# Hotels und Pensionen: Dienstplan, E-Rechnung, Gästetexte mit KI > Für inhabergeführte Hotels und Pensionen: Housekeeping- und Rezeptionsplan nach Belegung, E-Rechnung für Firmengäste, Gästetexte und Bewertungsantworten mit Sprachmodell auf eigenem Server, KI- und Datenschutz-Check. Euer Hotelprogramm bleibt. Quelle: https://www.krynexlabs.de/branchen/hotels-pensionen/ Anbieter: Krynex Labs UG (haftungsbeschränkt) i. G., Chemnitz · https://www.krynexlabs.de --- Branchenlösung · Beherbergung # Organisation und KI für inhabergeführte Hotels und Pensionen Euer Hotelprogramm bleibt. Wir planen Housekeeping und Rezeption nach der Belegung, schicken Firmengästen ihre E-Rechnung und schreiben Gästetexte mit einer KI, die Gästedaten nicht an fremde Anbieter gibt. In kleinen und mittleren Häusern fehlt Personal, und wer da ist, macht vieles gleichzeitig: Rezeption, Frühstück, Zimmer, Rechnungen, Bewertungen. Buchung, Zimmerverwaltung und Kanalmanager laufen in eurem Hotelprogramm, und das soll so bleiben. Wir übernehmen, was daneben noch Zeit frisst. Für Restaurants und Cafés gibt es die Seite zur Gastronomie. ## Typische Herausforderungen ### Personal ist knapp Fachkräfte in der Hotellerie gehören zu den Berufen, in denen die Bundesagentur für Arbeit Engpässe feststellt. Wenn jemand ausfällt, müssen Zimmer, Frühstück und Rezeption trotzdem laufen. ### Der Plan hängt an der Belegung Wie viele Zimmer heute gereinigt werden müssen, wie viele Abreisen und Anreisen anstehen, steht im Hotelprogramm. Der Dienstplan fürs Housekeeping entsteht trotzdem oft auf Papier oder im Kopf, und kurzfristige Änderungen erfährt das Team per Zuruf. ### Firmengäste wollen E-Rechnungen Rechnungen an Unternehmen müssen künftig als E-Rechnung ausgestellt werden: bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz für Umsätze ab 2027, für alle anderen ab 2028 (§ 27 Abs. 38 UStG). Für Privatgäste und für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) ändert sich weniger, für Tagungen und Firmenbuchungen umso mehr. ### Meldeschein nur noch für ausländische Gäste Den besonderen Meldeschein müssen nur noch ausländische Gäste am Tag der Ankunft unterschreiben (§ 29 Abs. 2 BMG). Mit Zustimmung des Gastes geht das auch elektronisch, etwa über eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung (§ 29 Abs. 5 BMG). Wo eine Beherbergungssteuer gilt, verlangen Städte für befreite Geschäftsreisen oft eigene Nachweise. ### Gästetexte und Bewertungen kosten Zeit Bestätigungen, Anreiseinfos, Antworten auf Bewertungen, mehrsprachig und freundlich: Das schreibt sich nicht nebenbei. Wer dafür einen öffentlichen Chatbot nutzt, gibt dort leicht Namen und Buchungsdaten der Gäste ein. ## Was wir neben eurem Hotelprogramm machen → Dienstplan nach Belegung Anreisen, Abreisen und Bleibezimmer aus dem Hotelprogramm werden zum Tagesplan für Housekeeping und Rezeption, mit Urlaub, Teilzeit und Vertretungen. Fällt jemand aus, seht ihr sofort, wer einspringen kann. Geplant wird nach Verfügbarkeit und Qualifikation, nicht nach einer Bewertung der Leistung. → E-Rechnung für Firmengäste und Tagungen Rechnungen an Unternehmen als XRechnung oder ZUGFeRD über das E-Rechnungs-Modul der Pilot Suite, wenn euer Hotelprogramm das selbst nicht kann, mit offenen Posten und Mahnstufen. → Gästetexte mit eigenem Sprachmodell Entwürfe für Anreiseinformationen, Antworten auf Anfragen und auf Bewertungen, in mehreren Sprachen, von einem Sprachmodell auf einem Rechner in eurem Haus. Was ihr über Gäste wisst, geht an keinen KI-Anbieter, und jede Antwort gibt ein Mensch frei, bevor sie rausgeht. → KI- und Datenschutz-Check Bevor ihr eine KI-Rezeption, einen Chatbot oder ein Bewertungswerkzeug einführt, prüfen wir: Wo werden Gästedaten verarbeitet, gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, gibt sich die KI als KI zu erkennen (Art. 50 Abs. 1 KI-VO), wird ein Gespräch aufgezeichnet. Dazu eine Schulung zur KI-Kompetenz für euer Team. → Anrufannahme für Zusatzleistungen Wenn die Rezeption