# KI für Physiotherapie, Ergotherapie und Logopädie: Telefon, Termine, Dienstplan > Ergänzung zur Praxissoftware für Heilmittelpraxen: Telefon-KI für die Anmeldung, Terminerinnerung mit Nachrückliste, Dienstplan und Zeiten, Berichte per Sprache auf eigenem Server. Mit E-Verordnung 2027 und TI-Frist im Blick. Quelle: https://www.krynexlabs.de/branchen/physiotherapie/ Anbieter: Krynex Labs UG (haftungsbeschränkt) i. G., Chemnitz · https://www.krynexlabs.de --- Branchenlösung · Heilmittelpraxen # KI und Automatisierung für Physio-, Ergo- und Logopädiepraxen Eure Praxissoftware bleibt. Wir kümmern uns um das Telefon während der Behandlung, um Terminerinnerungen, den Dienstplan und die Berichte, damit euer Team behandeln kann statt abzuheben. Physiotherapie-, Ergotherapie- und Logopädiepraxen rechnen mit den Krankenkassen über ihre Praxis- und Abrechnungssoftware ab, oft über ein Rechenzentrum, und hängen darüber auch an der Telematikinfrastruktur. Das bleibt so. Wir ergänzen dort, wo heute noch Handarbeit liegt: am Telefon, bei ausgefallenen Terminen, im Dienstplan und beim Schreiben. Für Arztpraxen gibt es eine eigene Seite. ## Typische Herausforderungen ### Das Telefon klingelt, während ihr behandelt Wer allein oder im kleinen Team arbeitet, kann mitten in der Behandlung nicht abheben. Anrufer landen auf dem Band, und manche versuchen es danach lieber bei der nächsten Praxis. ### Ausgefallene Termine in der Serie Eine Verordnung bedeutet meist eine ganze Reihe von Terminen. Kommt jemand ohne Absage nicht, bleibt die Behandlungszeit leer, und so kurzfristig erreicht man selten jemanden, der nachrücken könnte. ### Die E-Verordnung kommt 2027 Ab dem 1. Januar 2027 müssen Ärztinnen und Ärzte Heilmittel elektronisch verordnen, und Heilmittelpraxen müssen auch auf Grundlage einer solchen E-Verordnung behandeln (§ 360 Abs. 7 SGB V). Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur ist spätestens bis zum 1. Oktober 2027 Pflicht (§ 360 Abs. 8 SGB V). Die Anmeldung arbeitet danach anders als heute mit dem Papierrezept. ### Mehr Fragen zur Zuzahlung Ab dem 1. Januar 2027 zahlen gesetzlich Versicherte bei Heilmitteln 10 Prozent der Kosten plus 15 Euro je Verordnung, bisher sind es 10 Euro je Verordnung (GKV-Beitragssatzstabilisierungsgesetz, BGBl. 2026 I Nr. 228). Solche Fragen landen meist am Telefon oder am Tresen. ### Dienstplan mit vielen Teilzeitmodellen Teilzeit, Hausbesuche, Fortbildungen, Urlaub und kurzfristige Krankmeldungen passen selten in eine Tabelle. Wer umplant, muss danach auch alle betroffenen Patientinnen und Patienten erreichen. ### Berichte schreiben nach Feierabend Therapieberichte an die verordnende Praxis und die eigene Dokumentation entstehen oft abends, weil tagsüber Behandlung an Behandlung hängt. ## Was wir neben eurer Praxissoftware bauen → Telefon-KI für die Anmeldung Nimmt Anrufe an, wenn niemand frei ist, sagt zu Beginn, dass hier eine KI spricht, und erfasst Terminwunsch, Rückrufnummer und ob schon eine Verordnung vorliegt. Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt oder Zuzahlung beantwortet sie allgemein. Medizinische Auskünfte gibt sie nicht. → Termine mit Erinnerung und Nachrückliste Erinnerung per SMS oder E-Mail vor dem Termin, Absage per Antwort, und die frei gewordene Zeit geht an Patientinnen und Patienten auf der Warteliste. Termine tragen wir direkt ein, wenn eure Praxissoftware dafür eine Schnittstelle hat, sonst landet alles als Liste bei eurer Anmeldung. → Dienstplan und Arbeitszeiten Schichten, Urlaub, Vertretungen und Arbeitszeiterfassung für das ganze Team, mit Urlaubskonten und einem Blick darauf, welche Termine eine Umplanung betrifft. → Berichte per Sprache Therapeutinnen und Therapeuten sprechen Stichpunkte ein, die KI schreibt daraus einen Entwurf für den Therapiebericht, und erst nach eurer Prüfung geht er in die Praxissoftware. Das Sprachmodell läuft auf einem Server in eurer Praxis, Gesundheitsdaten gehen an keinen KI-Anbieter. → Selbstzahler und Kurse abrechnen Rechnungen für Selbstzahlerleistungen und Präventionskurse sowie ein Kassenbuch für Bareinnahmen. Die Abrechnung mit den Krankenkassen bleibt in eurer Praxissoftware. → Anbindung an eure Praxissoftware Wo eure Software Schnittstellen oder Exporte bietet, verbinden wir Telefon, Termine und Dienstplan darüber, gern über n8n auf eurem eigenen Server. Wo es keine Schnittstelle gibt, sagen wir das vor dem Projekt. Branchenspezifisch: Führend bleibt eure Praxis- und Abrechnungssoftware mit TI-Anbindung, Kassenabrechnung und Behandlungsdokumentation. Bevor wir etwas bauen, sehen wir nach, welche Schnittstellen sie hat und was der Hersteller schon mitliefert, zum Beispiel eine eigene Online-Terminbuchung. