n8n im Unternehmen: Cloud oder selbst hosten? Preise, Lizenz, DSGVO und unser eigener Betrieb

Die kurze Antwort zuerst. n8n ist ein Werkzeug, mit dem Sie Abläufe zwischen Programmen zusammenklicken: Eine Mail kommt an, ein Anhang wird ausgelesen, ein Datensatz landet im ERP, jemand bekommt eine Nachricht. Es gibt n8n als Cloud-Dienst mit Servern in Frankfurt und als Community Edition, die Sie kostenlos auf dem eigenen Server betreiben. Für die meisten kleinen Betriebe ist die Frage nicht, ob n8n etwas kann, sondern wer den Server pflegt.

Wir betreiben n8n selbst, auf dem Server, auf dem auch diese Website läuft. In diesem Beitrag stehen die Zahlen aus diesem Betrieb und die Fehler, die wir dabei gemacht haben. Vorher geht es um das, was ein Betrieb vor der Entscheidung wissen sollte: Preise, Lizenz und Datenschutz.

Preise, Lizenztext und Datenschutzangaben haben wir am 28. September 2026 auf den Seiten von n8n nachgelesen. Die Quellen stehen am Ende.

Die Übersicht

Frage	n8n Cloud	selbst gehostet (Community Edition)
Preis	ab 20 € im Monat bei Jahreszahlung, 24 € monatlich	kostenlos, Sie zahlen den Server
Ausführungen	2.500 (Starter) oder 10.000 (Pro) im Monat	keine Grenze durch die Lizenz
Wo liegen die Daten	EU, Server in Frankfurt	wo Sie den Server hinstellen
AVV	vorunterschrieben bei n8n zum Download	nicht nötig, n8n verarbeitet keine Daten für Sie
Updates, Sicherung	macht n8n	machen Sie
Eigene Bausteine (Custom Nodes)	nein	ja
Abläufe mit Kollegen teilen	ja	nein, erst ab Business-Lizenz
SSO	erst Enterprise	erst ab Business-Lizenz

Was n8n ist

Ein Ablauf in n8n heißt Workflow. Er beginnt mit einem Auslöser, etwa einem Zeitplan, einer eingehenden Mail oder einem Aufruf von außen (Webhook). Danach folgen Schritte, die Daten holen, umbauen und weitergeben. Für die meisten gängigen Programme gibt es fertige Bausteine, für alles andere einen Baustein, der beliebige Schnittstellen anspricht. Wer programmieren kann, schreibt einzelne Schritte in JavaScript oder Python.

Seit einiger Zeit baut n8n auch KI-Bausteine ein: Ein Schritt kann ein Sprachmodell fragen, ein anderer einen Agenten mit Werkzeugen ausstatten. Wie solche Werkzeuganbindungen grundsätzlich funktionieren, steht in unserem Beitrag zu MCP-Servern. Wann ein fester Ablauf reicht und wann ein Agent nötig ist, beschreiben wir auf der Seite zur KI-Automatisierung mit n8n.

Abgerechnet wird in der Cloud nach Ausführungen. Eine Ausführung ist laut n8n ein vollständiger Durchlauf eines Ablaufs, egal wie viele Schritte er hat. Ein Ablauf, der täglich einmal läuft, kommt so auf 30 oder 31 Ausführungen im Monat. Einer, der alle fünf Minuten läuft, laut n8n auf etwa 8.600 bis 8.900.

Was die Cloud kostet

Die Preisseite zeigt einem Besucher aus Deutschland Euro-Beträge. Voreingestellt ist die jährliche Abrechnung. Die Preise bei monatlicher Zahlung haben wir den Preisdaten derselben Seite entnommen; n8n wirbt mit 17 Prozent Ersparnis bei Jahreszahlung, und das passt zu den Zahlen.

