Dienstplan im Hotel und in der Pension mit KI schreiben: was der Plan abbilden muss und was das Gesetz verlangt

In einem kleinen Hotel entsteht der Dienstplan oft am Sonntagabend. Die Inhaberin sitzt mit dem Belegungsplan aus dem Hotelprogramm, einer Liste mit Urlaubswünschen und einem Zettel voller Nachrichten vom Team am Küchentisch. Wer kann Dienstag früh? Wer hat am Wochenende schon zweimal gearbeitet? Reicht die Zeit zwischen Spätdienst und Frühstück?

Genau bei solchen Fragen kann KI helfen. Sie kann einen Entwurf vorschlagen und prüfen, ob er gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt. Die Entscheidung kann sie nicht abnehmen, und nicht jede Angabe gehört in ein Chat-Werkzeug. Auf unserer Seite für Hotels und Pensionen steht der Dienstplan nach Belegung als ein Baustein unter mehreren. Hier geht es nur um ihn: was er abbilden muss, welche Regeln gelten und wie Sie einen Entwurf von einer KI prüfen lassen, ohne Namen preiszugeben.

Was ein Hotel-Dienstplan abbilden muss

Ein Hotel schließt nicht am Wochenende. Der Plan deckt deshalb sieben Tage ab, und in jedem Bereich hängt der Bedarf an etwas anderem.

Rezeption. Hier wird nach Öffnungszeiten geplant, meist in Früh- und Spätdienst. Häuser mit durchgehend besetzter Rezeption brauchen einen Nachtdienst. Kleinere Pensionen lösen die Nacht oft mit Schlüsseltresor und Notfallnummer. Wer nachts erreichbar sein muss, gehört dann ebenfalls in den Plan.

Housekeeping. Der Bedarf folgt der Belegung. Ein Abreisezimmer macht mehr Arbeit als ein Bleibezimmer, und Anreisen bestimmen, bis wann welche Zimmer fertig sein müssen. Die Zahlen dafür stehen im Hotelprogramm, nur selten landen sie automatisch im Dienstplan.

Küche und Service. Frühstück beginnt früh und hat einen festen Zeitraum. Hat das Haus ein Restaurant, kommen Mittag, Abend und Veranstaltungen dazu. Für Betriebe mit eigenem Restaurant lohnt ein Blick auf unsere Seite zur Gastronomie.

Teilzeit und Minijob. Viele Häuser arbeiten mit Teilzeitkräften und Aushilfen. Im Plan zählt für sie die vereinbarte Stundenzahl. Bei Arbeit auf Abruf gilt außerdem eine Frist: Beschäftigte müssen nur arbeiten, wenn ihnen die Lage der Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitgeteilt wird (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Wer Aushilfen am Freitag für Samstag anruft, kann sich auf deren Pflicht dazu nicht berufen.

Was das Arbeitszeitgesetz verlangt

Das Arbeitszeitgesetz gilt für alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, auch in Teilzeit und im Minijob. Für die Inhaberin oder den Inhaber selbst gilt es nicht. Die folgenden Regeln sind die, an denen Hotel-Dienstpläne am häufigsten scheitern.

Tägliche Höchstarbeitszeit (§ 3). Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie darf auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Über zehn Stunden geht es nur mit Tarifvertrag (§ 7) oder in echten Notfällen (§ 14).

Pausen (§ 4). Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Die Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden und müssen im Voraus feststehen. Länger als sechs Stunden am Stück darf niemand ohne Pause arbeiten.

Ruhezeit (§ 5). Nach Ende der täglichen Arbeitszeit müssen mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhe folgen. Für Hotels gibt es eine Ausnahme: In „Gaststätten und anderen Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung“ darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden (§ 5 Abs. 2). Jede Verkürzung muss innerhalb eines Kalendermonats oder innerhalb von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen werden. Zehn Stunden sind also die Untergrenze, und auch die nur mit Ausgleich.

Das ist die Regel, an der die typische Kombination aus Spätdienst und Frühstück scheitert. Wer bis 22 Uhr an der Rezeption steht, darf frühestens um 9 Uhr wieder anfangen, mit der Ausnahme frühestens um 8 Uhr.

