# KI in der Pflege: Schulung, KI-Check und Verwaltungs-KI > Für ambulante Pflegedienste und Pflegeheime: Schulung zur KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-VO, Prüfung von KI-Werkzeugen mit DSFA und Schweigepflicht nach § 203 StGB, Sprachmodelle auf eigenem Server für die Verwaltung. Schulung je nach Einrichtung über § 8 Abs. 8 SGB XI förderfähig. Quelle: https://www.krynexlabs.de/branchen/pflege/ Anbieter: Krynex Labs UG (haftungsbeschränkt) i. G., Chemnitz · https://www.krynexlabs.de --- Branchenlösung · Pflege # KI für ambulante Pflegedienste und Pflegeheime Eure Pflegesoftware bleibt. Wir bringen eurem Team den sicheren Umgang mit KI bei, prüfen KI-Werkzeuge, bevor ihr unterschreibt, und nehmen der Verwaltung Schreibarbeit ab, ohne dass Daten eurer Pflegebedürftigen bei einem KI-Anbieter landen. Tourenplanung, Pflegedokumentation, Dienstplan und Abrechnung mit den Pflegekassen laufen in eurer Pflegesoftware, und dort gehören sie hin. Wir arbeiten an den Stellen, an denen KI gerade ungeordnet in den Alltag kommt: Mitarbeitende nutzen ChatGPT auf dem eigenen Handy, Anbieter von Sprachdokumentation und Telefon-KI stehen vor der Tür, und die Verwaltung schreibt Stellenanzeigen, Angehörigenbriefe und QM-Texte noch von Hand. Für Arztpraxen und für Heilmittelpraxen gibt es eigene Seiten. ## Typische Herausforderungen ### Es fehlen Pflegekräfte, und es werden mehr Nach der Vorausberechnung des Statistischen Bundesamts fehlen bis 2049 zwischen 280.000 und 690.000 Pflegekräfte. Jede Stunde, die eure Fachkräfte am Schreibtisch statt bei Pflegebedürftigen verbringen, wiegt deshalb doppelt. ### KI wird schon genutzt, nur nicht geregelt Wer einen Bericht umformulieren oder eine Mail an Angehörige schreiben will, greift schnell zum Chatbot auf dem eigenen Telefon. Dann stehen Namen, Diagnosen oder Pflegegrade bei einem Anbieter, mit dem euer Haus keinen Vertrag hat. ### Die Schweigepflicht reicht bis zum letzten Dienstleister Pflegefachkräfte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Wer als Dienstleister mitwirkt, muss zur Geheimhaltung verpflichtet sein und diese Pflicht an jeden weiteren Dienstleister weitergeben (§ 203 Abs. 4 StGB). Steckt hinter einem KI-Werkzeug ein Dienst für Spracherkennung und ein weiterer für das Sprachmodell, wird diese Kette schnell lang. ### Angebote für KI-Werkzeuge sind schwer zu prüfen Sprachdokumentation, Telefon-KI und KI-Assistenten werden der Pflege gerade überall angeboten. Wo die Daten verarbeitet werden, wer mitliest und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, steht selten im Prospekt. ### Die Verwaltung schreibt vieles noch von Hand Stellenanzeigen, Antworten auf Bewerbungen, Briefe an Angehörige, Texte für das Qualitätshandbuch und Anfragen von Kassen und Behörden kosten Leitung und Verwaltung jede Woche Stunden. ### Mitarbeitende sollen KI verstehen Seit dem 2. Februar 2025 müssen Einrichtungen, die KI einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen (Art. 4 KI-VO, seit 27. Juli 2026 in der Fassung des Digital Omnibus). Ein bestimmtes Niveau verlangt das Gesetz nicht, aber ihr solltet zeigen können, was ihr getan habt. ## Was wir neben eurer Pflegesoftware machen → Schulung: KI-Kompetenz für Pflegeteams Ein halber Tag für Leitung und Team, bei euch im Haus oder online: was KI kann