Branchenlösung · Planungsbüros
KI für Ingenieur- und Architekturbüros: Projektwissen, Posteingang, E-Rechnung
Eure Büro- und AVA-Software bleibt. Wir machen eure Projektunterlagen durchsuchbar, ohne dass sie das Büro verlassen, halten Änderungswünsche fest und bereiten euch auf die E-Rechnung vor.
Planungsbüros sind meist klein, und die Arbeit hängt an wenigen Köpfen, die gleichzeitig planen, auf der Baustelle stehen und Mails beantworten. Honorar, Zeiterfassung und Ausschreibung laufen in Fachsoftware, die gut ist und bleiben soll. Liegen bleibt das, was dazwischen passiert: das Wissen in alten Protokollen und Baubeschreibungen, der Änderungswunsch in einer Nebenbemerkung, der Anruf, während alle unterwegs sind.
Typische Herausforderungen
Das Wissen steckt in alten Projekten
Wie wurde das Detail beim letzten Schulbau gelöst, was stand in der Baugrundbeurteilung, welche Vorbemerkung hat sich bewährt? Die Antwort liegt irgendwo in Protokollen, Baubeschreibungen und Leistungsverzeichnissen, und wer sie kennt, sitzt gerade auf der Baustelle.
Änderungswünsche kommen nebenbei
Für Architekten- und Ingenieurverträge gilt das Anordnungsrecht des Bauherrn nach § 650b BGB entsprechend (§ 650q BGB). Ein Änderungswunsch steckt aber oft in einer Mail über etwas anderes. Wer ihn nicht festhält, hat später Mühe, die Mehrvergütung zu begründen.
Vertrauliche Unterlagen und öffentliche KI
Pläne, Gutachten und Bauherrenunterlagen in einen öffentlichen Chatbot zu kopieren ist schnell gemacht. Ob der Bauherr damit einverstanden wäre und was der Anbieter mit den Daten macht, fragt dabei selten jemand.
Die E-Rechnung kommt auch ins Büro
Rechnungen an andere Unternehmen müssen elektronisch nach § 14 UStG ausgestellt werden. Die Übergangsfrist endet für Büros mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, für alle anderen ein Jahr später (§ 27 Abs. 38 UStG). Bundesbehörden verlangen schon heute XRechnungen.
Alle unterwegs, das Telefon klingelt
Wenn Projektleitung und Bauleitung auf der Baustelle oder im Termin sind, landen Anrufe von Bauherren, Firmen und Behörden auf dem Band oder bei der einen Person, die gerade im Büro sitzt.
Was wir neben eurer Büro- und AVA-Software bauen
Projektwissen auf eurem Server
Ein Sprachmodell auf einem Rechner in eurem Büro durchsucht Protokolle, Baubeschreibungen, Gutachten und frühere Leistungsverzeichnisse und antwortet mit Fundstelle, damit ihr nachlesen könnt. Die Projektunterlagen verlassen euer Büro nicht.
Posteingang und Änderungswünsche
Ein KI-Agent ordnet Mails von Bauherren, Firmen und Behörden den Projekten zu, erkennt Änderungswünsche und legt dafür einen Vorgang mit Datum und Wortlaut an. Er erinnert an das Angebot über die Mehr- oder Mindervergütung. Jede Aktion, die nach außen geht, gibt ein Mensch frei.
Telefon-KI fürs Büro
Nimmt Anrufe an, wenn niemand frei ist, sagt zu Beginn, dass eine KI spricht (Art. 50 Abs. 1 KI-VO), notiert das Anliegen zum richtigen Projekt und vereinbart einen Rückruf. Fachliche Auskünfte gibt sie nicht.
E-Rechnung ein- und ausgehend
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen von Fachplanern und Firmen werden lesbar gemacht und dem Projekt zugeordnet. Für den Ausgang gibt es das E-Rechnungs-Modul der Pilot Suite, wenn eure Bürosoftware selbst keine E-Rechnung erzeugt.