Nachtarbeit (§ 6). Nachtzeit ist nach § 2 die Zeit von 23 bis 6 Uhr, Nachtarbeit jede Arbeit, die mehr als zwei Stunden davon umfasst. Wer regelmäßig in Wechselschicht nachts arbeitet oder an mindestens 48 Tagen im Jahr, ist Nachtarbeitnehmer. Für diese Beschäftigten bleibt es bei acht Stunden werktäglich, die Verlängerung auf zehn Stunden muss schon innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen ausgeglichen sein. Gibt es keinen Tarifvertrag mit eigener Regelung, stehen ihnen für die Nachtstunden bezahlte freie Tage oder ein angemessener Zuschlag zu (§ 6 Abs. 5). Außerdem haben sie unter bestimmten Bedingungen Anspruch auf einen Tagesarbeitsplatz, etwa wenn ein Kind unter zwölf Jahren im Haushalt lebt und sonst niemand es betreuen kann (§ 6 Abs. 4).

Sonn- und Feiertage (§§ 9 bis 11). Grundsätzlich ist Sonntagsarbeit verboten. Für „Gaststätten und andere Einrichtungen zur Bewirtung und Beherbergung“ ist sie erlaubt, sofern die Arbeiten nicht an Werktagen vorgenommen werden können (§ 10 Abs. 1 Nr. 4). Dafür verlangt § 11 Ausgleich. Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben. Wer an einem Sonntag arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen, bei einem Feiertag an einem Werktag innerhalb von acht Wochen.

Abweichungen per Tarifvertrag (§ 7). Ein Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung auf seiner Grundlage kann manches anders regeln, etwa die Ruhezeit um bis zu zwei Stunden kürzen, wenn die Art der Arbeit es erfordert und ein Ausgleich festgelegt ist. Ob in Ihrem Haus ein Tarifvertrag gilt und was darin steht, gehört in jede Planungsregel. Wir gehen hier vom Gesetz aus.

Mehrere Arbeitgeber (§ 2 Abs. 1). Arbeitszeiten bei mehreren Arbeitgebern werden zusammengerechnet. Hat die Aushilfe am Wochenende unter der Woche eine Vollzeitstelle, zählt die mit. Das steht in keinem Hotelprogramm. Sie müssen es erfragen.

Aufzeichnen müssen Sie alles

§ 16 Abs. 2 ArbZG verlangt dem Wortlaut nach nur, die Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich aufzuzeichnen und die Nachweise zwei Jahre aufzubewahren. Das reicht nicht mehr. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen.

Wie das geschehen soll, regelt bisher kein Gesetz. Das Bundesarbeitsministerium schreibt in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung, dass derzeit keine Formvorschrift besteht und die Aufzeichnung auch handschriftlich erfolgen kann. Das Arbeitszeitgesetz wurde laut gesetze-im-internet.de zuletzt im Oktober 2024 geändert, die hier genannten Paragrafen gelten in dieser Fassung. Warten, bis das Gesetz an die Rechtsprechung angepasst ist, darf man nach Auskunft des Ministeriums nicht: Die Pflicht zur Erfassung gilt schon heute.

Für den Dienstplan heißt das: Der Plan ist das Soll, die Zeiterfassung das Ist. Ein gutes Werkzeug vergleicht beides, denn Verstöße entstehen oft erst, wenn jemand länger bleibt, weil die Abreise sich verzögert.

Wenn es einen Betriebsrat gibt

Die meisten Pensionen haben keinen Betriebsrat, größere Hotels oft schon. Dann bestimmt er bei zwei Punkten mit, die den Dienstplan direkt betreffen.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG geht es um „Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen sowie Verteilung der Arbeitszeit auf die einzelnen Wochentage“. Das ist der Dienstplan selbst. Nr. 5 kommt beim Urlaubsplan dazu.

Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er mit bei der „Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen“. Das Bundesarbeitsministerium schreibt, dass darunter grundsätzlich auch ein elektronisches Zeiterfassungssystem fallen kann. Ein KI-Werkzeug, das Arbeitszeiten, Tausch und Abwesenheiten speichert und auswertet, gehört in dieselbe Kategorie.

