# KI für Anwaltskanzleien: On-Prem-Assistent, Fristen, RVG > Ergänzung zur Kanzleisoftware: KI-Assistent auf eigenem Server wegen § 203 StGB, Mandatsannahme mit Kollisionsprüfung, Fristenvorschlag, RVG. Quelle: https://www.krynexlabs.de/branchen/kanzlei/ Anbieter: Krynex Labs UG (haftungsbeschränkt), Chemnitz · https://www.krynexlabs.de --- Branchenlösung · Anwaltskanzleien # KI und Kanzleiorganisation für Anwaltskanzleien Eure Kanzleisoftware und das beA bleiben. Wir bauen daneben, was heute noch Zeit frisst: Mandatsannahme, Posteingang, Fristenvorschläge, Zeiterfassung und einen KI-Assistenten, der in eurem Haus läuft. Anwältinnen und Anwälte arbeiten unter Fristdruck und unter einem Berufsgeheimnis, das strafrechtlich geschützt ist. Deshalb muss jede Hilfe, ob Mensch oder Maschine, in die Kanzleiorganisation passen. Wir nehmen eurem Sekretariat die Routine ab, bereiten Fristen und Honorarrechnungen vor und stellen euch einen KI-Assistenten hin, bei dem Mandatsdaten die Kanzlei nicht verlassen. ## Typische Herausforderungen ### Eine versäumte Frist trifft den Mandanten Das Verschulden des Prozessbevollmächtigten steht dem der Partei gleich (§ 85 Abs. 2 ZPO), und Wiedereinsetzung gibt es nur ohne Verschulden (§ 233 ZPO). Jede Frist, die aus einem Schriftsatz, einem Beschluss oder einer beA-Nachricht hervorgeht, muss deshalb sicher im Fristenkalender landen, auch wenn gerade niemand Zeit hat. ### Das beA läuft nebenher und will gelesen werden Seit 2018 müssen Anwälte Zustellungen im beA zur Kenntnis nehmen (§ 31a Abs. 6 BRAO), seit 2022 Schriftsätze elektronisch einreichen (§ 130d ZPO). Dazu kommen E-Mail, Brief und Kontaktformular. Vier Eingänge, aus denen jemand täglich die Akte, den Bearbeiter und die Frist herausziehen muss. ### Erstkontakte blockieren das Sekretariat Anfragen per Telefon und Formular wollen erfasst, eingeordnet und terminiert werden. Bevor ein Mandat angenommen wird, steht außerdem die Frage, ob schon jemand in derselben Sache auf der anderen Seite beraten wurde (§ 43a Abs. 4 BRAO). Wer das von Hand in Listen prüft, übersieht irgendwann einen Namen. ### KI ja, aber nicht auf Kosten des Berufsgeheimnisses Ein KI-Anbieter ist rechtlich ein Dienstleister, dem ihr Mandatsgeheimnisse zugänglich macht. Das erlaubt § 203 Abs. 3 StGB nur, soweit es erforderlich ist, und § 43e BRAO verlangt dafür einen Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit. Bei Dienstleistern im Ausland muss der Geheimnisschutz vergleichbar sein. Ein kostenloses Chatfenster im Browser erfüllt das nicht. ### Stunden, die in keiner Berechnung auftauchen Wer nach Zeit abrechnet, braucht eine Vergütungsvereinbarung in Textform (§ 3a RVG) und eine Berechnung mit Gebühren, Auslagen und angewandten Nummern des Vergütungsverzeichnisses (§ 10 RVG). Telefonate und kurze E-Mails, die niemand notiert, fehlen darin. ### Die E-Rechnung kommt auch in die Kanzlei Honorarrechnungen an inländische Unternehmen müssen als E-Rechnung gestellt werden, Papier und einfache PDF sind nur übergangsweise bis Ende 2026 erlaubt, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz bis Ende 2027 (§ 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 UStG). Eingehende E-Rechnungen müsst ihr schon heute annehmen. ## Was wir neben eurer Kanzleisoftware bauen → KI-Assistent auf eurem Server Ein Sprachmodell, das in eurer Kanzlei oder auf einem Server läuft, den ihr kontrolliert. Es fasst Akten und gegnerische Schriftsätze zusammen, erstellt Entwürfe aus euren eigenen Mustern und findet Passagen in euren Unterlagen. Mandatsdaten