E-Rechnung empfangen: Was Ihr Betrieb seit 2025 braucht und was sich 2027 ändert

Die kurze Antwort

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es nicht, auch nicht für Kleinunternehmer. Technisch ist die Hürde niedrig. Das Bundesfinanzministerium schreibt in seinen Antworten auf häufige Fragen: „Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.“

Das Postfach ist aber nur der Briefkasten. Die eigentliche Arbeit fängt danach an, und genau dort machen viele Betriebe einen Fehler, der erst bei der Betriebsprüfung auffällt: Sie sehen sich das PDF an und buchen danach. Bei einer E-Rechnung gilt aber der XML-Teil. Warum das wichtig ist, haben wir ausprobiert.

Ein PDF, zwei Beträge: unser Test

Viele E-Rechnungen kommen im Format ZUGFeRD. Das ist ein PDF, in das eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Man sieht das PDF, die XML-Datei sieht man nicht, solange man nicht danach sucht.

Früher galt bei einem Widerspruch zwischen beiden das Bild. Das hat sich umgedreht. Das BMF schreibt: „Bei hybriden E-Rechnungen bilden nunmehr die im strukturierten Teil (z. B. XML) vorliegenden Rechnungsdaten den führenden Teil.“

Wir haben eine öffentliche Beispielrechnung im Format ZUGFeRD genommen, aus den Testdateien des freien Projekts Mustang. Das PDF zeigt einen Zahlbetrag von 529,87 Euro. In der eingebetteten XML-Datei haben wir den Zahlbetrag auf 592,87 Euro geändert und die Datei zurück in das PDF gelegt. Dann haben wir beide Fassungen verglichen.

	Original	Geänderte Fassung
Zahlbetrag im sichtbaren PDF	529,87 €	529,87 €
Zahlbetrag im XML-Teil	529,87 €	592,87 €
Sichtbarer Text des PDFs		Zeichen für Zeichen gleich

Wer nur das PDF öffnet, sieht keinen Unterschied. Eine Buchhaltungssoftware, die das XML einliest, übernimmt dagegen 592,87 Euro. Und steuerlich gilt dieser Betrag. Das Beispiel ist bewusst einfach. Dasselbe geht mit dem Steuersatz, der Leistungsbeschreibung oder einer Bankverbindung.

Daraus folgt der wichtigste Satz dieser Seite: Prüfen Sie den XML-Teil, nicht das Bild. Das BMF empfiehlt dasselbe, nämlich „den übermittelten XML-Teil selbstständig zu visualisieren“.

Was Sie für den Empfang brauchen

Ein Postfach. Das kann das vorhandene Rechnungspostfach sein. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt das BMF ausdrücklich nicht. Wie die Rechnung zu Ihnen kommt, also per E-Mail, über ein Portal oder eine Schnittstelle, klären Sie mit dem Lieferanten. Das Gesetz schreibt keinen Weg vor, Peppol ist keine Pflicht.

Einen Viewer. Eine XRechnung ist reine XML-Datei ohne PDF. Ohne ein Programm, das sie lesbar darstellt, sieht man nur Code. Die Finanzverwaltung bietet dafür selbst einen kostenlosen Viewer im ELSTER-Portal an, unter e-rechnung.elster.de. Er stellt XRechnung und ZUGFeRD dar. Auch viele Buchhaltungsprogramme und kostenlose Werkzeuge können das.

Eine Ablage, die das XML behält. Dazu unten mehr.

Wichtig ist noch eine Regel aus dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass: Wer keine E-Rechnung empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat „kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung“ (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025). Der Lieferant hat seine Pflicht dann trotzdem erfüllt. Ein PDF einzufordern, weil man mit XML nichts anfangen kann, geht also nicht.

Mehr braucht es rechtlich nicht. Der Empfänger ist laut BMF nicht verpflichtet, die Daten automatisch weiterzuverarbeiten. Ob sich das lohnt, ist eine Frage der Menge, nicht des Gesetzes.

Prüfen: was der Empfänger tun muss

Die Prüfpflicht bleibt beim Empfänger, auch bei E-Rechnungen. Wer Vorsteuer ziehen will, muss sich wie bisher davon überzeugen, dass die Rechnung vollständig und richtig ist.

