Ist Microsoft Copilot DSGVO-konform?
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Ihre Kollegin kopiert eine Kundenmail in Copilot und lässt sich eine Antwort schreiben. Verstößt das gegen die DSGVO? Die ehrliche Antwort: Das hängt davon ab, welcher Copilot es war. Es gibt nicht den einen Copilot. Microsoft Copilot und Copilot Chat mit Arbeitskonto laufen unter den Produktbedingungen und dem Datenschutznachtrag von Microsoft. Der private Copilot mit persönlichem Konto läuft nach ganz anderen Regeln. Und Copilot Studio baut eigene Agenten, für die Sie selbst verantwortlich sind. Beim Arbeitskonto schreibt Microsoft: Eingaben, Antworten und die Daten aus Ihrem Microsoft-Konto werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet. Gespeichert werden sie trotzdem, für Audit und Suche in Purview. Die Chatverläufe Ihrer Beschäftigten sind also Daten, die Sie verwalten müssen. Für Kunden in der EU gilt die EU Data Boundary. Copilot steht seit dem ersten März zweitausendvierundzwanzig in den Zusagen zur Datenresidenz. Aber lesen Sie den Wortlaut genau: Der Verkehr aus der EU bleibt in der EU-Grenze. Eine Ausnahme sind die Modelle von Anthropic. Sie sind von der Grenze ausgenommen und in der EU zunächst abgeschaltet. Seit dem dritten April zweitausendsechsundzwanzig kann ein Admin sie als Standard einschalten. Wer das tut, verlässt für diese Anfragen bewusst die EU-Grenze. Bei Copilot Studio gilt die EU-Grenze nur, wenn Ihr Mandant eine Rechnungsadresse in der EU hat und alle Umgebungen in einer EU-Region liegen. Und es gibt eine Einstellung, mit der generative Funktionen bei knapper Kapazität aus anderen Regionen kommen. Die prüfen Sie, bevor ein Agent mit Kundendaten arbeitet. Der private Copilot gehört nicht ins Unternehmen. Microsoft nutzt dort Gespräche fürs Training, solange niemand widerspricht, und speichert sie standardmäßig achtzehn Monate. Kopiert jemand Kundendaten in den privaten Copilot, haben Sie ein Datenschutzproblem. Was sagen die Aufsichtsbehörden? Ein Gütesiegel für Copilot gibt es nicht. Die Datenschutzkonferenz hat zweitausendzweiundzwanzig festgestellt, dass der Nachweis für Microsoft dreihundertfünfundsechzig auf dem damaligen Vertragsstand nicht geführt werden konnte. Copilot nennt der Beschluss nicht. Aber er zeigt die Rechnung: Den Nachweis führen Sie, nicht Microsoft. Was Sie konkret tun: nur Arbeitskonten erlauben, den privaten Copilot sperren, Berechtigungen aufräumen, bevor Copilot alles findet, was jemand sehen darf, die Anthropic-Einstellung bewusst entscheiden und den Einsatz ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen. Bei sensiblen Daten kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung dazu. Die ganze Prüfliste mit allen Quellen bei Microsoft und der Datenschutzkonferenz finden Sie auf unserer Website, verlinkt in der Beschreibung. Das ist keine Rechtsberatung.
Die kurze Antwort
„Copilot“ ist bei Microsoft kein einzelnes Produkt, und deshalb gibt es auf die Frage keine einzelne Antwort. Wir trennen vier Dinge:
| Produkt | Konto | Eingaben für Training | Für Firmendaten geeignet? |
|---|---|---|---|
| Microsoft Copilot (bis vor Kurzem „Microsoft 365 Copilot“) | Arbeitskonto, Entra ID | nein, laut Microsoft | ja, nach eigener Prüfung |
| Copilot Chat | Arbeitskonto, Entra ID | nein, laut Microsoft | ja, nach eigener Prüfung |
| Copilot Studio (eigene Agenten) | Arbeitskonto | siehe Abschnitt unten | nur mit geprüfter Region, Modellauswahl und Quellen |
| Copilot für Privatnutzer | persönliches Microsoft-Konto | möglich, Widerspruch muss aktiv erfolgen | nein |
Die Angaben stammen aus Microsofts eigenen Unterlagen, abgerufen am 18. Oktober 2026. Das sind Zusagen des Anbieters, keine Prüfergebnisse einer Aufsichtsbehörde. Eine Datenschutzprüfung ersetzen sie nicht.
Den Vergleich mit ChatGPT, Gemini, Claude und anderen Werkzeugen zeigt unsere DSGVO-Ampel für KI-Werkzeuge.
Welcher Copilot ist gemeint?
Microsoft Copilot mit Arbeitskonto. Microsoft hat „Microsoft 365 Copilot“ in „Microsoft Copilot“ umbenannt und „Microsoft 365 Copilot Chat“ in „Microsoft Copilot Chat“. In vielen Lizenzen und Menüs steht noch der alte Name. Laut Microsoft ändert sich dadurch nichts an Sicherheit, Compliance und Datenschutz (Microsoft Learn, Datenschutz und Sicherheit).
