Branchenlösung · Großhandel & Fachhandel
KI für Großhandel und technischen Fachhandel: vom Postfach ins ERP
Eure Warenwirtschaft bleibt. Wir bauen Agenten, die Anfragen, Bestellungen und Rechnungen aus dem Postfach lesen und als Entwurf in euer ERP legen, und euer Innendienst gibt frei.
Im Großhandel kommt ein großer Teil der Arbeit per E-Mail: Preisanfragen, Bestellungen als PDF, Fragen nach Lieferterminen, Rechnungen von Lieferanten. Jemand im Innendienst liest das, sucht Artikel und Kunden im ERP und tippt ab. Gleichzeitig ändert sich die Rechnungsstellung: Zwischen Unternehmen im Inland wird die strukturierte E-Rechnung Pflicht. Wir setzen KI zwischen Postfach und Warenwirtschaft ein, mit Freigabe durch eure Leute und einem Protokoll für jede Aktion.
Typische Herausforderungen
Bestellungen kommen als PDF und E-Mail
Viele Kunden bestellen nicht über einen Shop oder EDI, sondern per E-Mail mit angehängter Bestellung, manchmal als Foto. Artikel, Mengen und Liefertermine überträgt der Innendienst von Hand in die Warenwirtschaft.
Preisanfragen binden den Vertrieb
Anfragen mit langen Positionslisten, Herstellerbezeichnungen statt eurer Artikelnummern und Fragen nach Alternativen. Bis daraus ein Angebot wird, sucht jemand Artikel für Artikel.
Ab 2027 muss die E-Rechnung raus
Rechnungen an andere Unternehmen im Inland sind als elektronische Rechnung in einem strukturierten Format auszustellen (§ 14 Abs. 2 UStG). Papier oder ein einfaches PDF ist nach § 27 Abs. 38 UStG übergangsweise erlaubt, für Umsätze ab 2027 aber nur noch, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug, oder per EDI. Für Umsätze ab 2028 endet die Übergangsregel ganz.
Eingangsrechnungen werden strukturiert
Immer mehr Lieferanten schicken E-Rechnungen im strukturierten Format. Die müssen gelesen, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und bei Abweichungen geklärt werden, bevor gebucht wird.
Lieferterminfragen am Telefon
Wo ist meine Bestellung, wann kommt der Rest? Diese Fragen kommen täglich und lassen sich fast immer aus dem ERP beantworten, wenn jemand nachsieht.
Produktdaten sind nie fertig
Neue Artikel, Herstellerdaten in unterschiedlichen Formaten, Texte für Shop und Katalog, Übersetzungen. Die Pflege läuft nebenher und bleibt oft liegen.
Was wir neben eurer Warenwirtschaft machen
Bestell- und Anfrage-Agent zwischen Postfach und ERP
Ein KI-Agent liest eingehende Bestellungen und Anfragen, auch als PDF, erkennt Kunde, Artikel und Mengen, ordnet sie euren Artikelnummern zu und legt einen Auftrags- oder Angebotsentwurf in eurer Warenwirtschaft an. Unklare Positionen markiert er. Euer Innendienst prüft und gibt frei.
E-Rechnungen im Eingang prüfen
Strukturierte Eingangsrechnungen werden ausgelesen und mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen. Abweichungen bei Menge, Preis oder Konditionen markiert der Agent, gebucht wird nur nach Freigabe. Ob eure Ausgangsrechnungen dem vorgeschriebenen Format entsprechen, prüfen wir an Stichproben mit.
Angebotsentwürfe aus Anfragen
Aus einer Anfrage mit Herstellerbezeichnungen oder Freitext erstellt die KI eine Positionsliste mit euren Artikeln, Alternativen und offenen Fragen. Preise und Konditionen kommen aus eurem ERP, nicht aus dem Sprachmodell. Den Preis setzt euer Vertrieb.
Produktdaten pflegen
Aus Herstellerdaten und Datenblättern entstehen Artikeltexte, Merkmale und Übersetzungen für Shop und Katalog. Jede Eigenschaft im Text muss in den gelieferten Daten stehen, alles andere fliegt raus. Freigabe vor der Veröffentlichung.