Viele Programme prüfen E-Rechnungen automatisch gegen die technischen Regeln der Norm, das nennt man Validierung. Sie ist eine Hilfe, aber kein Ersatz. Das BMF schreibt im Schreiben vom 15. Oktober 2025: „Eine Validierung der E-Rechnung ersetzt nicht die dem Empfänger obliegende Pflicht zur Überprüfung der Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit.“ Ein falscher Steuersatz kann zum Beispiel durch jede Validierung rutschen.

Bei den Fehlern unterscheidet das BMF drei Arten, und das ist für die Praxis wichtig:

Fehler	Was es heißt	Folge laut BMF
Formatfehler	Die Datei entspricht nicht der vorgeschriebenen Syntax	keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung
Geschäftsregelfehler	Die Datei verletzt eine technische Regel, z. B. fehlt die Käuferreferenz BT-10	steuerlich trotzdem eine E-Rechnung
Inhaltsfehler	Eine Pflichtangabe nach §§ 14, 14a UStG fehlt oder ist falsch	keine ordnungsmäßige Rechnung, Vorsteuer in Gefahr

Neu ist eine Klarstellung im BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026: Technisch gilt eine Datei mit einem Geschäftsregelfehler oft nicht mehr als normgerechte E-Rechnung, viele Prüfprogramme zeigen dann Rot. Das BMF sagt dazu, diese technische Sichtweise sei „für umsatzsteuerliche Fragen – z. B. hinsichtlich des Vorsteuerabzugs – nicht maßgebend“ (Rn. 23). Entscheidend ist allein, ob die Pflichtangaben richtig und vollständig drin sind.

Für Ihre Eingangsprüfung heißt das: Eine rote Validierung ist ein Grund hinzusehen, aber kein Grund, die Rechnung automatisch abzulehnen. Und eine grüne Validierung ist kein Freibrief.

Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 für Empfänger ändert

Das dritte Anwendungsschreiben zur E-Rechnung ist gut zwei Wochen alt. Neben dem Punkt zu den Geschäftsregelfehlern stehen darin weitere Regeln, die Sie beim Prüfen eingehender Rechnungen kennen sollten:

Die Leistungsbeschreibung muss im XML stehen (Rn. 10 bis 12). Leistungsart, Umfang, Gehalt und gegebenenfalls Ort müssen so eindeutig im strukturierten Teil stehen, dass sich daraus Steuersatz, Ort der Leistung und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug prüfen lassen. Ergänzendes wie Stundennachweise darf in einem eingebetteten Anhang liegen. Steht die Beschreibung nur im angehängten PDF, reicht das nicht.

Bauleistungen dürfen im XML nur nach Gewerken stehen (Rn. 13, 14). Das Leistungsverzeichnis passt technisch noch nicht in das Datenmodell. Es wird nicht beanstandet, wenn im XML nur die Gewerke mit Summen stehen und das Leistungsverzeichnis als lesbarer Anhang beiliegt, auf den das XML eindeutig hinweist.

Rechnungen mit Bruttopreisen (Rn. 19), etwa für preisgebundene Bücher, dürfen bis zum 31. Dezember 2027 im XML nur die Summen je Steuersatz enthalten, wenn die Einzelpositionen in einem lesbaren Anhang stehen.

Rabatte, Boni und Skonti (Rn. 15, 16): Ein allgemeiner Hinweis auf eine schriftliche Vereinbarung reicht, wenn diese schnell vorgelegt werden kann.

Endrechnungen nach Abschlägen (Rn. 3, 4): Bis zum 30. Juni 2030 dürfen bereits gezahlte Beträge als eine Summe im Feld BT-113 stehen, mit Details im Freitext BT-22, oder in einem Anhang.

Korrekturen per Gutschrift: Neu im Umsatzsteuer-Anwendungserlass steht, dass eine E-Rechnung auch durch eine Gutschrift des Empfängers berichtigt werden kann, wenn das vorher vereinbart ist und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug genommen wird (Abschnitt 14.11 Abs. 2 Satz 7 UStAE).

Und eine Übergangsregel: E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 ausgestellt werden und den beiden älteren Schreiben entsprechen, werden auch für den Vorsteuerabzug nicht beanstandet, selbst wenn sie die neuen Vorgaben noch nicht erfüllen.

Aufbewahren: das XML, unverändert, acht Jahre

Nach § 14b Abs. 1 UStG sind eingehende Rechnungen acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss laut BMF „zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren“ sein, „dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt“.

