Question 1

Was ist ein KI-ERP?

Accepted Answer

Ein ERP, in dem die KI im System sitzt statt daneben. Der Unterschied ist nicht der Chatbot in der Ecke, sondern wo die Arbeit passiert: Ein klassisches ERP mit KI-Modul schlägt etwas vor, ein Mensch tippt es ab. In einem KI-ERP liest ein Agent den Auftrag, legt die Position an, prüft den Lagerbestand und schreibt zurück — im selben Datenmodell, mit denselben Rechten wie ein Mitarbeiter, und mit einem Protokoll darüber, wer was warum getan hat. Ohne dieses Protokoll ist es kein KI-ERP, sondern ein Haftungsrisiko.

Question 2

Was unterscheidet ein intelligentes ERP von einem klassischen ERP mit KI-Modul?

Accepted Answer

Die Reihenfolge, in der es gebaut wurde. Wird KI nachträglich an ein gewachsenes ERP geschraubt, bleibt sie eine Insel: eigener Datenbestand, eigene Rechte, eigene Oberfläche — und alles, was sie produziert, muss ein Mensch wieder ins System übertragen. Genau dort verschwindet die Zeitersparnis. Ein intelligentes ERP hat von Anfang an eine Schnittstelle, über die Agenten dieselben Objekte anfassen wie die Menschen, und eine Governance-Schicht, die entscheidet, was ein Agent allein darf und was ihm jemand freigeben muss.

Question 3

Können KI-Agenten direkt im ERP arbeiten?

Accepted Answer

Ja — und genau daran entscheidet sich, ob es sich lohnt. In Pilot laufen Agenten mit einem eigenen Konto und einer eigenen Rolle: Sie sehen nur, was diese Rolle sehen darf, und dürfen nur, was sie darf. Jede Aktion wird protokolliert, kritische Schritte lassen sich auf Freigabe stellen (Shadow-Modus: der Agent schlägt vor, ein Mensch bestätigt). Was ein Agent nicht darf, ist unbemerkt handeln. Das ist keine Bremse, sondern die Bedingung dafür, dass man ihn überhaupt an echte Daten lässt.

Question 4

Welche ERP-Software hat KI eingebaut?

Accepted Answer

Die großen Anbieter bauen KI nach — SAP, Microsoft und Odoo haben inzwischen Assistenten. Der Haken ist meist derselbe: Die KI läuft in der Cloud des Anbieters, oft außerhalb der EU, und die Frage, welche Daten dabei wohin fließen, beantwortet niemand gern schriftlich. Pilot geht den umgekehrten Weg: Die ERP-Basis ist Open Source (Odoo), sie läuft auf einer dedizierten Datenbank in Frankfurt, und welches Modell die Agenten benutzen, entscheidet ihr — bis hin zu einem Modell auf eurer eigenen Hardware. Wer DSGVO ernst meint, braucht diese Wahl.

Question 5

Wann lohnt Pilot Suite — und wann nicht?

Accepted Answer

Pilot Suite lohnt sich, wenn euer ERP entweder keine moderne API hat (typisch bei AS/400-Relikten, Branchen-Software ohne Roadmap, Eigenentwicklungen aus den 2010ern) oder ihr seit Jahren mit Excel-Workarounds um das ERP herumarbeitet. Wenn ihr ein modernes ERP habt (Microsoft Business Central, SAP S/4HANA, aktuelles Sage, aktuelles DATEV-Mittelstand-Komplett) — dann ist eine Anbindung über unseren AI Operations Stack die richtige Wahl, nicht ein ERP-Austausch.

Question 6

Auf welcher Technologie basiert Pilot Suite?

Accepted Answer

Pilot Suite ist ein offenes Open-Source-ERP als Basis, ergänzt um Krynex-Module für KI-Workflows, deutsche Compliance-Module (DSGVO, GoBD, AVV-Templates), Branchen-Konfigurationen und unseren n8n-Connector. Wir bauen den Stack pro Kunde aus — keine Multi-Tenant-Schubladen, sondern eine eigene Instanz mit eigener Datenbank pro Unternehmen.

Question 7

Was bedeutet 'kein Vendor-Lock-in' konkret?

Accepted Answer

Wenn ihr Krynex Labs irgendwann verlassen wollt, bekommt ihr drei Dinge: euren kompletten PostgreSQL-Datenbankexport, alle Konfigurations-Dateien und eine Dokumentation der angepassten Module. Damit kann ein externer Dienstleister das System bei sich aufsetzen und weiterbetreiben — oder ihr migriert zu einem anderen ERP-Anbieter. Wir haben kein Interesse, euch über Lock-in zu halten — wir wollen euch über gute Leistung halten.