Schulung: KI-Kompetenz im Planungsbüro
Ein halber Tag für das Büroteam: was KI kann und was nicht, was nie in einen öffentlichen Chatbot gehört, wie man ein Ergebnis prüft und wie ihr KI-Visualisierungen gegenüber Bauherren kennzeichnet. Mit Teilnahmeliste als Nachweis nach Art. 4 KI-VO.
Branchenspezifisch: Führend bleiben eure Büromanagement-Software mit Zeiterfassung und HOAI-Honorar, eure AVA-Software und euer CAD. Bevor wir etwas anbinden, sehen wir nach, welche Schnittstellen es gibt und was euer Hersteller schon an KI mitliefert. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Honorarberechnung, Zeiterfassung und Abschlagsrechnungen. Dafür gibt es Büromanagement-Software für Planungsbüros, und wir bauen das nicht nach.
- —Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung und Kostenplanung. Leistungsverzeichnisse, Mengen und Kosten nach DIN 276 gehören in eure AVA-Software.
- —CAD, BIM und Statik. Wir zeichnen keine Pläne und rechnen keine Tragwerke. Sicherheitsrelevante Bemessung gehört nicht in ein Sprachmodell.
- —Rechtsberatung zu Honorar, Nachträgen oder Urheberrecht. Wir halten fest und ordnen, bewerten müssen das eure Kanzlei oder eure Kammer.
Häufige Fragen — Ingenieur- & Architekturbüros
Ersetzt ihr unsere Bürosoftware? +
Nein. Zeiterfassung, HOAI-Honorar, Abschlagsrechnungen, Ausschreibung und CAD bleiben in eurer Fachsoftware. Wir bauen daneben, was dort fehlt: durchsuchbares Projektwissen, einen Posteingang, der Änderungswünsche festhält, die Telefonannahme und, falls nötig, die E-Rechnung.
Ab wann müssen wir E-Rechnungen schreiben? +
Für Rechnungen an andere Unternehmen läuft die Übergangsfrist nach § 27 Abs. 38 UStG aus. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 braucht ihr die E-Rechnung, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle. Rechnungen an Bundesbehörden gehen schon heute als XRechnung. Privatkunden, also Bauherren als Verbraucher, sind von der Pflicht nicht betroffen.
Warum soll die KI auf unserem eigenen Server laufen? +
Weil Pläne, Gutachten und Bauherrenunterlagen vertraulich sind und ihr euren Bauherren erklären können solltet, wo sie verarbeitet werden. Ein Sprachmodell auf eurem Rechner braucht keinen Anbieter, der mitliest, und kein Konto, über das Unterlagen das Büro verlassen. Für eine Suche über Projektunterlagen reicht dafür ein einzelner, gut ausgestatteter Rechner.
Gilt die HOAI noch als Preisrecht? +
Nicht mehr verbindlich. Seit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs und der HOAI 2021 sind die Honorartafeln Orientierungswerte. Das Honorar richtet sich nach der Vereinbarung in Textform, und fehlt sie, gilt für Grundleistungen der Basishonorarsatz (§ 7 Abs. 1 HOAI). Für uns ist das wichtig, weil euer Honorar in eurer Bürosoftware bleibt und wir es nicht nachrechnen.
Ist KI im Planungsbüro Hochrisiko-KI? +
In aller Regel nicht. Projektwissen, Posteingang, Telefon und Rechnung fallen unter keine der Hochrisiko-Kategorien der KI-Verordnung. Vorsicht gilt, wenn KI Bewerbungen sichten oder filtern soll, das wäre Hochrisiko nach Anhang III Nr. 4. Das bauen wir nicht.
Wie fangen wir an? +
Meistens mit dem Projektwissen, weil sich dort am schnellsten zeigt, ob eine lokale KI im Alltag hilft. Wir nehmen ein abgeschlossenes Projekt, richten die Suche darauf ein und sehen nach ein paar Wochen gemeinsam, wie oft sie genutzt wurde und wo sie danebenlag.
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Planungsbüro: Wo geht bei euch die Zeit verloren?
In 30 Minuten klären wir, ob der Engpass im Posteingang, im Projektwissen, am Telefon oder bei der Rechnung liegt. Danach sagen wir, was wir an eure Software anbinden würden und was euer Hersteller schon anbietet.
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