Branchenlösung · Steuerberatung
KI und Automatisierung für Steuerberater und Steuerbüros
DATEV oder eure Kanzleisoftware bleibt. Wir übernehmen, was davor und daneben noch von Hand läuft: Belegeingang, Mandantenpost, Rückfragen, Fristen und Zeiten. Die KI dafür läuft auf einem Server, den ihr kontrolliert.
In einem Steuerbüro ist die Fachsoftware gesetzt, und das ist gut so. Zeit verliert ihr woanders: beim Sortieren von Belegen, die als Foto, PDF oder E-Rechnung kommen, beim Nachfragen nach fehlenden Unterlagen, beim Sichten der Post und bei Minuten am Telefon, die nie in der Zeiterfassung landen. Genau dort setzen wir an, mit KI-Assistenten, die eure Verschwiegenheitspflicht mitdenken, statt sie zu umgehen.
Typische Herausforderungen
Belege kommen, wie es dem Mandanten gerade passt
Handyfoto per E-Mail, PDF im Anhang, ein Ordner zum Quartalsende. Irgendwer im Büro sortiert, benennt um, ordnet dem Mandanten und dem Monat zu und schreibt hinterher, was noch fehlt. Das ist Arbeit, die niemand abrechnen kann.
Die E-Rechnung trifft eure Mandanten und euch selbst
Für Leistungen an inländische Unternehmen ist die E-Rechnung Pflicht, und annehmen muss sie der Empfänger ohne eigene Zustimmung (§ 14 Abs. 1 und 2 UStG). Papier und einfache PDF sind nur übergangsweise erlaubt: bis Ende 2026, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Das gilt auch für eure eigenen Honorarrechnungen an Unternehmer.
Fristen, die nicht im Kalender stehen
Die Sonderfristen aus der Coronazeit sind mit dem Steuerjahr 2024 ausgelaufen. Für beratene Fälle gilt wieder das Ende Februar des übernächsten Jahres (§ 149 Abs. 3 AO), und das Finanzamt darf einzelne Erklärungen mit vier Monaten Frist vorab anfordern, auch per Zufallsauswahl (§ 149 Abs. 4 AO). Solche Anforderungen müssen sofort im Fristenplan landen.
Das beSt will gelesen werden
Seit dem 1. Januar 2023 müssen Steuerberater das besondere elektronische Steuerberaterpostfach aktiv und passiv nutzen, Zustellungen darin zur Kenntnis nehmen (§ 86d Abs. 6 StBerG) und Schriftsätze an das Finanzgericht elektronisch einreichen. Die Nachrichten kommen damit an einer weiteren Stelle an, die täglich jemand im Blick haben muss.
KI ja, aber nicht auf Kosten der Verschwiegenheit
Ein KI-Anbieter ist rechtlich ein Dienstleister, dem ihr Mandantengeheimnisse zugänglich macht. Das erlaubt § 203 Abs. 3 StGB nur, soweit es erforderlich ist, und § 62a StBerG verlangt dafür einen Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Bei Dienstleistern im Ausland muss der Geheimnisschutz vergleichbar sein. Ein kostenloses Chatfenster im Browser erfüllt das nicht.
Minuten, die nie auf der Rechnung stehen
Das kurze Telefonat, die Rückfrage per E-Mail, die zweite Durchsicht eines Bescheids. Wo ihr nach Zeitgebühr abrechnet, zählt jede angefangene Viertelstunde, die StBVV erlaubt dafür 16,50 bis 41 Euro (§ 13 StBVV). Was nicht erfasst wird, verschenkt ihr.
Was wir neben DATEV und eurer Kanzleisoftware bauen
KI-Assistent auf eurem Server
Ein Sprachmodell, das in eurer Kanzlei oder auf einem Server läuft, den ihr kontrolliert. Es fasst Bescheide und Betriebsprüfungsberichte zusammen, entwirft Mandantenschreiben aus euren eigenen Vorlagen und findet Passagen in euren Unterlagen. Mandantendaten verlassen das Haus nicht und werden nicht zum Training eines fremden Modells genutzt. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Belegeingang-Agent
Belege aus Postfach, Upload und Scan werden dem Mandanten und dem Zeitraum zugeordnet, E-Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format lesbar gemacht und doppelte Belege markiert. Fehlt etwas, entsteht eine Rückfrage an den Mandanten. Gebucht wird weiterhin in eurer Fachsoftware.
Mandantenportal
Mandanten laden Belege hoch, beantworten Rückfragen und sehen, welche Unterlagen für den Jahresabschluss oder die Einkommensteuer noch fehlen. Das ersetzt den Austausch per unverschlüsselter E-Mail. Wenn eure Mandanten schon mit dem Portal eures Softwareanbieters arbeiten, bauen wir nur die Rückfragen und Erinnerungen daneben.
Posteingang und Fristenvorschlag
Schreiben vom Finanzamt, Bescheide und Anforderungen, ob gescannt, per E-Mail oder als Export aus eurer Kanzleisoftware, werden dem Mandanten zugeordnet. Der Agent schlägt Frist und zuständige Person vor, eingetragen und kontrolliert wird von eurem Team.
Fristen und Wiedervorlagen
Ein Fristenplan je Mandant mit Erinnerungen an die Mandanten, wenn Unterlagen ausstehen, und einer Eskalation im Team, wenn eine Frist näherrückt und noch nichts vorliegt.
Zeiterfassung und Honorar
Zeiten je Mandat, auch für Telefonate und E-Mails, als Grundlage für Zeitgebühr und Pauschalen. Die Berechnung mit den Angaben nach § 9 StBVV bereiten wir vor, und eure Honorarrechnungen an Unternehmer gehen als E-Rechnung raus.