und was nicht, welche Daten nie in einen Chatbot gehören, wie man ein Ergebnis prüft. Mit Teilnahmeliste und Inhalten als Nachweis. Schulungen zu digitalen Kompetenzen nennt die Digitalisierungsförderung nach § 8 Abs. 8 SGB XI ausdrücklich. → KI-Check vor dem Vertrag Bevor ihr Sprachdokumentation, Telefon-KI oder einen KI-Assistenten einführt, prüfen wir das Angebot: wo die Daten liegen, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind, ob die Geheimhaltungskette nach § 203 StGB steht und ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist. Den Entwurf dafür schreiben wir mit. → KI-Richtlinie für euer Haus Eine kurze, verständliche Regel, welche KI-Werkzeuge erlaubt sind, wofür, und was nie hineingehört. Abgestimmt mit Leitung, Datenschutzbeauftragten und, wo vorhanden, Betriebsrat oder Mitarbeitervertretung. → Verwaltungs-KI auf eigenem Server Ein Sprachmodell auf einem Rechner in eurem Haus oder bei eurem Träger schreibt Entwürfe für Stellenanzeigen, Angehörigenbriefe und QM-Texte. Weil es bei euch läuft, verlassen Texte mit Namen oder Pflegeinformationen euer Haus nicht, und es gibt keinen KI-Anbieter, der zur Geheimhaltung verpflichtet werden müsste. → Posteingang mit Agenten Ein KI-Agent ordnet eingehende Post nach Art, also Rechnung, Anfrage von Angehörigen oder Bewerbung, schlägt Eingangsbestätigungen vor und legt alles dort ab, wo eure Verwaltung es braucht. Bewerbungen bewertet oder filtert er nicht, denn das wäre Hochrisiko-KI nach Anhang III Nr. 4 KI-VO. Jede Aktion, die nach außen geht, gibt ein Mensch frei, und jede wird protokolliert. Branchenspezifisch: Führend bleibt eure Pflegesoftware mit Tourenplanung, Pflegedokumentation, Dienstplan, Anbindung an die Telematikinfrastruktur und Abrechnung mit den Pflegekassen. Bevor wir etwas anbinden, sehen wir nach, welche Schnittstellen sie hat und was euer Hersteller schon an KI mitliefert. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts. ## Wofür wir nicht die Richtigen sind - —Pflegesoftware. Tourenplanung, Pflegedokumentation, Dienstplan und Abrechnung mit den Pflegekassen gehören in die dafür gebaute Fachsoftware, und wir bauen das nicht nach. - —Der Anschluss an die Telematikinfrastruktur. Seit dem 1. Juli 2025 müssen ambulante und stationäre Pflegeeinrichtungen dafür alle Voraussetzungen erfüllen (§ 341 Abs. 8 SGB V). Das richten euer Softwarehersteller oder euer IT-Dienstleister ein, nicht wir. - —Einschätzungen zu Gesundheit und Pflege. Wir bauen keine KI, die Dringlichkeit einschätzt, Pflegemaßnahmen vorschlägt oder ein Sturzrisiko vorhersagt. Das wäre ein Medizinprodukt oder Hochrisiko-KI und gehört zu Herstellern, die dafür zugelassen sind. - —KI-Werkzeuge in der Cloud, die Gesundheitsdaten verarbeiten. Wer für Leistungserbringer nach dem SGB V Gesundheitsdaten in einer Cloud verarbeitet, braucht nach § 393 SGB V ein C5-Testat, und das haben wir nicht. Was bei uns Pflegedaten berührt, läuft deshalb auf eurem eigenen Server. ## Häufige Fragen — Pflegedienste & Pflegeheime Ersetzt ihr unsere Pflegesoftware? + Nein. Tourenplanung, Pflegedokumentation, Dienstplan, Telematikinfrastruktur und die Abrechnung mit den Pflegekassen bleiben in eurer Fachsoftware. Wir schulen euer Team, prüfen KI-Werkzeuge vor dem Kauf und automatisieren Verwaltungsarbeit, die dort nicht vorkommt. Kann