Tarif	jährliche Abrechnung, je Monat	monatliche Abrechnung	Ausführungen im Monat	gleichzeitig
Starter	20 €	24 €	2.500	5
Pro	50 €	60 €	10.000	20
Business (nur selbst gehostet)	667 €	800 €	40.000	keine Angabe
Enterprise	auf Anfrage		nach Vereinbarung	200 und mehr

Alle Tarife enthalten laut n8n beliebig viele Nutzer, beliebig viele Abläufe und alle Bausteine. Ob in den Euro-Beträgen Umsatzsteuer enthalten ist, sagt die Seite nicht. Das haben wir nicht geprüft, weil wir keinen Cloud-Tarif gebucht haben.

Ein paar Einzelheiten aus der Vergleichstabelle, die im Alltag zählen:

• Starter hat ein gemeinsames Projekt und hebt gespeicherte Ausführungen sieben Tage auf. Das reicht, um nachzusehen, warum ein Lauf gestern fehlgeschlagen ist.
• Pro hat drei gemeinsame Projekte, Administratorrollen, einen Versionsverlauf der Abläufe und hebt Ausführungen 30 Tage auf.
• Business richtet sich laut n8n an Firmen mit weniger als 100 Beschäftigten und bringt SSO, getrennte Umgebungen und Versionierung über Git. Es gibt ihn nur für die eigene Installation. Die Lizenz muss sich täglich beim Lizenzserver von n8n melden und übermittelt dabei unter anderem die Zahl der Ausführungen. Wer mehr als 40.000 Ausführungen braucht, zahlt laut Preisseite 4.000 Euro je weitere 300.000.

Eigene Bausteine (Custom Nodes) und Shell-Befehle führt die Tabelle bei allen Cloud-Tarifen als „Available in self-hosted“. Wer so etwas braucht, kommt um die eigene Installation nicht herum.

Im Jahr gerechnet, ohne Steuer und Rabatte:

Tarif	jährliche Zahlung	monatliche Zahlung, zwölf Monate
Starter	240 €	288 €
Pro	600 €	720 €
Business	8.000 €	9.600 €

Der Sprung von Pro zu Business ist groß. Für einen kleinen Betrieb, der nur wegen SSO oder geteilter Abläufe über Business nachdenkt, lohnt ein zweiter Blick, ob sich das nicht anders lösen lässt.

Was die Lizenz erlaubt

n8n steht unter der Sustainable Use License. Der Quelltext liegt öffentlich auf GitHub, trotzdem ist n8n keine Open-Source-Software im Sinne der Open Source Initiative. Deren Definition verlangt, dass eine Lizenz niemanden davon abhält, das Programm in einem bestimmten Bereich einzusetzen, ausdrücklich auch nicht in einem Unternehmen. Die Lizenz von n8n schränkt genau das ein. n8n selbst nennt das Modell „fair-code“ und schreibt, man habe bewusst keine Open-Source-Lizenz gewählt, um ein tragfähiges Geschäft aufbauen zu können.

Der entscheidende Satz im Lizenztext lautet: Sie dürfen die Software nur für Ihre eigenen internen Geschäftszwecke oder für nicht kommerzielle und private Zwecke nutzen oder verändern. Weitergeben dürfen Sie sie nur kostenlos und nur für nicht kommerzielle Zwecke.

Was „intern“ heißt, erklärt n8n in einer eigenen FAQ. Die Faustregel steht dort fett gedruckt: Wenn Abläufe nur von Ihnen oder von Leuten in Ihrer Organisation angelegt oder geändert werden, dürfen Sie n8n unter der Community-Lizenz kostenlos nutzen.

Ausdrücklich erlaubt sind laut FAQ unter anderem:

• n8n einsetzen, um das eigene Geschäft zu betreiben
• für Kunden Abläufe auf der eigenen Instanz bauen, solange die Kunden sie nicht selbst anlegen oder ändern können
• Kunden für Aufbau, Einrichtung, Wartung, Schulung und Beratung Geld berechnen
• n8n im Hintergrund eines eigenen Produkts nutzen, in dem Nutzer fertige Abläufe auslösen und sogar eigene Konten verbinden
• mehrere Instanzen betreiben

Nicht erlaubt ist unter anderem:

• n8n als Dienst anbieten, in dem Kunden eigene Abläufe bauen
• Endnutzer über eine eigene Oberfläche, die API, MCP oder einen KI-Agenten eigene Abläufe gestalten lassen
• den Code abspalten und als eigenes Automatisierungsprodukt anbieten
• n8n ohne Markenhinweis unter eigenem Namen anbieten
• Enterprise-Funktionen ohne Lizenzschlüssel nutzen

Für einen Handwerksbetrieb, eine Kanzlei oder einen Händler, der seine eigenen Abläufe automatisiert, ist die Lizenz also kein Hindernis. Heikel wird es erst, wenn n8n selbst zum Produkt wird. n8n schreibt, die Prüfung hänge nicht daran, ob Kunden die Oberfläche von n8n sehen, sondern daran, wer die Logik der Abläufe bestimmt. Wer als Dienstleister n8n auf dem Server eines Kunden einrichtet und betreut, darf das laut FAQ, solange er nicht zusätzlich das Hosting übernimmt. In Grenzfällen verweist n8n auf eine Mail an license@n8n.io.

Teile des Quelltexts mit „.ee“ im Datei- oder Ordnernamen fallen nicht unter diese Lizenz, sondern unter die n8n Enterprise License. Das sind die bezahlten Funktionen, die ein Lizenzschlüssel freischaltet.

Datenschutz: Cloud und eigener Server

n8n Cloud

Hinter n8n steht die n8n GmbH mit Sitz in Berlin. Für die gehosteten Tarife schreibt n8n auf der Preisseite, die Daten lägen in der EU, auf Servern in Frankfurt. In der Liste der Unterauftragnehmer steht als Cloud-Anbieter Microsoft Azure mit Verarbeitung in der EU, genannt sind Deutschland und Schweden als Beispiele.

Für die Cloud ist n8n laut eigener Doku Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der Nutzungsbedingungen und enthält die Standardvertragsklauseln der EU. Auf der Rechtsseite bietet n8n ihn vorunterschrieben an, zum Herunterladen, Gegenzeichnen und Zurückschicken.

Zwei Dinge sollten Sie kennen, bevor Sie zusagen, dass alles in Frankfurt bleibt:

• Der KI-Assistent. In der Liste der Unterauftragnehmer stehen für die KI-Funktionen OpenAI, Anthropic, LangChain und weitere Anbieter mit Verarbeitung in den USA. Laut Doku ist der Assistent in der Cloud standardmäßig eingeschaltet. n8n schreibt, dabei würden nur Angaben zum Ablauf übertragen, also welche Bausteine vorkommen, deren Einstellungen und der Code darin, aber keine Zugangsdaten und keine verarbeiteten Daten. Abschalten lässt sich das unter Einstellungen, KI-Nutzung.
• Sitzungsaufzeichnungen. In der Cloud zeichnet n8n mit dem Dienst PostHog auf, was Nutzer auf dem Bildschirm sehen, mit Ausnahme der Zugangsdaten. Die Aufnahmen werden laut Doku nach 21 Tagen gelöscht.

Was ein AVV mit einem Anbieter enthalten sollte, steht in unserem Text zur Auftragsverarbeitung mit KI-Anbietern.

Selbst gehostet

Auf dem eigenen Server ist n8n laut Doku weder Verantwortlicher noch Auftragsverarbeiter, weil n8n Ihre Daten nicht verwaltet. Einen AVV mit n8n brauchen Sie dann nicht. Dafür liegt alles bei Ihnen: Löschfristen, Sicherungen, Zugriffsrechte, und ein AVV mit dem Rechenzentrum, falls der Server gemietet ist.

