KI-Agent oder Automatisierung: was braucht Ihr Prozess?

Die kurze Antwort

Fragen Sie zuerst, ob sich der Ablauf als Regelwerk aufschreiben lässt. Wenn ja, bauen Sie eine Automatisierung. Wenn die Eingänge unordentlich sind, die Regeln aber klar, setzen Sie einen KI-Baustein in die Automatisierung. Einen Agenten brauchen Sie erst, wenn das System selbst entscheiden muss, welche Schritte in welcher Reihenfolge nötig sind.

Die drei Stufen

Feste Automatisierung. Ein Auslöser, eine feste Folge von Schritten, ein Ergebnis. Beispiel: Eine Bestellung im Shop legt einen Auftrag im ERP an und schickt eine Bestätigung. Werkzeuge dafür sind n8n, Make, Power Automate oder ein RPA-Skript. Kein Sprachmodell im Spiel, also auch keine Halluzination.

Automatisierung mit KI-Baustein. Der Ablauf bleibt fest, aber ein Schritt braucht Sprachverständnis. Beispiel: Eine Mail wird gelesen, das Modell zieht Kundennummer, Artikel und Menge heraus, der Rest läuft wie oben. Das Modell entscheidet nichts, es übersetzt Freitext in Felder. Die meisten Vorhaben, die als „KI-Agent“ angefragt werden, landen bei uns auf dieser Stufe.

KI-Agent. Das System bekommt ein Ziel und Werkzeuge und wählt die Schritte selbst. Beispiel: Eine Reklamation kommt herein. Je nach Fall muss der Agent den Lieferschein suchen, den Wareneingang prüfen, beim Lieferanten nachfragen oder eine Gutschrift vorbereiten. Welche dieser Schritte nötig sind, steht vorher nicht fest.

Entscheidungstabelle

Situation	Was passt
Feste Regeln, immer dieselben Schritte	Automatisierung
Daten zwischen Systemen übertragen	Automatisierung
Feste API-Abfolge, nur die Werte ändern sich	Automatisierung
Unstrukturierte Eingänge (Mails, PDFs, Freitext), Regeln aber klar	Automatisierung mit KI-Baustein
Antworten aus Firmenwissen (Handbücher, Verträge)	KI-Baustein mit RAG
Mehrere Systeme, der Weg hängt vom Einzelfall ab	Agent
Folgenreiche Schritte (Zahlung, Bestellung, Kundenzusage)	Agent mit Freigabe durch einen Menschen

Warum lange Agenten-Ketten kippen

Jeder Schritt eines Agenten hat eine Fehlerquote. Erledigt ein Agent jeden einzelnen Schritt zu 95 Prozent richtig, bleiben über zehn Schritte knapp 60 Prozent fehlerfreie Durchläufe (0,95 hoch 10), über zwanzig Schritte rund 36 Prozent. Eine feste Automatisierung hat dieses Problem nicht, weil sie jeden Schritt gleich ausführt.

Daraus folgt die wichtigste Regel: so viel wie möglich fest verdrahten, und den Agenten nur dort einsetzen, wo wirklich entschieden werden muss. Kurze Ketten mit einem Menschen am Ausgang sind keine zaghafte Variante, sondern die, die im Betrieb hält. Was wir dazu an eigenen Fehlern erlebt haben, steht in Vollautomatisierte KI-Agenten: was davon Realität ist.

Typische Fehlentscheidungen

• Agent für einen Regelprozess. Ein Ablauf, der sich als Wenn-dann-Liste aufschreiben lässt, wird mit einem Agenten teurer, langsamer und unzuverlässiger. Er braucht dann auch Tests und Überwachung, die eine Automatisierung nicht braucht.
• Automatisierung für Freitext. Umgekehrt scheitern feste Regeln an Mails, die jeder Kunde anders schreibt. Hier fehlt der KI-Baustein, nicht der Agent.
• Agent ohne Freigabe. Ein Agent, der Zahlungen auslöst oder Kunden etwas zusagt, braucht vorher die Freigabe eines Menschen und ein Protokoll jeder Aktion. Die KI-Verordnung verlangt für Hochrisiko-Systeme beides ausdrücklich (Art. 12 und 14), und für alle anderen ist es schlicht die Absicherung gegen teure Fehler.
• Etikett statt Technik. Gartner beschreibt „Agent Washing“: Anbieter benennen Chatbots und Automatisierungswerkzeuge in Agenten um. Fragen Sie nach, welche Schritte das System selbst wählt.

Woran Sie den Bedarf im eigenen Betrieb erkennen

Schauen Sie, wo heute ein Mensch zwischen Systemen hin und her kopiert. Ist seine Arbeit dabei immer gleich, ist das ein Fall für eine Automatisierung. Muss er bei jedem Vorgang überlegen, was als Nächstes kommt, kann ein Agent helfen. Und wenn er vor allem Mails liest und abtippt, reicht meist der KI-Baustein.

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Quellen: Gartner-Prognose zu agentischer KI und „Agent Washing“, berichtet von MarTech, Juni 2025; Verordnung (EU) 2024/1689, Art. 12 und 14. Die Rechnung zur Fehlerquote ist eigene Arithmetik. Krynex Labs baut sowohl Automatisierungen als auch Agenten. Stand: 06.10.2026.