Question 8

Wie läuft die Migration aus dem Altsystem ab?

Accepted Answer

Drei Phasen. (1) Discovery: 2–3 Tage Analyse eures Datenbestands, der genutzten Module, der manuellen Excel-Workarounds. (2) Migration: wir bauen die Pilot-Suite-Instanz parallel auf, migrieren historische Daten in Stufen, bauen die wichtigsten Workflows nach. Parallel-Betrieb 2–4 Wochen, damit nichts verloren geht. (3) Cutover: Stichtag-Wechsel mit Rollback-Plan. Migrations-Aufwand 4.900–14.900 € je nach Datenmenge und Komplexität.

Question 9

Welche Branchen-Module gibt es?

Accepted Answer

Aktuell ausgereift: Handwerk (Aufmaß, Materialwirtschaft, Wartungs-Reminder), Heilberufe (Patienten-Verwaltung mit DSGVO-Zugriffslogs, Termin-Logik), Sicherheitstechnik (Anlagen-Stammdaten, Notdienst-Eskalation, Wartungs-Zyklen), Anwaltskanzleien (Akten-Verwaltung, Fristenkontrolle, Mandatsannahme-Flow), Großhandel/B2B-Vertrieb (Preislogik, Kundenkonten, ERP-Lookup), Hausverwaltung (Objekte, Mieter, Ticket-Routing). Weitere Branchen auf Anfrage — wir bauen ein Branchen-Modul typischerweise in 3–5 Wochen.

Question 10

Was unterscheidet Pilot Suite von einer SaaS-ERP-Lösung wie Lexware Office oder Sevdesk?

Accepted Answer

SaaS-Office-Tools sind großartig für Selbstständige und Kleinst-Unternehmen mit 1–5 Personen. Sie haben aber feste Datenmodelle, begrenzte Anpassbarkeit und keine echte ERP-Tiefe (kein Werkstatt-Modul, keine Notdienst-Logik, kein Wartungszyklus-Tracking). Pilot Suite ist eine Vollanwendung für 10–80 Personen, die mehr brauchen als Rechnung + Buchhaltung — nämlich Auftrags-, Material-, Personal-, Service-Steuerung mit branchen-spezifischer Tiefe.

Question 11

Gibt es eine Demo-Instanz?

Accepted Answer

Ja — wir spielen euch in einem 60-Minuten-Discovery-Call eine live Demo-Instanz mit Beispieldaten eurer Branche vor. Termin direkt buchen oder über die Kontakt-Seite anfragen. Bei ernsthaftem Interesse bauen wir auf Wunsch einen Sandbox-Tenant für 4 Wochen, in dem ihr selbst klickt — kostenfrei, ohne Verpflichtung.

Question 12

Wie hoch sind die laufenden Kosten?

Accepted Answer

Monats-Pauschale Tier L 1.290–1.990 € (je nach Modul-Tiefe und Branchen-Konfiguration), plus 29 € IONOS für die Voice-Schicht. Enthalten: Hosting, Backup, Updates, Security-Patches, 20–25 h Service-Kontingent pro Monat, 24/7-Monitoring, Telefon-Support mit Rufbereitschaft. Setup einmalig 14.900–24.900 €, Migration je nach Aufwand separat. Im Mietmodell 12–60 Monate auch komplett als monatliche Pauschale bündelbar.

Question 13

EU AI Act und DSGVO — was ist konkret abgedeckt?

Accepted Answer

Pilot Suite kommt mit AVV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Audit-Trail aller relevanten Aktionen, dokumentierter Modell-Nutzung (relevant für EU AI Act, der ab August 2026 die Transparenz-Pflicht erweitert), DSGVO-konformer Einwilligungs-Verwaltung und Lösch-Routinen nach Art. 17. Bei Hochrisiko-Anwendungen (Bewerber-Auswahl, Kredit-Bewertung) liefern wir die Risikodokumentation im Rahmen eines [Premium-Audits](/services/ki-audit) mit.

Dein ganzer Betrieb.
In einem System, das lebt.

Ein ERP aus den 90ern kostet dich jeden Tag.

Excel als Auftragsbuch

„Das System hat keine API"

Support läuft 2027 aus

Jedes Modul greift ins nächste.

Nicht generisch. Für deine Branche konfiguriert.

Drei Schichten: ERP-Kern, KI-Module, Connector.

Open-Source ERP-Kern

KI-Workflows + Branchen-Logik

Voice + Drittsysteme

Vom Altsystem rüber — in drei Phasen, mit Parallel-Betrieb.

Wenn ihr gehen wollt, könnt ihr gehen — mit allem.

Und die Kontroll-Ebene für die Agenten darin.

Live-Demo mit Beispieldaten eurer Branche.