenerklärungen zu verlangen (§ 3 SächsVergabeG). Welches Verfahren in eurem Fall gilt, entscheidet eure Vergabestelle, und in anderen Bundesländern gelten andere Wertgrenzen.
Warum sollten wir nicht einfach einen kostenlosen Verwaltungs-Assistenten nehmen? +
Das solltet ihr prüfen, bevor ihr eine Lizenz kauft. Baden-Württemberg stellt F13 und München MUCGPT als Open Source bereit. Damit ein solches Werkzeug bei euch läuft, braucht es aber Betrieb, Datenschutz-Folgenabschätzung, eine Dienstvereinbarung und Schulung. Genau dabei helfen wir.
Braucht eine Telefon-KI im Bürgerbüro eine Dienstvereinbarung? +
Sehr wahrscheinlich. Eine Telefon-KI protokolliert Gespräche und Übergaben, und Einrichtungen, die objektiv geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegen in Sachsen der vollen Mitbestimmung (§ 81 Abs. 2 Nr. 12 SächsPersVG). Wir binden den Personalrat deshalb vor dem Pilot ein und nicht danach.
Wie fangen wir an? +
Meistens mit der Schulung für Führungskräfte und einem Amt, das KI schon nutzt. Dabei sammeln wir, welche Werkzeuge im Haus laufen. Daraus ergibt sich, ob als Nächstes die KI-Inventur, eine Dienstvereinbarung oder die Einführung eines Werkzeugs sinnvoll ist.
Passt dazu
Kommune: Wo steht KI in eurem Haus?
In 30 Minuten klären wir, welche KI-Werkzeuge bei euch schon genutzt werden, was davon geregelt ist und womit ihr am sinnvollsten anfangt. Ob ihr danach mit uns weitermacht, entscheidet ihr.
Erstgespräch buchen