KI für Eingangsrechnungen: E-Rechnungen prüfen, abgleichen, zur Freigabe vorlegen
Seit 2025 müsst ihr E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 stellen viele eurer Lieferanten um. Unser Agent liest jede Eingangsrechnung, prüft sie gegen Bestellung und Wareneingang, markiert Abweichungen und legt sie als Buchungsvorschlag vor. Gebucht und bezahlt wird erst nach Freigabe durch einen Menschen, bei Zahlungen nach dem Vier-Augen-Prinzip.
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Worum es geht
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sie auch ausstellen, ab 2028 alle. Für eure Buchhaltung heißt das: Immer mehr Rechnungen kommen als XML-Datei oder als PDF mit eingebetteter XML, und immer noch einige als einfaches PDF oder auf Papier. Was wann gilt, haben wir in E-Rechnungspflicht 2025 bis 2028 zusammengefasst.
Eine E-Rechnung ist maschinenlesbar, aber nicht automatisch richtig. Das BMF stellt im Schreiben vom 15. Oktober 2025 klar, dass eine technische Validierung die inhaltliche Prüfung durch den Empfänger nicht ersetzt. Stimmen Menge und Preis mit der Bestellung? Ist die Ware angekommen? Ist die Bankverbindung dieselbe wie bisher? Das prüft heute jemand von Hand.
Was der Agent macht
1. Lesen. Er holt die Rechnungen aus dem Postfach, liest XRechnung und ZUGFeRD direkt aus der XML und PDF- oder Papierbelege per Texterkennung.
2. Formal prüfen. Ist es eine gültige E-Rechnung oder eine sonstige Rechnung? Stehen die Pflichtangaben drin? Ist es eine Kleinbetragsrechnung?
3. Abgleichen. Rechnung gegen Bestellung und Wareneingang aus eurem ERP: Menge, Einzelpreis, Rabatte, Zahlungsziel, Skonto. Bei Abweichungen markiert er die Position und schreibt dazu, was nicht passt.
4. Bankverbindung prüfen. Eine geänderte Bankverbindung eines bekannten Lieferanten ist ein klassisches Betrugsmuster. Der Agent vergleicht mit den Stammdaten und hält die Rechnung an, wenn sie abweicht.
5. Vorschlag zur Freigabe. Die Rechnung landet als Buchungsvorschlag in eurem ERP oder als Export für eure Buchhaltung. Ein Mensch gibt frei.
6. Zahlen mit vier Augen. Mit AgentGuard wird jede Zahlungsanweisung an Empfänger, Betrag und Zweck gebunden. Freigeben muss eine zweite Person, die nicht selbst eingereicht hat. Erst dann entsteht die SEPA-Datei für eure Bank. Wie das aussieht, zeigt unsere Klick-Demo zur Zahlungsfreigabe.
Was wir bewusst nicht automatisieren
Der Agent bucht nicht selbst und zahlt nicht selbst. Er ändert keine Stammdaten von Lieferanten, auch wenn eine Rechnung eine neue Bankverbindung nennt. Und er entscheidet nicht über Steuerfragen wie Reverse Charge oder den Vorsteuerabzug im Zweifelsfall. Das bleibt bei euch oder eurer Steuerberatung. Wo wir an eurem ERP lesen und wo wir schreiben dürfen, legen wir vorher fest, so wie in KI-Agent ans ERP anbinden beschrieben.