Ganz still ist eine selbst gehostete Installation von Haus aus nicht. n8n sammelt standardmäßig Telemetrie: unter anderem Fehlermeldungen fehlgeschlagener Läufe ohne Nutzdaten, den Aufbau der Abläufe, bei HTTP-Schritten Domain, Pfad und Methode, Angaben zur Bedienung der Oberfläche und die IP-Adresse. Nicht gesammelt werden laut n8n Zugangsdaten und die verarbeiteten Daten. Abschalten lässt sich das mit drei Umgebungsvariablen:

N8N_DIAGNOSTICS_ENABLED=false            # Telemetrie
N8N_VERSION_NOTIFICATIONS_ENABLED=false  # Abfrage neuer Versionen
N8N_TEMPLATES_ENABLED=false              # Vorlagen, samt Hintergrundabfragen

Wir haben die erste Zeile gesetzt, die beiden anderen nicht. Wer eine Business- oder Enterprise-Lizenz einsetzt, muss ohnehin mit der täglichen Meldung an den Lizenzserver leben.

Für Anfragen nach Art. 15 oder 17 DSGVO empfiehlt n8n, Ausführungsdaten automatisch nach wenigen Tagen löschen zu lassen. Voreingestellt löscht n8n Ausführungen nach 336 Stunden, also 14 Tagen, oder sobald mehr als 10.000 gespeichert sind. Wer personenbezogene Daten durch n8n schickt, sollte diese Frist bewusst festlegen, statt sie einfach zu übernehmen. Die Stellschraube heißt EXECUTIONS_DATA_MAX_AGE.

Die allgemeine Abwägung zwischen eigenem Server und Cloud-Dienst, dort am Beispiel von Sprachmodellen, steht in unserem Text On-Premise oder Cloud.

Unser eigener Betrieb in Zahlen

Unser n8n läuft als Docker-Container neben einer eigenen PostgreSQL-Datenbank. Die Zahlen haben wir am 28.09.2026 gegen 05:20 Uhr UTC abgelesen, nur lesend, direkt aus der Datenbank und aus Docker.

Messgröße	Wert
Version	n8n 2.39.10, PostgreSQL 18.6
Abläufe	28, alle veröffentlicht
hinterlegte Zugangsdaten	12
Ausführungen 14.–28.09.2026	869
davon von außen oder per Zeitplan ausgelöst	247 (159 Webhook, 87 Auslöser, 1 Kommandozeile)
davon Unterabläufe, von anderen Abläufen aufgerufen	622
davon mit Fehler	87, alle aus einem einzigen Ablauf am 22. und 23.09.
Arbeitsspeicher	482 MiB (n8n) und 58 MiB (Datenbank)
Prozessorlast im Leerlauf	0,32 % und 0,03 %
Größe der Datenbank	42 MB

Gefragt hatten wir nach den letzten 30 Tagen. In der Datenbank lagen aber fast nur Ausführungen der letzten 14 Tage. Das ist die Löschfrist von 336 Stunden, die wir nie geändert haben. Wir haben sie also selbst erst beim Schreiben dieses Beitrags bewusst bemerkt.

Was heißt das für die Cloud-Frage? Hochgerechnet auf 30 Tage kämen wir auf rund 530 Ausführungen, wenn nur die von außen ausgelösten zählen, und auf rund 1.860 mit allen Unterabläufen. Beides läge unter den 2.500 des Starter-Tarifs. Ob n8n Cloud Unterabläufe als eigene Ausführung abrechnet, haben wir in der Doku nicht eindeutig gefunden. Die Doku zur Gleichzeitigkeit trennt jedenfalls Produktionsläufe, also solche aus Webhook oder Auslöser, von Unterabläufen.

Trotzdem käme die Cloud für uns nicht in Frage. 13 unserer 28 Abläufe nutzen einen selbst geschriebenen Baustein, und eigene Bausteine gibt es in der Cloud nicht.

Der Aufwand an Rechenleistung ist klein. Knapp ein halbes Gigabyte Arbeitsspeicher reicht für unsere Last. Der eigentliche Aufwand liegt woanders, wie der nächste Abschnitt zeigt.