die Schulung gefördert werden? + Möglicherweise. Nach § 8 Abs. 8 SGB XI fördern die Pflegekassen in den Jahren 2019 bis 2030 Digitalisierung in ambulanten und stationären Pflegeeinrichtungen, ausdrücklich auch Schulungen zu digitalen Kompetenzen. Der Zuschuss beträgt bis zu 40 Prozent der Kosten, höchstens 12.000 Euro je Einrichtung, und ist einmalig. Ob eure Einrichtung ihn schon genutzt hat und ob die Maßnahme passt, entscheidet die Pflegekasse. Rechnung und Schulungsnachweis bekommt ihr von uns so, dass ihr sie dem Antrag beilegen könnt. Müssen unsere Mitarbeitenden eine KI-Schulung nachweisen? + Einen Nachweis über ein bestimmtes Niveau verlangt das Gesetz nicht mehr. Seit dem Digital Omnibus (Verordnung (EU) 2026/1744, in Kraft seit 27. Juli 2026) müssen Einrichtungen, die KI einsetzen, Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, und die Verordnung sagt ausdrücklich, dass sie kein bestimmtes Niveau garantieren müssen. Eine dokumentierte Schulung ist der einfachste Weg zu zeigen, dass ihr das getan habt. Dürfen Pflegekräfte ChatGPT für Berichte nutzen? + Nicht mit Daten von Pflegebedürftigen in einem privaten Konto. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und Pflegefachkräfte unterliegen der Schweigepflicht nach § 203 StGB. Wer einen KI-Dienst nutzt, braucht einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und eine Geheimhaltungsverpflichtung des Anbieters. Für Formulierungshilfe ohne Personenbezug kann ein Chatbot in Ordnung sein. Wo die Grenze liegt, regelt am besten eine kurze KI-Richtlinie für euer Haus. Wir haben ein Angebot für Sprachdokumentation. Was sollten wir fragen? + Wo die Sprachaufnahmen und Texte verarbeitet werden, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind, ob jeder davon zur Geheimhaltung nach § 203 StGB verpflichtet ist, ob der Anbieter eine Datenschutz-Folgenabschätzung mitliefert und, wenn er eine Cloud nutzt und ihr auch Leistungen nach dem SGB V erbringt, ob er ein C5-Testat nach § 393 SGB V hat. Genau diese Prüfung machen wir im KI-Check. Wie fangen wir an? + Meistens mit der Schulung für Leitung und Team, weil danach alle wissen, worüber man redet. Dabei sammeln wir, welche KI-Werkzeuge schon genutzt werden. Daraus ergibt sich, ob als Nächstes eine KI-Richtlinie, ein KI-Check für ein bestimmtes Angebot oder Verwaltungs-KI auf eigenem Server sinnvoll ist. ## Passt dazu [Arztpraxis und Heilberufe Für Arzt- und Zahnarztpraxen neben dem Praxisverwaltungssystem.](https://www.krynexlabs.de/branchen/heilberufe/) [KI-Schulung für Mitarbeitende Wie unsere Schulungen ablaufen und was ihr danach in der Hand habt.](https://www.krynexlabs.de/ki-schulung-mitarbeiter-sachsen/) [KI-Kompetenz nach Art. 4 Was Art. 4 KI-VO seit dem Digital Omnibus verlangt und was nicht.](https://www.krynexlabs.de/wissen/ai-policy-art-4/) [KI auf eigenem Server Warum Sprachmodelle für vertrauliche Daten bei euch im Haus laufen sollten.](https://www.krynexlabs.de/on-premise-ki-mittelstand/) ## Pflegeeinrichtung: Wo steht KI bei euch gerade? In 30 Minuten klären wir, welche KI-Werkzeuge in eurem Haus schon genutzt werden, was davon geregelt ist und ob eine Schulung über die Digitalisierungsförderung der Pflegekassen laufen kann. Danach wisst ihr, ob wir die Richtigen sind. [Erstgespräch buchen](https://www.krynexlabs.de/kontakt/)