Branchenlösung · Bildungsträger
KI und Organisation für Bildungsträger, Sprachschulen und Weiterbildungsanbieter
Eure Teilnehmerverwaltung und eure Lernplattform bleiben. Wir nehmen Anfragen am Telefon an, bereiten Fehltage und Nachweise vor, planen eure Lehrkräfte und ziehen eine klare Linie, wo KI in der Bildung erlaubt ist und wo sie hochriskant wird.
Bildungsträger mit Zulassung nach AZAV haben Verwaltung, die das Gesetz vorschreibt: Fehltage jeden Monat an die Arbeitsagentur, ein dokumentiertes Qualitätsmanagement, Beurteilungen, Teilnahmebescheinigungen. Dazu kommen Anrufe zu Kursstart und Bildungsgutschein und Lehrkräfte, die eingeplant und vertreten werden müssen. Gleichzeitig liegen in kaum einer Branche erlaubte und hochriskante KI so dicht beieinander: Ein Chatbot, der Fragen zum Kurs beantwortet, ist unkritisch, ein KI-Einstufungstest ist Hochrisiko-KI. Wir helfen bei beidem, der Verwaltung und der Grenze.
Typische Herausforderungen
Fehltage jeden Monat, für jede Person einzeln
Träger müssen der zuständigen Agentur für Arbeit jeden Kalendermonat die Fehltage jeder Teilnehmerin und jedes Teilnehmers samt Grund mitteilen, über die Formulare im Fachportal der Bundesagentur (§ 318 Abs. 2 SGB III). Bei vielen Kursen und Teilnehmenden wird das zur Fleißarbeit am Monatsende.
Qualitätsmanagement ist Pflicht, nicht Kür
Für die Zulassung braucht ein Träger ein System zur Sicherung der Qualität, und die fachkundige Stelle erhält dazu eine Dokumentation, unter anderem zu Zielen, Kennzahlen und der Bewertung der Maßnahmen (§ 2 Abs. 4 AZAV). Beschwerden, Befragungen und Maßnahmen liegen oft in verschiedenen Ordnern.
Anrufe zu Kursstart, Gutschein und Krankmeldung
Wann beginnt der nächste Kurs, welche Unterlagen brauche ich, gilt mein Bildungsgutschein, ich bin krank: Solche Anrufe kommen gebündelt vor Kursbeginn und morgens, wenn alle im Unterricht stehen.
Lehrkräfte planen und vertreten
Angestellte und Honorarlehrkräfte, Unterrichtseinheiten an mehreren Standorten oder online, Urlaub und kurzfristige Ausfälle: Wer heute vertritt, wird oft per Telefonkette geklärt.
KI in der Bildung liegt nah an der Grenze
KI, die über die Zulassung zu einem Kurs entscheidet, Lernergebnisse bewertet, das Bildungsniveau einstuft oder Prüfungen überwacht, ist Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 3 KI-VO, mit Pflichten ab dem 2. Dezember 2027. KI, die Emotionen von Menschen in Bildungseinrichtungen ableitet, ist sogar verboten (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-VO). Wer ein KI-Werkzeug einführt, sollte wissen, auf welcher Seite es steht.
Was wir neben Teilnehmerverwaltung und Lernplattform machen
Telefon-KI für Kursanfragen
Beantwortet Fragen zu Kursstart, Ort, Unterlagen und Ablauf aus euren eigenen Texten, nimmt Krankmeldungen und Rückrufwünsche auf und sagt zu Beginn, dass eine KI spricht (Art. 50 Abs. 1 KI-VO). Ob jemand einen Kurs bekommt oder eine Förderung, entscheidet sie nicht.
Anwesenheit und Fehltage vorbereiten
Anwesenheit wird je Unterrichtstermin erfasst, und am Monatsende liegt für jede Person die Liste der Fehltage mit Grund bereit, sortiert nach zuständiger Agentur. Übermitteln tut ihr wie bisher über das Fachportal der Bundesagentur.
Einsatzplanung für Lehrkräfte
Unterrichtseinheiten, Vertretungen, Urlaub und Stundennachweise für angestellte Lehrkräfte und Honorarkräfte in einem Plan. Ob jemand sozialversicherungsrechtlich selbstständig ist, bewerten wir nicht.
Qualitätsmanagement nach AZAV
Beschwerden, Teilnehmerbefragungen, Kennzahlen, Maßnahmen mit Frist und interne Audits an einem Ort im QM-Modul der Pilot Suite. So liegt die Dokumentation für die fachkundige Stelle bereit, wenn sie gebraucht wird.
KI-Check für Bildungseinrichtungen
Wir ordnen die KI-Werkzeuge ein, die ihr nutzt oder einführen wollt: Hochrisiko nach Anhang III Nr. 3 oder nicht, verboten nach Art. 5 oder nicht, Datenschutz-Folgenabschätzung nötig oder nicht. Dazu eine Schulung zur KI-Kompetenz für Verwaltung und Lehrkräfte.