In einem Betrieb mit Betriebsrat braucht ein KI-Dienstplanwerkzeug deshalb eine Betriebsvereinbarung, bevor es läuft. Hineinschreiben sollte man, welche Daten das Werkzeug bekommt, wer die Auswertungen sieht und dass es nicht zur Leistungsbewertung genutzt wird.

Was KI beim Dienstplan kann

Realistisch sind drei Aufgaben, und alle drei laufen auf einen Vorschlag hinaus, den ein Mensch annimmt oder verwirft.

Die erste ist ein Entwurf. Aus der Belegung der Woche, den Verfügbarkeiten und den Wünschen des Teams erstellt die KI einen Plan, der die Schichten besetzt. Das spart vor allem die erste Stunde am Sonntagabend.

Die zweite ist die Regelprüfung. Die KI geht jeden Übergang zwischen zwei Schichten durch, rechnet Ruhezeiten, Pausen und Tagesstunden nach und meldet, was nicht passt. Hier liegt der größte Nutzen, weil Menschen beim zehnten Übergang müde werden. Sprachmodelle verrechnen sich bei Uhrzeiten allerdings gelegentlich. Lassen Sie sich die Rechnung zu jedem Fund zeigen und prüfen Sie die gemeldeten Verstöße nach.

Die dritte ist die Bewertung von Tauschwünschen. Will jemand Donnerstag gegen Samstag tauschen, prüft die KI, ob danach noch alle Regeln eingehalten sind und die Schicht besetzt bleibt.

Was sie nicht sieht, muss jemand ergänzen. Dazu gehören der Hauptjob einer Aushilfe, die Zahl der freien Sonntage seit Jahresbeginn und der Ausgleich für verkürzte Ruhezeiten aus dem Vormonat. Ein Wochenplan allein enthält diese Angaben nicht.

Was KI nicht darf

Die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber. Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet ihn, nicht das Werkzeug. Ein Plan, den eine KI vorgeschlagen hat und der gegen § 5 verstößt, ist ein Verstoß des Betriebs. Dazu kommt Art. 22 DSGVO: Beschäftigte haben das Recht, keiner Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Den fertigen Plan gibt deshalb ein Mensch frei.

Beschäftigtendaten sind personenbezogene Daten. § 26 Abs. 1 BDSG erlaubt die Verarbeitung, wenn sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Auf diese Vorschrift allein sollte man sich aber nicht stützen. Der Europäische Gerichtshof hat am 30. März 2023 (C-34/21) entschieden, dass eine nationale Regel nur dann eine „spezifischere Vorschrift“ für den Beschäftigtendatenschutz nach Art. 88 DSGVO ist, wenn sie die Vorgaben von Art. 88 Abs. 2 erfüllt. Sonst bleibt sie unangewendet, es sei denn, sie ist eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 3 DSGVO. Das Urteil betraf eine hessische Vorschrift, die wie § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG auf die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis abstellt. Solche Regeln scheinen nach Ansicht des Gerichtshofs nur die Bedingung zu wiederholen, die Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO ohnehin aufstellt (Rn. 81). Über § 26 BDSG selbst hat er nicht entschieden, dem Wortlaut nach gilt die Vorschrift weiter. Wer sauber planen will, stützt den Dienstplan auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, also den Arbeitsvertrag, und für die Zeiterfassung auf Buchst. c, die rechtliche Pflicht.

Für Gesundheitsdaten gelten strengere Regeln (Art. 9 DSGVO). Dass jemand krank ist, gehört nicht in ein Chat-Werkzeug. Für den Plan genügt „nicht verfügbar“. Auch Kürzel statt Namen machen aus Beschäftigtendaten keine anonymen Daten, im Betrieb weiß jeder, wer MA3 ist. Nutzen Sie deshalb ein Firmenkonto mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung und Ihre interne Richtlinie zur KI-Nutzung. Wer Beschäftigtendaten gar nicht nach außen geben will, kann ein Sprachmodell auf eigenem Server betreiben.