Copilot Chat. Wer sich mit einem Entra-Konto anmeldet, bekommt den „Enterprise Data Protection“-Schutz (EDP). Das ist laut Microsofts FAQ ein Bündel aus Zusagen im Datenschutznachtrag (DPA) und in den Produktbedingungen. Dafür muss kein Administrator etwas einschalten (Microsoft Learn, Copilot-FAQ).
Copilot Studio. Damit bauen Sie eigene Agenten. Der Schutz hängt davon ab, welche Quellen, Modelle und Regionen Sie auswählen, dazu unten mehr.
Der private Copilot. Er läuft mit einem persönlichen Microsoft-Konto. Für ihn gelten die Datenschutzbestimmungen für Verbraucher, nicht der Vertrag Ihres Unternehmens.
Was Microsoft zu Training, Speicherung und Datenschutz sagt
Zum Training schreibt Microsoft: Eingaben, Antworten und über Microsoft Graph abgerufene Daten werden nicht zum Training der Basismodelle verwendet (Microsoft Learn). Für Copilot Chat sagt die FAQ dasselbe unter Enterprise Data Protection und ergänzt, die Daten stünden OpenAI nicht zur Verfügung und trainierten keine OpenAI-Modelle.
Zur Speicherung: Eingaben und Antworten werden protokolliert und aufbewahrt und stehen für Audit, eDiscovery und Microsoft Purview bereit. Welche Steuerungsmöglichkeiten Sie haben, hängt von Ihrer Lizenz ab (Copilot-FAQ). Für Sie heißt das: Die Chatverläufe Ihrer Beschäftigten sind Daten, die Sie verwalten, löschen und im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufführen müssen.
Zur Missbrauchsüberwachung schreibt Microsoft, sie sei bei Azure OpenAI verfügbar und umfasse eine menschliche Prüfung von Inhalten, die Copilot-Dienste hätten sich davon aber abgemeldet.
EU Data Boundary: was sie zusagt und was nicht
Für Kunden in der EU gilt laut Microsoft die EU Data Boundary. Microsoft Copilot ist ein Dienst dieser Grenze, und Copilot wurde am 1. März 2024 in die Zusagen zur Datenresidenz der Produktbedingungen aufgenommen. Dabei lohnt der genaue Wortlaut. Microsoft schreibt, Aufrufe an das Sprachmodell würden an das nächstgelegene Rechenzentrum der Region geleitet, könnten aber bei hoher Auslastung auch in andere Regionen gehen. Für EU-Nutzer gebe es zusätzliche Schutzmaßnahmen: Der EU-Verkehr bleibe in der EU Data Boundary, während weltweiter Verkehr zur Verarbeitung in die EU und andere Regionen gehen könne.
Zwei Ausnahmen sollten Sie kennen:
- Modelle von Anthropic. Sie sind laut Microsoft von der EU Data Boundary ausgenommen. Für Kunden in EU und EFTA sowie im Vereinigten Königreich sind sie standardmäßig deaktiviert. Seit dem 3. April 2026 gibt es im Microsoft-365-Admin-Center eine Einstellung, mit der Administratoren Anthropic als Standardmodell für Copilot in Microsoft-365-Apps wählen können. Wer das tut, entscheidet sich also bewusst gegen die EU-Grenze für diese Anfragen (Microsoft Learn, Anthropic-Modelle).
- Websuche. Wenn Copilot im Web sucht, erzeugt es aus der Eingabe eine Suchanfrage und sendet sie an den Bing-Suchdienst. Das ist ein eigener Verarbeitungsschritt, den Sie in Ihrer Dokumentation getrennt bewerten sollten.
Copilot Studio: eigene Agenten, eigene Verantwortung
Microsoft schreibt, Copilot Studio biete Konformität mit der EU Data Boundary. Die Bedingung: Der Mandant hat eine Rechnungsadresse in der EU oder EFTA, und alle Umgebungen liegen in einer Region innerhalb der EU Data Boundary. Zusätzlich kann Copilot Studio so eingestellt werden, dass es Funktionen der generativen KI aus anderen Regionen nutzt, auch wenn die Kapazität knapp ist (Microsoft Learn, Datenresidenz in Copilot Studio). Prüfen Sie diese Einstellung, bevor ein Agent mit Kundendaten arbeitet.
Dazu kommt, was der Agent anschließt. Wer Agenten einsetzt, soll laut Microsoft deren Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen prüfen, um zu klären, wie sie mit den Daten Ihrer Organisation umgehen. Administratoren können laut Microsoft auswählen, welche Agenten in der Organisation erlaubt sind.
