Wissensarchiv: Erfahrungswissen sichern, bevor es in Rente geht

Warum das Thema jetzt drängt

Nach Angaben des Statistischen Bundesamts werden 12,9 Millionen Erwerbspersonen bis 2036 das Renteneintrittsalter überschritten haben. Das entspricht knapp 30 Prozent der Erwerbspersonen, bezogen auf das Berichtsjahr 2021 (Destatis, Pressemitteilung 330 vom 4. August 2022).

In vielen Betrieben hängt an wenigen Menschen besonders viel: der Instandhalter, der jede Macke einer alten Anlage kennt, die Einkäuferin, die weiß, welcher Lieferant in welcher Lage verlässlich ist, der Meister, der ein Fehlerbild am Geräusch erkennt. Vieles davon steht nirgends. Wenn diese Menschen gehen, fehlt es oft erst, wenn es gebraucht wird.

So gehen wir vor

1. Vorgespräch. Mit Geschäftsführung und, wo vorhanden, Betriebsrat klären wir, um welche Person und welches Wissen es geht, wer die Inhalte später nutzt und wie mit Aufnahmen umgegangen wird. Die Einwilligung der Schlüsselperson holen wir schriftlich ein.

2. Interviews nach Leitfaden. Zwei bis drei Termine mit der Schlüsselperson, nach einem Leitfaden, der zu ihrer Rolle passt: Instandhaltung, Fertigung, Einkauf, Vertrieb oder Kundendienst. Wir fragen nach Fehlerbildern und ihren Ursachen, nach Ausnahmen und nach dem Warum hinter Entscheidungen, nicht nur nach dem Ablauf.

3. Begehung am Arbeitsplatz. Die Person zeigt an der Anlage oder am Arbeitsplatz, worauf sie achtet, und erklärt dabei. Wo es hilft, halten wir Arbeitsschritte mit Foto oder kurzem Video fest.

4. Aufbereitung auf eurem Rechner. Die Aufnahmen werden lokal transkribiert. Wie gut lokale Spracherkennung heute ist, haben wir in einem eigenen Test gemessen. Aus dem Transkript entstehen geordnete Einträge: Frage und Antwort, Fehlerbild und Abhilfe, Regel und Ausnahme, jeweils mit Verweis auf die Stelle im Gespräch.

5. Freigabe durch die Person. Jeder Eintrag geht an die Person zurück, die ihn gesagt hat. Sie korrigiert, ergänzt und gibt frei. Ins Archiv kommt nur, was sie freigegeben hat.

6. Wissensassistent. Die freigegebenen Einträge stehen in einem Wissensassistenten auf eurem eigenen Server. Nachfolger und Kollegen fragen in eigenen Worten, und der Assistent antwortet mit Fundstelle. Findet er nichts, sagt er das, statt etwas zu erfinden. Warum wir dafür auf eine Suche in den eigenen Inhalten setzen und nicht auf ein nachtrainiertes Modell, steht im Eintrag RAG, Fine-Tuning oder Long-Context.

Pakete und Preise

Einstieg: eine Schlüsselperson

4.900 bis 7.900 € netto · je nach Umfang drei bis sechs Wochen · Wissensassistent mit den freigegebenen Inhalten einer Person

• Vorgespräch mit Geschäftsführung und, wo vorhanden, Betriebsrat
• Einwilligungs- und Verfahrensvorlage
• Zwei bis drei Interviewtermine und eine Begehung am Arbeitsplatz
• Lokale Transkription und Aufbereitung
• Freigabetermin mit der Schlüsselperson
• Wissensassistent auf eurem Rechner, Einweisung für Nachfolger

Wo im Rahmen dieser Spanne das Angebot liegt, hängt davon ab, wie breit das Wissen der Person ist und ob Video zu den Arbeitsschritten dazukommt. Den Preis nennen wir nach dem Vorgespräch verbindlich.

Jede weitere Person

1.900 bis 2.900 € netto je Person

Gleiches Verfahren, gleiche Vorlagen, Inhalte im selben Wissensassistenten.

Betrieb und Pflege

190 bis 290 € netto im Monat

Updates für Software und Modell, Aufnahme neuer Einträge nach Freigabe, Prüfung, ob der Assistent noch richtig antwortet.

Was ihr danach in der Hand habt

• Geprüfte, von der Schlüsselperson freigegebene Einträge als Text, die euch gehören und auch ohne uns lesbar bleiben
• Einen Wissensassistenten auf eurem Rechner, der mit Fundstelle antwortet
• Einen Interviewleitfaden für die Rolle und das Verfahren, um es bei der nächsten Person selbst oder mit uns zu wiederholen
• Einwilligungen und Verfahrensbeschreibung als Nachweis

Wofür wir nicht die Richtigen sind

• Bewertung von Mitarbeitenden. Wir halten fest, was jemand weiß, nicht wie gut jemand arbeitet. Eine Auswertung von Stimme, Stimmung oder Leistung machen wir nicht.
• Aufnahmen ohne Einwilligung. Wer nicht aufgenommen werden möchte, wird nicht aufgenommen.
• Ein Ersatz für die Einarbeitung. Der Assistent hilft beim Nachschlagen. Die Übergabe von Mensch zu Mensch ersetzt er nicht, und wo es möglich ist, sollte sie zusätzlich stattfinden.
• Euer Dokumentenmanagement. Zeichnungen, Prüfprotokolle und Verfahrensanweisungen gehören in euer bestehendes System. Wir verweisen darauf, wir ersetzen es nicht.

Für welche Betriebe das passt

Besonders dort, wo viel Wissen an Anlagen, Kunden und Ausnahmen hängt: im Maschinen- und Anlagenbau, bei Metall-Zulieferern, im Handwerk und bei SHK- und Elektrobetrieben. Warum vertrauliche Inhalte auf einem eigenen Server besser aufgehoben sind, steht auf der Seite KI auf eigenem Server.