Kursmaterial mit eigenem Sprachmodell
Entwürfe für Arbeitsblätter, Übungsaufgaben und Zusammenfassungen von einem Sprachmodell auf eurem Server oder bei einem Anbieter in der EU, freigegeben von der Lehrkraft. Zum Bewerten von Lernergebnissen setzen wir es nicht ein.
Branchenspezifisch: Führend bleiben eure Teilnehmer- und Kursverwaltung, eure Lernplattform wie Moodle oder ILIAS und die Portale der Bundesagentur. Bevor wir etwas anbinden, sehen wir nach, welche Schnittstellen es gibt und was euer Hersteller schon mitliefert. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Lernplattform oder Teilnehmerverwaltung ersetzen. Moodle, ILIAS und eure Fachsoftware bleiben, wir ergänzen.
- —KI, die bewertet, einstuft oder Prüfungen überwacht. KI-Notenvergabe, KI-Einstufungstests und KI-Prüfungsaufsicht sind Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 3 KI-VO. Das bauen wir nicht, wir helfen beim Einordnen.
- —Beurteilungen der Teilnehmenden. Die Beurteilung von Leistung und Verhalten, die Träger an die Agentur übermitteln (§ 318 Abs. 2 SGB III), schreibt ein Mensch, keine KI.
- —Zulassungen. AZAV-Zertifizierung, Maßnahmezulassung und Zulassung nach Fernunterrichtsschutzgesetz machen fachkundige Stellen, die Zentralstelle für Fernunterricht und eure Kanzlei.
- —Öffentliche Schulen und Hochschulen. Dort gelten Landeslösungen und eigenes Vergabe- und Datenschutzrecht.
Häufige Fragen — Bildungsträger & Weiterbildung
Ersetzt ihr unsere Teilnehmerverwaltung oder Lernplattform? +
Nein. Kurs- und Teilnehmerverwaltung, Lernplattform und die Portale der Bundesagentur bleiben. Wir bauen daneben, was dort fehlt oder Handarbeit ist: die Telefonannahme, die Vorbereitung der Fehltage, die Einsatzplanung der Lehrkräfte und das Qualitätsmanagement.
Welche KI ist in der Weiterbildung hochriskant? +
Nach Anhang III Nr. 3 KI-VO KI, die über Zugang oder Zulassung zu Bildungseinrichtungen entscheidet, Lernergebnisse bewertet, das angemessene Bildungsniveau einer Person einstuft oder verbotenes Verhalten bei Prüfungen überwacht. Die Pflichten dafür gelten seit dem Digital Omnibus ab dem 2. Dezember 2027. Ein Chatbot, der Fragen zum Kurs beantwortet, oder ein Werkzeug, das Lehrkräften beim Erstellen von Material hilft, gehört nicht dazu.
Ist ein KI-Einstufungstest für die Sprachschule erlaubt? +
Erlaubt schon, aber er gilt als Hochrisiko-KI, weil er das Bildungsniveau einer Person bewertet (Anhang III Nr. 3 Buchst. c KI-VO). Ab dem 2. Dezember 2027 gelten dafür Pflichten für Anbieter und Betreiber, unter anderem zu Risikomanagement, Dokumentation und menschlicher Aufsicht. Wer so ein Werkzeug kauft, sollte vorher fragen, ob der Anbieter darauf vorbereitet ist.
Dürfen wir KI nutzen, die Aufmerksamkeit oder Stimmung im Kurs erkennt? +
Nein. Seit dem 2. Februar 2025 ist es verboten, KI-Systeme zur Ableitung von Emotionen einer Person in Bildungseinrichtungen zu verwenden, außer aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen (Art. 5 Abs. 1 Buchst. f KI-VO). Solche Funktionen stecken manchmal in Videokonferenz- oder Lernplattformen, deshalb lohnt sich ein Blick in die Einstellungen.
Könnt ihr die Fehltage direkt an die Arbeitsagentur melden? +
Nein. § 318 Abs. 2 SGB III verlangt die Formulare aus dem Fachportal der Bundesagentur. Wir bereiten die Fehltage je Person und zuständiger Agentur so vor, dass das Übertragen schnell geht. Senden tut ihr wie bisher selbst.
Wie fangen wir an? +
Meistens mit dem KI-Check, weil danach klar ist, welche Werkzeuge im Haus unbedenklich sind und welche nicht, oder mit der Fehltage-Vorbereitung, wenn das Monatsende gerade am meisten wehtut. Danach folgen Telefon, Einsatzplanung oder QM, je nachdem, wo es bei euch hakt.
Passt dazu
Bildungsträger: Wo hängt bei euch die Verwaltung?
In 30 Minuten klären wir, ob der Engpass am Telefon, bei Fehltagen und Nachweisen, in der Planung der Lehrkräfte oder bei der Frage liegt, welche KI ihr einsetzen dürft. Danach wisst ihr, ob wir die Richtigen sind.
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