Sechs Fehler aus unserem Betrieb

1. Der Verschlüsselungsschlüssel

n8n erzeugt beim ersten Start einen zufälligen Schlüssel und legt ihn im Ordner .n8n ab. Mit ihm werden alle hinterlegten Zugangsdaten verschlüsselt, bevor sie in der Datenbank landen. Die Doku zu Sicherung und Wiederherstellung ist deutlich: Ohne diesen Schlüssel lässt sich eine wiederhergestellte Datenbank nicht entschlüsseln.

Eine Datenbanksicherung allein reicht also nicht. Setzen Sie den Schlüssel selbst über N8N_ENCRYPTION_KEY, bewahren Sie ihn getrennt von der Sicherung auf, etwa im Passwortmanager der Geschäftsführung, und prüfen Sie einmal, ob eine Wiederherstellung auf einem frischen Server wirklich klappt.

2. SQLite reicht für den Test, nicht für den Dauerbetrieb

Ohne weitere Einstellung speichert n8n alles in einer SQLite-Datei. Daneben unterstützt n8n PostgreSQL. MySQL und MariaDB hat n8n mit Version 1.0 abgekündigt. Wir fahren von Anfang an eine eigene PostgreSQL-Datenbank nur für n8n, in fester Version. Das macht Sicherungen mit den üblichen Werkzeugen möglich und trennt n8n von anderen Anwendungen auf demselben Server. Bei SQLite gibt n8n nach dem Löschen alter Ausführungen den Platz laut Doku nicht von selbst frei; dafür braucht es einen eigenen Schalter.

3. Feste IP-Adressen in den Abläufen

Nach einem Neustart des Servers im August bekamen die Container neue IP-Adressen. Elf unserer Abläufe hatten die Adresse eines anderen Dienstes fest eingetragen. Unter der alten Adresse lief danach ein ganz anderer Container. Das Tückische: Die Abläufe meldeten weiter „erfolgreich“, weil der betroffene Schritt so eingestellt war, dass ein Fehler den Lauf nicht abbricht. In der Liste der Ausführungen sah alles grün aus.

Die Docker-Doku sagt es klar: Container bekommen bei jedem Start eine Adresse aus dem Netz zugeteilt, die sich bei Neustart oder Neuerstellung ändert. Man solle Dienste immer über ihren Namen ansprechen. Genau das tun wir seitdem, auch im Aufbau oben: n8n erreicht seine Datenbank unter n8n-postgres, nicht unter einer Nummer.

4. Gespeichert heißt nicht live

Seit n8n 2.0 gibt es den Schalter „aktiv“ nicht mehr. Änderungen werden beim Bearbeiten laufend gespeichert, bleiben aber laut Doku ein Entwurf, bis Sie auf Publish klicken. Produktiv läuft immer die veröffentlichte Fassung, nicht Ihr letzter Stand. Wer einen Fehler im Editor behoben hat und sich wundert, warum der Ablauf weiter falsch arbeitet, hat meist nicht veröffentlicht.

Dazu gehört ein zweiter Punkt: Angeheftete Testdaten (Pin Data) gelten nur beim Bauen. Im Glossar von n8n heißt es, Abläufe in Produktion ignorierten angeheftete Daten und holten bei jedem Lauf frische. Ein Ablauf, der im Editor mit Beispieldaten sauber durchläuft, kann mit echten Daten also anders reagieren. Testen Sie vor dem Veröffentlichen mindestens einmal ohne angeheftete Daten.

5. Der Import über die Kommandozeile schaltet alles ab

Wir haben Abläufe einmal über die Kommandozeile exportiert, bearbeitet und wieder eingespielt. Danach waren alle 22 Abläufe, die es damals gab, nicht mehr aktiv. Die Doku nennt das Verhalten beim Befehl import:workflow: Die Option --activeState steht standardmäßig auf false und deaktiviert alle importierten Abläufe. Wir mussten jeden einzeln neu veröffentlichen.

Wenn Sie so etwas vorhaben: Notieren Sie vorher, welche Abläufe veröffentlicht sind, und veröffentlichen Sie sie danach gezielt wieder. Beachten Sie auch den Hinweis der Doku, dass gleiche IDs beim Import bestehende Abläufe überschreiben.