Die Pakete
E-Rechnungs-Check
690 € netto · Ergebnis in etwa einer Woche
- Wie kommen eure Eingangsrechnungen heute an, in welchen Formaten, wie viele im Monat
- Wo wird heute von Hand abgetippt, abgeglichen oder nachgefragt
- Kann euer ERP oder eure Buchhaltungssoftware E-Rechnungen lesen und ausstellen
- Was bis zum 1. Januar 2027 zu tun ist, mit Reihenfolge und Aufwand
Prüf-Agent
ab 2.900 € netto · Einrichtung in zwei bis vier Wochen
- Lesen von XRechnung, ZUGFeRD, PDF und Scans aus eurem Postfach
- Formale Prüfung und Abgleich mit Bestellung und Wareneingang
- Prüfung der Bankverbindung gegen eure Stammdaten
- Buchungsvorschlag im ERP oder Export für die Buchhaltung
- Test an euren Rechnungen der letzten drei Monate, bevor er live geht
Mit Zahlungsfreigabe
Aufpreis nach Umfang, mit AgentGuard
Zahlungsanweisungen mit Bindung an Empfänger, Betrag und Zweck, Freigabe durch eine zweite Person, SEPA-Datei für eure Bank, alles protokolliert.
Betrieb
ab 99 € netto im Monat, gestaffelt nach Rechnungsmenge. Enthalten sind Pflege bei neuen Lieferanten und Formaten, Anpassung an Änderungen durch BMF-Schreiben und ein Monatsbericht: wie viele Rechnungen, wie viele Abweichungen, wie lange bis zur Freigabe.
Für wen das passt
Für Betriebe ab etwa 100 Eingangsrechnungen im Monat, bei denen Bestellungen und Wareneingänge im ERP stehen, etwa im Großhandel, im Handwerk mit Materialeinkauf oder in der Industrie. Wer nur eine Handvoll Rechnungen bekommt, ist mit der Funktion seiner Buchhaltungssoftware meist besser bedient. Das sagen wir dann auch im Check.
Quellen: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 33 UStDV, § 34 UStDV; BMF-Schreiben vom 15.10.2025 zur E-Rechnung; BMF, Fragen und Antworten zur E-Rechnung; GoBD, Änderung vom 14.07.2025, Rz. 131. Alle abgerufen am 06.10.2026. Keine Steuerberatung.
Klingt nach eurem Fall? In 30 Minuten wisst ihr, ob KI für Eingangsrechnungen: E-Rechnungen prüfen, abgleichen, zur Freigabe vorlegen passt.
Termin aussuchenHäufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle Unternehmen E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Beim Ausstellen gilt nach § 27 Abs. 38 UStG eine Übergangszeit: Papier und andere elektronische Formate wie ein PDF sind bis zum 31. Dezember 2026 noch erlaubt, im Jahr 2027 nur noch für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Welche Formate gelten als E-Rechnung?
Ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931. Laut BMF zählen dazu XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Bei ZUGFeRD, also PDF mit eingebetteter XML-Datei, gilt der XML-Teil. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung.
Reicht es, die E-Rechnung technisch zu validieren?
Nein. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 ersetzt eine Validierung nicht die Pflicht des Empfängers, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Eine Datei mit Formatfehlern gilt danach als sonstige Rechnung und nicht als E-Rechnung. Unser Agent macht deshalb beides: Er prüft das Format und gleicht den Inhalt mit Bestellung und Wareneingang ab.
Was passiert mit Rechnungen, die noch als PDF oder Papier kommen?
Der Agent liest sie ebenfalls aus. Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 verlangen, dass Informationen, die zum Beispiel per Texterkennung aus einem Beleg gewonnen werden, nach Prüfung und Korrektur mit aufbewahrt werden. Deshalb speichern wir das geprüfte Ergebnis zusammen mit dem Beleg ab.
Brauchen wir für den Empfang ein besonderes System oder Peppol?
Nein. Laut BMF reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach, ein bestimmter Übertragungsweg ist nicht vorgeschrieben. Der Agent arbeitet mit dem Postfach, über das eure Rechnungen heute schon kommen.
Passt das zu eurem Projekt?
30-Minuten-Erstgespräch — wir hören eurem Use-Case zu und sagen klar, ob KI für Eingangsrechnungen: E-Rechnungen prüfen, abgleichen, zur Freigabe vorlegen der richtige Hebel ist oder etwas anderes besser passt.
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