Der AI Act. Anhang III Nr. 4 Buchst. b der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 stuft KI-Systeme als hochriskant ein, die bestimmungsgemäß „für Entscheidungen, die die Bedingungen von Arbeitsverhältnissen […] beeinflussen, für die Zuweisung von Aufgaben aufgrund des individuellen Verhaltens oder persönlicher Merkmale oder Eigenschaften“ verwendet werden sollen. Ein Werkzeug, das Schichten nach Verhalten oder Eigenschaften der Beschäftigten verteilt, kann darunter fallen. Art. 6 Abs. 3 nimmt Systeme aus, die etwa nur eine eng gefasste Verfahrensaufgabe oder eine vorbereitende Aufgabe erledigen und das Ergebnis nicht wesentlich beeinflussen. Ein System, das Profiling betreibt, bleibt immer hochriskant. Hält ein Anbieter sein System für nicht hochriskant, muss er diese Bewertung dokumentieren (Art. 6 Abs. 4).

Ursprünglich sollten diese Pflichten ab dem 2. August 2026 gelten. Die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026, hat den Geltungsbeginn für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III auf den 2. Dezember 2027 verschoben. Ab dann muss ein Hotel, das ein solches System als Arbeitgeber einsetzt, unter anderem die Arbeitnehmervertreter und die betroffenen Beschäftigten vorher informieren (Art. 26 Abs. 7). Was der Omnibus sonst geändert hat, steht in unserem Beitrag Was vom AI Act jetzt wirklich gilt. Fragen Sie den Anbieter eines Dienstplanwerkzeugs schon jetzt, wie er sein Produkt einstuft.

Ein Beispiel: die Pension mit zwölf Zimmern

Alle Zahlen in diesem Abschnitt sind Annahmen für das Beispiel, keine Werte aus einem echten Betrieb.

Angenommen, eine Pension hat zwölf Zimmer, Frühstück von 7 bis 10 Uhr und eine Rezeption von 7 bis 21 Uhr. Nachts gibt es keinen Dienst, die Inhaberin ist über eine Notfallnummer erreichbar. Neben ihr arbeiten fünf Beschäftigte:

Kürzel	Bereich	Vertrag (angenommen)
MA1	Rezeption	Vollzeit, 40 Stunden
MA2	Rezeption	Teilzeit, 25 Stunden
MA3	Housekeeping und Frühstück	Vollzeit, 40 Stunden
MA4	Housekeeping	Minijob
MA5	Frühstück am Wochenende	Minijob, daneben Vollzeit bei einem anderen Arbeitgeber

Im ersten Entwurf der Woche stehen unter anderem diese Schichten:

Tag	Kürzel	Schicht
Dienstag	MA2	14:00 bis 21:30
Mittwoch	MA2	06:30 bis 13:00
Donnerstag	MA1	06:30 bis 17:30, 45 Minuten Pause
Samstag	MA5	06:30 bis 11:00
Sonntag	MA5	06:30 bis 11:00

Zwei Verstöße stecken schon in diesen fünf Zeilen. Zwischen Dienstag 21:30 und Mittwoch 06:30 liegen neun Stunden Ruhe. Das ist auch mit der Ausnahme für Beherbergungsbetriebe zu wenig, die Untergrenze liegt bei zehn. Am Donnerstag kommt MA1 auf 11 Stunden Anwesenheit, abzüglich Pause auf 10 Stunden und 15 Minuten, also über der Grenze von zehn Stunden.

Bei MA5 lässt sich aus diesem Plan nichts sagen. Die Stunden beim anderen Arbeitgeber zählen mit, die Woche dort ist unbekannt. Für die Sonntagsschicht braucht MA5 einen Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen. Ob es ihn gibt, hängt auch am Hauptjob. Das muss die Inhaberin klären, ein Chat-Werkzeug kann es nicht.

Der Prompt zum Prüfen

Mit diesem Text lässt sich ein Entwurf in einem Chat-Werkzeug prüfen. Er enthält nur Kürzel, Bereiche, Vertragsstunden und Schichten. Namen, Krankheitsgründe und andere persönliche Angaben gehören nicht hinein.

Du prüfst einen Dienstplan für einen Beherbergungsbetrieb in Deutschland
gegen das Arbeitszeitgesetz. Es gilt kein Tarifvertrag.