Praktisch heißt das: Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt und abheftet oder nur das PDF in einen Ordner zieht, aus dem das XML verloren geht, bewahrt das Falsche auf. Die Originaldatei gehört ins Archiv, so wie sie angekommen ist. Für die Umsatzsteuer liegt laut BMF allein wegen einer Ablage außerhalb eines GoBD-konformen Systems „regelmäßig kein Verstoß“ gegen § 14b UStG vor. Die übrigen Anforderungen der GoBD an die Buchführung bleiben aber bestehen.

Was sich 2027 für den Empfang ändert

Für Empfänger ändert sich 2027 rechtlich nichts, praktisch aber viel. Ab dem

1. Januar 2027 dürfen Lieferanten, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, an andere Unternehmen keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr schicken (§ 27 Abs. 38 UStG), von Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro abgesehen. Kleinere Lieferanten dürfen das noch bis Ende 2027, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. EDI-Verfahren sind bis Ende 2027 noch erlaubt.

Das heißt für Ihren Posteingang:

• Der Anteil an E-Rechnungen steigt im Januar sprunghaft. Wer bisher eine Handvoll bekommt, sollte den Ablauf jetzt einmal mit echten Rechnungen durchspielen.
• Schickt ein großer Lieferant ab 2027 trotz Pflicht ein PDF, ist das laut BMF keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Es gibt Wege, das zu heilen, etwa eine nachträgliche E-Rechnung als Berichtigung. Einfacher ist es, früh nachzufragen.
• Ob ein Lieferant noch PDF schicken darf, hängt von dessen Vorjahresumsatz ab, den Sie meist nicht kennen. Ein kurzer Hinweis an die Lieferanten im Dezember, dass Sie E-Rechnungen erwarten und an welche Adresse, spart im Januar Rückfragen.

Für das Ausstellen eigener Rechnungen, die Ausnahmen und die Formate im Einzelnen haben wir eine eigene Übersicht: E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028.

Ein einfacher Ablauf für den Rechnungseingang

1. Eine Adresse für alle Rechnungen festlegen und den Lieferanten mitteilen.
2. Eingang erkennen: Ist es eine XRechnung, eine ZUGFeRD-Datei oder ein normales PDF? Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
3. Den XML-Teil anzeigen, mit einem Viewer oder der Buchhaltungssoftware, und dort prüfen: Lieferant, Leistung, Menge, Zeitraum, Steuersatz, Steuerbetrag, Zahlbetrag, Bankverbindung.
4. Gegen Bestellung oder Lieferschein abgleichen, wie bei Papierrechnungen.
5. Bei Fehlern den Lieferanten um eine berichtigte E-Rechnung bitten. Ein Geschäftsregelfehler allein ist laut BMF kein Grund, die Vorsteuer aufzugeben.
6. Die Originaldatei archivieren, nicht nur das PDF oder einen Ausdruck.

Für einen Betrieb mit wenigen Dutzend Rechnungen im Monat reicht das von Hand. Bei mehreren hundert wird der Abgleich in Schritt 3 und 4 zur Fleißarbeit. Dort lohnt sich eine Automatisierung, die das XML ausliest, mit der Bestellung vergleicht und nur die Abweichungen zur Freigabe vorlegt. Wie wir das umsetzen, steht auf unserer Seite zum Rechnungseingang mit Prüfung und Freigabe. Wenn Sie wissen wollen, ob sich das für Ihren Rechnungseingang rechnet, sprechen Sie mit uns.

Quellen

Alle abgerufen am 01.11.2026.

• Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026, Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung, Ergänzende Regelungen, GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017 (Rn. 3, 4, 10 bis 19, 22, 23, Änderung Abschnitt 14.11 UStAE, Anwendungsregelung)
• Bundesfinanzministerium: BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025, GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Rn. 6a, 6b, 35a: Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler, Validierung ersetzt nicht die Prüfung; Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE: kein eigenes Postfach nötig, kein Anspruch auf sonstige Rechnung)
• Bundesfinanzministerium: Fragen und Antworten zur E-Rechnung, Stand Oktober 2026 (Fragen 8, 9, 11, 12, 12a, 12b, 13: E-Mail-Postfach genügt, XML führend, ELSTER-Viewer, Vorsteuer, Aufbewahrung)
• Gesetze im Internet: § 14 UStG, § 14b UStG, § 27 UStG (Abs. 38, Übergangsregeln)
• Mustang-Projekt: Beispielrechnung EN16931_Einfach.pdf, Grundlage unseres Tests am 01.11.2026

Stand: 1. November 2026. Diese Seite ist keine Steuerberatung. Ob eine konkrete Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.