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts. Empfehlung ### Paket „Voice + Office" Voice-AI für die Anmeldung, Termine mit Erinnerung und Workforce für Schichten, Urlaub und Arbeitszeiten. Die Kassenabrechnung bleibt in eurer Praxissoftware. [Pakete & Preise ansehen](https://www.krynexlabs.de/preise/) [Erstgespräch buchen](https://www.krynexlabs.de/kontakt/) ## Wofür wir nicht die Richtigen sind - —Ersatz eurer Praxissoftware. Die elektronische Abrechnung mit den Krankenkassen nach § 302 SGB V, Verordnungsverwaltung und Behandlungsdokumentation gehören in die dafür gebaute Heilmittelsoftware, und wir bauen das nicht nach. - —Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur selbst. Institutionskarte, Heilberufsausweis, Kartenterminal und TI-Gateway bekommt ihr über euren IT-Dienstleister oder Softwarehersteller, die Kosten erstatten die Krankenkassen über eine monatliche Pauschale. - —Medizinische Beratung am Telefon. Die Telefon-KI nimmt Anliegen auf und beantwortet organisatorische Fragen, über Beschwerden und Behandlung sprechen eure Therapeutinnen und Therapeuten. - —Arztpraxen. Für Praxen, die selbst verordnen, gibt es die Seite zu Arztpraxen und Heilberufen. ## Häufige Fragen — Physio-, Ergo- und Logopädie Ersetzt ihr unsere Praxissoftware? + Nein. Kassenabrechnung, Verordnungen, TI-Anbindung und Behandlungsdokumentation bleiben in eurer Heilmittelsoftware. Wir bauen daneben, was dort fehlt oder umständlich ist, vor allem die Telefonannahme, Erinnerungen mit Nachrückliste, den Dienstplan und Berichte per Sprache. Was ändert sich 2027 mit der elektronischen Heilmittelverordnung? + Nach § 360 Abs. 7 SGB V müssen Ärztinnen und Ärzte Heilmittel ab dem 1. Januar 2027 elektronisch verordnen, und Heilmittelpraxen müssen ab demselben Tag auch auf Grundlage einer E-Verordnung leisten. Ausnahmen gibt es nur, wenn es im Einzelfall technisch nicht geht. Um E-Verordnungen abrufen zu können, müssen Heilmittelerbringer bis zum 1. Oktober 2027 an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sein (§ 360 Abs. 8 SGB V). Der Gemeinsame Bundesausschuss hat am 18. Juni 2026 ein Verfahren eingeleitet, um die Heilmittel-Richtlinie an die E-Verordnung anzupassen. Die Einzelheiten dazu stehen also noch nicht fest. Wer bezahlt den Anschluss an die Telematikinfrastruktur? + Die Krankenkassen erstatten die Ausstattungs- und Betriebskosten nach § 380 SGB V, für Physiotherapeutinnen und Physiotherapeuten seit dem 1. Juli 2021, für die übrigen Heilmittelerbringer seit dem 1. Juli 2024. Laut gematik läuft das über eine monatliche Pauschale aus der TI-Finanzierungsvereinbarung von GKV-Spitzenverband und Berufsverbänden. Den Anschluss selbst richtet euer IT-Dienstleister ein, nicht wir. Darf eine KI Anrufe von Patientinnen und Patienten annehmen? + Ja, mit Sorgfalt. Wer anruft, nennt oft Beschwerden, und das sind Gesundheitsdaten mit besonderem Schutz nach Art. 9 DSGVO. Deshalb sagt die KI zu Beginn, dass sie eine KI ist, fragt nur ab, was für den Termin nötig ist, und die Daten liegen auf einem Server in Deutschland oder bei euch in der Praxis. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gibt es dazu. Wie funktioniert die Terminerinnerung ohne doppelte Pflege? + Am besten über eine Schnittstelle eurer Praxissoftware: Wir lesen die Termine, verschicken die Erinnerung und melden Absagen zurück. Bietet die Software nur einen Export, läuft der Abgleich in festen Abständen. Welche Variante bei euch geht, klären wir vor dem Angebot. Wie fangen wir an? + Mit dem größten Zeitfresser, meistens dem Telefon. Wir sehen uns an, welche Schnittstellen eure Praxissoftware hat, richten die Telefon-KI mit eurer Ansage und euren Öffnungszeiten ein und schauen nach einigen Wochen gemeinsam, wie viele Anrufe sie abgefangen hat und wo sie noch an euer Team übergibt. ## Passt dazu [Arztpraxis und Heilberufe Für Arzt- und Zahnarztpraxen: Telefon, Termine und Privatliquidation neben dem Praxisverwaltungssystem.](https://www.krynexlabs.de/branchen/heilberufe/) [KI-Telefonassistent Wie die Telefon-KI eingerichtet wird, was sie ansagt und wo sie läuft.](https://www.krynexlabs.de/services/telefon-ai/) [KI auf eigenem Server Warum Sprachmodelle für Gesundheitsdaten bei euch im Haus laufen sollten.](https://www.krynexlabs.de/on-premise-ki-mittelstand/) [Fördermittel für KI in Sachsen Welche Programme gerade offen sind und welche nicht.](https://www.krynexlabs.de/foerderung-ki-sachsen/) ## Heilmittelpraxis: Wo geht bei euch die Zeit verloren? In 30 Minuten klären wir, ob euer Engpass am Telefon, im Terminbuch oder im Dienstplan sitzt. Danach sagen wir, was wir an eure Praxissoftware anbinden würden und was euer Softwarehersteller ohnehin schon anbietet. [Erstgespräch buchen](https://www.krynexlabs.de/kontakt/)