Anbindung per n8n
Portal, Postfach, KI-Assistent und Zeiterfassung verbinden wir über n8n auf eurem eigenen Server mit der Software, die ihr habt. Welche Schnittstelle DATEV oder euer Anbieter für welchen Zweck freigibt, prüfen wir vorher und sagen es euch offen, wenn es keine gibt.
KI-Richtlinie und Schulung
Eine kurze Regel für euer Team, was in welches Werkzeug darf, und eine Schulung an euren eigenen Beispielen. Damit nicht jemand aus Zeitnot Mandantendaten in ein öffentliches Chatfenster kopiert.
Branchenspezifisch: Ausgangspunkt ist immer eure vorhandene Kanzleisoftware. Buchhaltung, Lohn, Erklärungen und die Übermittlung an die Finanzverwaltung bleiben dort. Wir bauen nur, was sie nicht abdeckt, und nichts doppelt.
Empfehlung
Paket „Plus + AI-Workspace (On-Prem)"
Operativer Durchlauf aus „Plus“ für Mandanten, Zeiten und Honorar, dazu der KI-Workspace als lokales Sprachmodell für vertrauliche Unterlagen.
Wofür wir nicht die Richtigen sind
- —Ersatz von DATEV oder eurer Kanzleisoftware. Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen und deren Übermittlung an das Finanzamt bleiben in der Fachsoftware, die dafür gebaut ist.
- —Eine KI, die steuerliche Entscheidungen trifft. Unsere Assistenten liefern Entwürfe, Zusammenfassungen und Vorschläge. Prüfen, entscheiden und unterschreiben bleibt eure Aufgabe, so wie es die eigenverantwortliche Berufsausübung nach § 57 StBerG verlangt.
- —Automatischer Versand aus dem beSt. Nachrichten aus dem beSt verschickt nach dem Verfahren der Bundessteuerberaterkammer der Berufsträger selbst mit seinem Online-Ausweis. Vorbereiten lässt sich viel, auslösen tut ihr.
- —Rechtsberatung. Was wir zu § 203 StGB, § 62a StBerG und E-Rechnung schreiben, ist Orientierung mit Quelle. Ob eine bestimmte Dienstleistung die Einwilligung eurer Mandanten braucht, klärt ihr mit eurer Kammer oder eurem Datenschutzbeauftragten.
Häufige Fragen — Steuerberatung
Dürfen wir als Steuerkanzlei überhaupt einen externen KI-Dienstleister einsetzen? +
Ja, unter Bedingungen. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt es, Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Dienstleistern zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. § 62a StBerG regelt die Einzelheiten: sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und eine Regel, ob und wie Unterauftragnehmer eingebunden werden. Diesen Vertrag schließen wir mit euch, zusätzlich zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Datenschutzrecht.
Warum on-premise, wenn es auch Cloud-Verträge gibt? +
Das Gesetz verbietet Cloud-KI nicht. Es macht sie aufwendiger: Bei einem Dienstleister im Ausland muss der Geheimnisschutz dem deutschen vergleichbar sein (§ 62a Abs. 4 StBerG), und dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten (§ 62a Abs. 5 StBerG). Läuft das Modell auf einem Server, den ihr kontrolliert, werden diese Fragen deutlich kleiner. Wo ein Cloud-Modell für eine Aufgabe besser passt, sagen wir das und nennen die Bedingungen.
Was ändert die E-Rechnung für uns und unsere Mandanten? +
Zwei Dinge. Eure Mandanten bekommen immer mehr Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD, die ein Mensch ohne passende Anzeige nicht lesen kann, und die müssen sauber in die Buchhaltung. Und ihr selbst müsst Honorarrechnungen an inländische Unternehmer spätestens ab 2027 als E-Rechnung stellen, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Der Belegeingang-Agent kümmert sich um das Erste, die Honorarabrechnung um das Zweite.
Dürfen Belege und Buchhaltungsdaten auf einem Server außerhalb Deutschlands liegen? +
Elektronische Bücher und Aufzeichnungen dürfen in Deutschland oder in einem anderen EU-Staat geführt werden. Für einen Staat außerhalb der EU braucht es eine Bewilligung des Finanzamts (§ 146 Abs. 2a und 2b AO). Außerdem müssen die Daten während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO), bei Buchungsbelegen acht Jahre, bei Büchern und Jahresabschlüssen zehn. Unsere Bausteine laufen deshalb bei euch im Haus oder auf Servern in der EU.
Ersetzt das DATEV oder unsere Kanzleisoftware? +
Nein. Buchführung, Lohn, Erklärungen und die Übermittlung an die Finanzverwaltung bleiben in eurer Fachsoftware. Wir bauen davor und daneben: Portal, Belegeingang, Posteingang, Fristen, Zeiten und den KI-Assistenten. Die Daten bleiben in eurem führenden System.
Wie fangen wir an? +
Mit einem Engpass, nicht mit einem Gesamtkonzept. Meist ist das der Belegeingang oder die Rückfragen an Mandanten. Wir sehen uns an, welche Schnittstellen eure Software bietet, bauen den ersten Baustein auf eurem Server und messen nach ein paar Wochen, wie viel Handarbeit wirklich weggefallen ist.
Passt dazu
Steuerbüro: Wo geht bei euch die Zeit verloren?
In 30 Minuten klären wir, ob euer Engpass im Belegeingang, bei den Rückfragen oder in der Post sitzt. Danach sagen wir euch, was wir an eure vorhandene Software anbinden würden und was ihr besser bei eurem Softwareanbieter bestellt.
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