Der private Copilot gehört nicht ins Unternehmen
Microsoft schreibt in der Datenschutz-FAQ für den privaten Copilot: Außer bei bestimmten Nutzergruppen oder bei Widerspruch nutzt Microsoft Daten aus Bing, MSN und Copilot für das KI-Training, einschließlich Sprach- und Textunterhaltungen. Ausgenommen sind unter anderem Nutzer mit Arbeitskonto, Nutzer ohne Anmeldung, Minderjährige und Nutzer, die dem Training widersprochen haben. Gespräche werden standardmäßig 18 Monate gespeichert (Microsoft Support, Datenschutz-FAQ). Das ist genau der Grund, warum Beschäftigte, die Kundendaten in den privaten Copilot kopieren, ein Datenschutzproblem erzeugen. Wie Sie solche Nutzung erkennen, beschreibt unsere Leistung Schatten-KI sichtbar machen.
Was die Aufsichtsbehörden sagen
Zu Copilot selbst haben wir keine eigene Stellungnahme der Datenschutzkonferenz (DSK) gefunden, auch nicht in den Beschlüssen und Orientierungshilfen auf deren Webseite (Stand 18.10.2026). Zwei Papiere sind trotzdem wichtig:
- Festlegung vom 24. November 2022 zu Microsoft-Onlinediensten. Die DSK stellte fest, dass der Nachweis, Microsoft 365 auf Grundlage des Datenschutznachtrags vom 15. September 2022 datenschutzrechtskonform zu betreiben, nicht geführt werden könne, solange Transparenz und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung für Microsofts eigene Zwecke nicht belegt seien (DSK-Festlegung). Der Beschluss bezieht sich auf einen älteren Vertragsstand und nennt Copilot nicht. Er zeigt aber, wie die Aufsicht rechnet: Der Verantwortliche muss die Konformität nachweisen können.
- Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024. Sie richtet sich an Verantwortliche, die KI-Anwendungen einsetzen, und fragt unter anderem nach Rechtsgrundlage, Transparenz, Datenschutz-Folgenabschätzung und betrieblichen Accounts (DSK-Orientierungshilfe).
Was Unternehmen konkret tun müssen
- Rechtsgrundlage und Zweck festlegen. Wofür genau setzen Sie Copilot ein, und auf welche Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO stützen Sie die Verarbeitung der Beschäftigtendaten und der Kundendaten?
- Berechtigungen aufräumen. Laut Microsoft zeigt Copilot nur Daten der Organisation, auf die der jeweilige Nutzer mindestens Leserechte hat. Zu weit gefasste Freigaben in SharePoint werden damit für alle sichtbar, die sie ohnehin hatten, und Copilot macht sie auffindbar. Das ist nach unserer Erfahrung in der Praxis meist das größere Risiko als der Vertrag.
- Konfiguration prüfen. Anthropic-Modelle, Websuche, Konnektoren, Aufbewahrung der Verläufe und Regionen von Copilot Studio gehören in ein Konfigurationsprotokoll.
- Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen. Ob eine nach Art. 35 DSGVO nötig ist, hängt vom Einsatz ab. Wie wir das angehen, steht in DSFA für KI-Systeme.
- Beschäftigte regeln und schulen. Eine Regel, welcher Copilot erlaubt ist und welche Daten nicht hinein dürfen, gehört in die KI-Richtlinie. Die DSK-Orientierungshilfe nennt ausdrücklich, Datenschutzbeauftragte und Beschäftigtenvertretung einzubinden.
- Dokumentieren. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzerklärung und der Stand der Microsoft-Unterlagen mit Datum. Halten Sie das Abrufdatum fest, denn die Unterlagen werden angepasst.
Häufige Fragen
Ist Microsoft 365 Copilot automatisch DSGVO-konform?
Nein. Microsoft sagt, der Dienst erfülle die Zusagen gegenüber kommerziellen Kunden einschließlich DSGVO und EU Data Boundary. Ob Ihr Einsatz konform ist, hängt von Ihrer Rechtsgrundlage, den Berechtigungen und der Konfiguration ab.
Trainiert Microsoft mit meinen Eingaben?
Mit Arbeitskonto laut Microsoft nicht. Beim privaten Copilot ist Training der Standard, solange Sie nicht widersprechen.
Bleiben meine Daten in der EU?
Für EU-Kunden gilt die EU Data Boundary, mit den oben genannten Ausnahmen für Anthropic-Modelle. Die Aussage von Microsoft zur Lastverteilung bei hoher Auslastung sollten Sie in Ihre Risikobewertung aufnehmen.
Wie unterscheidet sich das von ChatGPT?
Die Bausteine ähneln sich: Vertrag, Trainingsausschluss, Region. Die Unterschiede liegen in den Tarifen und im Speicherort. Das beschreibt unsere Schwesterseite ChatGPT und Claude DSGVO-konform nutzen. Einen Anbietervergleich finden Sie in DSGVO-konforme LLMs.
Stand: 18. Oktober 2026. Quellen: Microsoft Learn und Microsoft Support (abgerufen 18.10.2026), Datenschutzkonferenz (Festlegung 24.11.2022, Orientierungshilfe 06.05.2024). Das ist keine Rechtsberatung. Für Ihren Einsatz empfehlen wir die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
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