verlassen das Haus nicht und werden nicht zum Training eines fremden Modells genutzt. Jeder Zugriff wird protokolliert. → Mandatsannahme und Erstkontakt Anfragen per Telefon, Formular oder E-Mail werden erfasst: Anliegen, Rechtsgebiet, Gegenseite, Terminwunsch. Die Namen gleichen wir gegen euren Mandanten- und Gegnerbestand ab und zeigen mögliche Kollisionen an. Ob das Mandat angenommen wird, entscheidet ihr. → Posteingang und Fristenvorschlag Post aus Scan, E-Mail oder dem Export eurer Kanzleisoftware wird der Akte und dem Bearbeiter zugeordnet. Der Agent liest das Zustelldatum und schlägt Frist und Vorfrist vor. Eingetragen und kontrolliert wird die Frist von eurem Team, nach der Organisation, die eure Kanzlei dafür festgelegt hat. → Fristen und Wiedervorlagen mit Eskalation Wiedervorlagen, die verlässlich auslösen, und eine Eskalation an eine zweite Person, wenn eine Frist näherrückt und die Akte noch offen ist. → Zeiterfassung und Abrechnung Zeiten je Mandat, auch für Telefonate und E-Mails. Vorlagen für die Vergütungsvereinbarung nach § 3a RVG, Berechnungen mit den Angaben nach § 10 RVG, E-Rechnungen an Unternehmer, Zahlungsüberwachung und Mahnwesen. → Mandantenportal Dokumente mit Mandanten austauschen, ohne unverschlüsselte E-Mail-Anhänge. Mandanten sehen den Stand ihrer Sache und laden Unterlagen hoch, die direkt der Akte zugeordnet werden. → Anbindung per n8n Portal, Posteingang, KI-Assistent und Zeiterfassung verbinden wir über n8n auf eurem Server mit eurer Kanzleisoftware, zum Beispiel RA-MICRO, soweit der Hersteller dafür eine Schnittstelle anbietet. Wo es keine gibt, sagen wir das vorher. → Voice-AI (optional) Eine Telefonannahme für Erstkontakte und Terminwünsche, die das Sekretariat entlastet. Rechtliche Auskünfte gibt sie nicht, sie nimmt auf und vereinbart einen Rückruf. Branchenspezifisch: Ausgangspunkt ist immer eure vorhandene Kanzleisoftware mit Aktenführung, Fristenkalender und beA-Anbindung. Wir bauen nur, was sie nicht abdeckt. Welche Schnittstelle es gibt, klären wir mit euch und dem Hersteller, bevor wir etwas versprechen. Empfehlung ### Paket „Plus + AI-Workspace (On-Prem)" Operativer Durchlauf aus „Plus“ für Mandanten, Termine, Zeiten und Honorar, dazu der KI-Workspace als lokales Sprachmodell für vertrauliche Inhalte. [Pakete & Preise ansehen](https://www.krynexlabs.de/preise/) [Kostenloses Erstgespräch](https://www.krynexlabs.de/kontakt/) ## Wofür wir nicht die Richtigen sind - —Ersatz eurer Kanzleisoftware oder eures beA-Zugangs. Aktenführung, Fristenkalender und der Versand über das beA bleiben dort, wo sie heute sind. - —Fristen, die nur eine Maschine kennt. Unser Agent schlägt Fristen vor und erinnert. Die Fristenkontrolle bleibt Teil eurer Kanzleiorganisation und in der Verantwortung von Menschen. - —Ein Chatbot, der Mandanten rechtlich berät. Wir bauen Annahme, Terminierung und Dokumentaustausch, aber keine automatische Rechtsauskunft nach außen. - —Rechtsberatung für eure Kanzlei. Was wir zu § 203 StGB, § 43e BRAO und E-Rechnung schreiben, ist Orientierung mit Quelle. Ob eine bestimmte Dienstleistung die Einwilligung eurer Mandanten braucht, klärt ihr mit eurer Kammer oder eurem Datenschutzbeauftragten. ## Häufige Fragen — Anwaltskanzleien Dürfen wir als Kanzlei überhaupt einen externen KI-Dienstleister einsetzen? + Ja, unter Bedingungen. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt es, Geheimnisse gegenüber mitwirkenden Dienstleistern zu offenbaren, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. § 43e BRAO regelt die Einzelheiten: sorgfältige Auswahl, ein Vertrag in Textform, eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen und eine Regel, ob und wie Unterauftragnehmer eingebunden werden. Diesen Vertrag schließen wir mit euch, zusätzlich zum Auftragsverarbeitungsvertrag nach Datenschutzrecht. Warum on-premise, wenn es auch Cloud-Verträge gibt? + Das Gesetz verbietet Cloud-KI nicht. Es macht sie aufwendiger: Bei einem Dienstleister im Ausland muss der Geheimnisschutz dem deutschen vergleichbar sein (§ 43e Abs. 4 BRAO), und dient eine Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, braucht es die Einwilligung des Mandanten (§ 43e Abs. 5 BRAO). Läuft das Modell auf einem Server, den ihr kontrolliert, werden diese Fragen deutlich kleiner. Wo ein Cloud-Modell für eine Aufgabe besser passt, sagen wir das und nennen die Bedingungen. Müssen wir jedes KI-Ergebnis selbst prüfen? + Ja, und das sieht die Anwaltschaft selbst so. Der Ausschuss für Digitalisierung und KI der Satzungsversammlung hat im Juni 2026 berichtet, dass er eine eigene Regel in der Berufsordnung derzeit nicht für nötig hält: Für KI gelte nichts anderes als für menschliche Hilfspersonen, deren Arbeitsergebnisse man übernimmt. Unsere Assistenten liefern deshalb Entwürfe mit Fundstelle in euren Unterlagen, damit ihr schnell prüfen könnt. Ersetzt das RA-MICRO oder unser beA? + Nein. Aktenführung, Fristenkalender und beA bleiben in eurer Kanzleisoftware. Wir ergänzen sie um Mandatsannahme, Posteingang mit Fristenvorschlag, Zeiterfassung, Abrechnung, Mandantenportal und den KI-Assistenten. Wo ist der Teil für Steuerkanzleien geblieben? + Steuerbüros haben eigene Themen wie Belegeingang, E-Rechnungen der Mandanten und das beSt. Dafür gibt es jetzt eine eigene Seite unter Steuerberatung. Wie fangen wir an? + Mit einem Engpass, nicht mit einem Gesamtkonzept. Meist ist das der Posteingang oder die Erstannahme am Telefon. Wir sehen uns an, welche Schnittstellen eure Kanzleisoftware bietet, bauen den ersten Baustein auf eurem Server und messen nach ein paar Wochen, wie viel Handarbeit wirklich weggefallen ist. ## Passt dazu [Steuerberatung Für Steuerbüros: Belegeingang, Mandantenportal und Fristen neben DATEV.](https://www.krynexlabs.de/branchen/steuerberatung/) [On-Premise-KI im Mittelstand Was für ein lokales Sprachmodell im Serverraum steht und was die Pflege kostet.](https://www.krynexlabs.de/on-premise-ki-mittelstand/) [Automatisierung mit n8n Wie wir Postfach, Portal und Kanzleisoftware verbinden, ohne alles neu zu kaufen.](https://www.krynexlabs.de/ki-automatisierung-n8n/) [KI-Richtlinie für Mitarbeitende Was ins Chatfenster darf und was nicht, als Vorlage für euer Team.](https://www.krynexlabs.de/ki-nutzung-richtlinie-mitarbeiter/) ## Weitere Branchen [Physio-, Ergo- und Logopädie](https://www.krynexlabs.de/branchen/physiotherapie/) [Pflegedienste & Pflegeheime](https://www.krynexlabs.de/branchen/pflege/) [Tierarztpraxen](https://www.krynexlabs.de/branchen/tierarztpraxen/) [Steuerberatung](https://www.krynexlabs.de/branchen/steuerberatung/) [Ingenieur- & Architekturbüros](https://www.krynexlabs.de/branchen/ingenieurbueros/) [Personaldienstleister & Zeitarbeit](https://www.krynexlabs.de/branchen/personaldienstleister/) ## Anwaltskanzlei: Wo bleibt bei euch die Zeit hängen? In 30 Minuten klären wir, ob euer Engpass am Telefon, im Posteingang oder bei der Abrechnung sitzt. Danach sagen wir euch, was wir an eure Kanzleisoftware anbinden würden und was euer Softwareanbieter schon kann. [Kostenloses Erstgespräch](https://www.krynexlabs.de/kontakt/)