nicht besetzt ist, nimmt eine Telefon-KI Fragen zu Anreise, Parken, Frühstück und Zusatzleistungen an und notiert Rückrufwünsche. Buchungen und Preise bleiben beim Hotelprogramm und bei eurem Team. Branchenspezifisch: Führend bleiben euer Hotelprogramm mit Reservierung, Zimmerplan, Gästekartei und Meldewesen, euer Kanalmanager und eure Buchungsmaschine. Bevor wir etwas anbinden, sehen wir nach, welche Schnittstellen es gibt und was euer Anbieter schon mitliefert. Doppelt bezahlen sollt ihr nichts. ## Wofür wir nicht die Richtigen sind - —Hotelprogramm, Kanalmanager und Buchungsmaschine. Reservierung, Zimmerverwaltung und die Verbindung zu den Buchungsportalen gehören in die dafür gebaute Software. - —Preissteuerung nach Nachfrage. Dafür gibt es spezialisierte Werkzeuge, wir bauen das nicht nach. - —Eine Telefon-KI, die selbstständig Zimmer verkauft. Dafür gibt es Anbieter mit direkter Anbindung an Hotelprogramme. Unsere Anrufannahme nimmt auf und gibt weiter. - —Rechtsberatung zu Verträgen mit Buchungsportalen, zur Beherbergungssteuer oder zum Meldewesen. - —Sehr kleine Häuser mit wenigen Zimmern, die ohne Team auskommen, und Ketten mit eigener Konzern-IT. ## Häufige Fragen — Hotels & Pensionen Ersetzt ihr unser Hotelprogramm? + Nein. Reservierung, Zimmerplan, Gästekartei, Meldewesen und die Verbindung zu den Buchungsportalen bleiben in eurem Hotelprogramm. Wir ergänzen, was dort fehlt: den Dienstplan nach Belegung, E-Rechnungen für Firmengäste, Gästetexte mit einer KI im eigenen Haus und eine Prüfung der KI-Werkzeuge, die euch angeboten werden. Brauchen deutsche Gäste noch einen Meldeschein? + Nach dem Bundesmeldegesetz nicht mehr. Den besonderen Meldeschein müssen nur ausländische Gäste am Tag der Ankunft unterschreiben (§ 29 Abs. 2 BMG). Mit Zustimmung des Gastes kann das elektronisch geschehen, etwa über eine Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung (§ 29 Abs. 5 BMG). Gilt in eurer Stadt eine Beherbergungssteuer, kann die Stadt für befreite Geschäftsreisen eigene Nachweise verlangen. Das regelt die jeweilige Satzung. Dürfen wir Bewertungen mit KI beantworten? + Ja, wenn ein Mensch die Antwort prüft und freigibt. Achtet darauf, keine Gästedaten in einen öffentlichen Chatbot einzugeben, und schreibt nur, was stimmt. Gefälschte oder gekaufte Bewertungen sind unlauter. Unser Vorschlag: ein Sprachmodell auf einem Rechner in eurem Haus, das Entwürfe schreibt, die euer Team freigibt. Müssen wir E-Rechnungen schreiben? + Für Rechnungen an Unternehmen, also bei Geschäftsreisen und Tagungen, ja. Die Übergangsfrist endet für Umsätze ab dem 1. Januar 2027, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, und für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 für alle (§ 27 Abs. 38 UStG). Privatgäste sind nicht betroffen. Für Rechnungen bis 250 Euro gelten die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV). Wie fangen wir an? + Meistens mit dem Dienstplan, weil dort der Personalmangel am deutlichsten wird. Wir sehen uns an, welche Daten euer Hotelprogramm über Anreisen und Abreisen herausgibt, und bauen daraus den Tagesplan. Gästetexte und E-Rechnung folgen, wenn der Plan läuft. ## Passt dazu [Gastronomie Für Restaurant, Café und Frühstücksservice.](https://www.krynexlabs.de/branchen/gastronomie/) [Gebäudereinigung Wenn die Zimmerreinigung an einen Dienstleister vergeben ist.](https://www.krynexlabs.de/branchen/gebaeudereinigung/) [KI auf eigenem Server Warum Sprachmodelle für Gästedaten bei euch im Haus laufen sollten.](https://www.krynexlabs.de/on-premise-ki-mittelstand/) [E-Rechnung 2025 bis 2028 Wer ab wann E-Rechnungen ausstellen muss und was beim Empfang gilt.](https://www.krynexlabs.de/blog/e-rechnung-pflicht-2025-2028/) ## Hotel oder Pension: Wo fehlt euch gerade Zeit? In 30 Minuten klären wir, ob der Engpass im Dienstplan, bei Rechnungen an Firmengäste, bei Gästetexten oder am Telefon liegt, und was euer Hotelprogramm davon schon kann. [Erstgespräch buchen](https://www.krynexlabs.de/kontakt/)