Freigabe und Protokoll mit AgentGuard
Jede Aktion eines Agenten läuft über AgentGuard: Was in eure Warenwirtschaft geschrieben wird oder an Kunden geht, gibt ein Mensch frei, und jede Aktion steht in einem verketteten, signierten Protokoll. Doppelte Aufträge durch wiederholte Versuche fängt der Agent vorher ab.
Schulung und KI-Richtlinie
Eine Schulung für Innendienst, Vertrieb und Einkauf: was KI kann, wie man Ergebnisse prüft, welche Kunden- und Preisdaten nicht in öffentliche Chatbots gehören. Dazu eine kurze Regel für euer Haus.
Branchenspezifisch: Führend bleibt eure Warenwirtschaft mit Artikelstamm, Preisen, Lager und Buchhaltung. Die Umstellung eurer Rechnungsausgabe auf das E-Rechnungsformat ist Sache eures ERP-Herstellers. Wir arbeiten über die Schnittstellen, die euer System hat, und sehen vorher nach, was euer Hersteller schon an KI mitliefert. Wie der Prüf-Agent für Eingangsrechnungen im Einzelnen arbeitet, steht unter /services/ki-eingangsrechnungen.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Die E-Rechnungs-Umstellung in eurem ERP. Formate erzeugen und versenden muss eure Warenwirtschaft oder ein spezialisierter Dienstleister. Wir prüfen und automatisieren davor und danach.
- —EDI-Anbindungen an Konzernkunden. Dafür gibt es EDI-Dienstleister mit den nötigen Zertifizierungen.
- —Preise ohne Menschen. Wir bauen keine KI, die Preise oder Konditionen selbst festlegt und verschickt.
- —Eure Warenwirtschaft ersetzen. Artikelstamm, Lager und Buchhaltung bleiben, wo sie sind.
Häufige Fragen — Großhandel & Fachhandel
Ab wann müssen wir E-Rechnungen ausstellen? +
Rechnungen an andere Unternehmen im Inland sind nach § 14 Abs. 2 UStG als E-Rechnung auszustellen. § 27 Abs. 38 UStG erlaubt übergangsweise Papier oder andere elektronische Formate: für Umsätze bis Ende 2026 allgemein, für Umsätze 2027 nur, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug, oder per EDI. Für Umsätze ab 2028 gilt die Übergangsregel nicht mehr. Wie das für euer Unternehmen genau aussieht, klärt ihr mit eurer Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes? +
Nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF per E-Mail ist das nicht, es zählt als sonstige Rechnung.
Erkennt die KI unsere Artikel, wenn der Kunde Herstellernummern schreibt? +
Meistens, wenn euer Artikelstamm die Herstellernummern oder Bezeichnungen enthält. Wo die Zuordnung unsicher ist, markiert der Agent die Position, statt zu raten. Wie gut es bei euch funktioniert, zeigt ein Test mit echten Anfragen aus eurem Postfach.
Was passiert, wenn der Agent eine Bestellung doppelt anlegt? +
Genau das verhindern wir vorher. Jede Bestellung bekommt eine eindeutige Kennung, und vor einem zweiten Versuch prüft der Agent, ob der Auftrag schon existiert. Angelegt wird ohnehin nur ein Entwurf, den euer Innendienst freigibt.
Wie fangen wir an? +
Mit einem Blick in euer Postfach: welche Anfragen, Bestellungen und Rechnungen kommen wie an, und was wird abgetippt. Daraus wählen wir eine Art von Vorgang für einen Pilot, meist Bestellungen als PDF oder Eingangsrechnungen.
Passt dazu
Großhandel: Was wird bei euch noch abgetippt?
In 30 Minuten sehen wir uns an, welche Anfragen, Bestellungen und Rechnungen bei euch per E-Mail ankommen, was davon von Hand ins ERP übertragen wird und wie weit eure Umstellung auf die E-Rechnung ist. Danach wisst ihr, ob wir die Richtigen sind.
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