6. Nie direkt in der Datenbank ändern

Es ist verlockend, eine falsche Adresse in 20 Abläufen mit einem einzigen SQL-Befehl zu ersetzen. Bei uns stand die Änderung danach sichtbar in der Tabelle, aber n8n arbeitete weiter mit dem alten Stand. n8n 2.x führt die veröffentlichten Fassungen in einem eigenen Versionsverlauf, und die Laufzeit liest von dort. Der sichere Weg führt über die Oberfläche, die API von n8n oder Export und Import mit anschließendem Veröffentlichen.

Cloud oder eigener Server: unsere Einschätzung

Die Cloud passt, wenn niemand im Haus einen Server betreuen will, die Abläufe mit gängigen Bausteinen auskommen und ein paar tausend Ausführungen im Monat reichen. Für 20 bis 50 Euro im Monat nimmt Ihnen n8n Updates, Sicherungen und Überwachung ab, und die Daten liegen in Frankfurt. Prüfen Sie den AVV, entscheiden Sie, ob der KI-Assistent eingeschaltet bleibt, und überlegen Sie, ob die sieben Tage Aufbewahrung im Starter-Tarif für die Fehlersuche genügen.

Der eigene Server passt, wenn Daten das Haus nicht verlassen sollen, Sie eigene Bausteine brauchen oder viele Ausführungen anfallen. Die Software kostet dann nichts, aber jemand muss Updates einspielen, den Schlüssel sichern, die Wiederherstellung üben und merken, wenn ein Ablauf still ins Leere läuft. Diese Zeit ist der eigentliche Preis, nicht der Server. Planen Sie sie fest ein, bevor Sie sich für den eigenen Server entscheiden.

Eine Einschränkung der kostenlosen Fassung übersehen viele: In der Community Edition sehen laut Doku nur der Besitzer der Instanz und der jeweilige Ersteller einen Ablauf und seine Zugangsdaten. Abläufe und Zugangsdaten im Team teilen geht erst mit der Business-Lizenz. Wenn drei Kollegen gemeinsam an Abläufen arbeiten sollen, gehört das in die Rechnung.

Wenn Sie n8n im eigenen Haus einführen wollen, bauen wir in unserem n8n-Workshop mit Ihrem Team einen echten Ablauf auf Ihrer eigenen Installation. Wie wir n8n sonst in Projekten einsetzen, steht unter Automation & ERP.

Quellen

Alle abgerufen am 28.09.2026.

• n8n: Plans and Pricing, aus Deutschland aufgerufen, einschließlich Vergleichstabelle und FAQ
• n8n: Sub-processors
• n8n: Legal, Abschnitt Data Processing Agreement
• n8n: Imprint
• n8n auf GitHub: LICENSE.md, Sustainable Use License Version 1.0
• n8n Docs: Community license
• n8n Docs: License FAQ
• n8n Docs: Choose how to use n8n
• n8n Docs: Compare plans and editions
• n8n Docs: Privacy
• n8n Docs: Control telemetry
• n8n Docs: Set a custom encryption key
• n8n Docs: Back up and restore
• n8n Docs: Manage execution data
• n8n Docs: Environment variables: Database
• n8n Docs: Save and publish workflows
• n8n Docs: Pin and mock data und Key concept glossary
• n8n Docs: Use the command line, Abschnitt Import workflows and credentials
• Docker Docs: Networking in Compose
• Open Source Initiative: The Open Source Definition, Kriterium 6

Stand: 28. September 2026. Eigene Zahlen am 28.09.2026 gegen 05:20 Uhr UTC abgelesen: Ausführungen und Abläufe per SELECT-Abfrage auf die Datenbank der Installation, Arbeitsspeicher und Prozessorlast als Momentaufnahme mit docker stats. Die Hochrechnung auf 30 Tage ist Anzahl mal 30 durch 14. Cloud-Preise wie auf der Preisseite aus Deutschland angezeigt, ohne Angabe zur Umsatzsteuer. Einen Cloud-Tarif haben wir nicht gebucht. Keine Rechtsberatung.