Regeln:
- Höchstens 10 Stunden Arbeitszeit pro Tag ohne Pausen (§ 3 ArbZG).
  Melde jeden Tag über 8 Stunden als Hinweis, weil er ausgeglichen
  werden muss.
- Pausen: mehr als 6 bis 9 Stunden mindestens 30 Minuten,
  mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten, nie länger als
  6 Stunden ohne Pause (§ 4).
- Ruhezeit zwischen zwei Schichten mindestens 11 Stunden.
  10 bis unter 11 Stunden: als "verkürzt, Ausgleich nötig" markieren.
  Unter 10 Stunden: Verstoß (§ 5 Abs. 1 und 2).
- Nachtzeit 23 bis 6 Uhr. Mehr als 2 Stunden darin: Nachtarbeit markieren.
- Jede Sonntagsschicht: Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen nötig (§ 11 Abs. 3).

Vorgehen:
1. Gehe jede Person einzeln durch und jeden Übergang zwischen zwei Schichten.
2. Zeige für jeden Fund die Rechnung mit Uhrzeiten.
3. Schreibe am Ende auf, welche Angaben dir fehlen, um sicher zu urteilen.
4. Schlage für jeden Verstoß eine Änderung vor, die die Besetzung hält.
   Ändere nichts an Vertragsstunden.

Personal (Kürzel, Bereich, Wochenstunden laut Vertrag):
MA1 Rezeption 40 | MA2 Rezeption 25 | MA3 Housekeeping/Frühstück 40
MA4 Housekeeping Minijob | MA5 Frühstück Minijob, hat Hauptjob woanders

Belegung (Annahme): Mo 8 Zimmer, Di 10, Mi 12, Do 12, Fr 11, Sa 12, So 6
Abreisen: Mo 3, Di 2, Mi 4, Do 1, Fr 5, Sa 3, So 8

Plan Montag bis Sonntag:
[Hier den Plan als Tabelle einfügen: Tag | Kürzel | Beginn | Ende | Pause]

Die Antwort ist eine Liste von Funden, keine Freigabe. Bei MA5 sollte das Werkzeug von sich aus melden, dass die Stunden beim anderen Arbeitgeber fehlen. Tut es das nicht, ist das ein Zeichen, die übrigen Funde besonders genau nachzurechnen.

Unsere Einschätzung

Für eine Pension mit fünf Beschäftigten reicht oft ein sauber gebauter Plan in einer Tabelle und eine KI-Prüfung mit dem Prompt oben. Das kostet wenig und fängt die Fehler, die am häufigsten passieren, vor allem bei der Ruhezeit zwischen Spät- und Frühdienst.

Ein eigenes Werkzeug lohnt sich, wenn die Belegung automatisch aus dem Hotelprogramm kommen soll, wenn mehrere Bereiche geplant werden oder wenn der Plan mit der Zeiterfassung abgeglichen werden soll. Dann gehören die Fragen nach Betriebsvereinbarung, Datenschutz und Einstufung nach dem AI Act vor die Einführung, nicht danach. Wie wir einen Plan nach Belegung für Hotels bauen, beschreiben wir auf der Seite Hotels und Pensionen.

Quellen

• Arbeitszeitgesetz: §§ 2 bis 7, 9 bis 11, 16 (Stand laut gesetze-im-internet.de: zuletzt geändert durch Art. 52 G v. 23.10.2024)
• Teilzeit- und Befristungsgesetz: § 12
• Betriebsverfassungsgesetz: § 87
• Bundesdatenschutzgesetz: § 26
• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21 (Leitsatz 1)
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: FAQs Arbeitszeiterfassung, Stand 08.10.2025
• EuGH, Urteil vom 30.03.2023, C-34/21 (Tenor, Rn. 17 und 81)
• Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679: Art. 6, 9, 22, 88
• KI-Verordnung (EU) 2024/1689: Art. 6, Art. 26 Abs. 7, Anhang III Nr. 4
• Digital-Omnibus-Verordnung zur KI (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, ABl. L vom 24.07.2026: Art. 1 Nr. 40 zu Art. 113 Abs. 3 Buchst. c